Genehmigung Benutzerdefinierte Steuerung

eSignGlobal bietet Benutzern die Möglichkeit, Genehmigungsrollen und benutzerdefinierte Genehmigungssteuerelemente flexibel in den Signaturknoten des Umschlags zu konfigurieren. Der initiierte Genehmigungsablauf kann nahtlos in den Signaturprozess integriert werden – er unterstützt sowohl die Weiterleitung von Genehmigungsmeinungen als auch die Erfüllung der Anforderungen an komplexe Weiterleitungen, bei denen die Genehmigung erst nach Abschluss der Signatur durch den angegebenen Unterzeichner erfolgen darf, um die vielfältigen Geschäftsprozessanforderungen wie die interne Genehmigung von Stempeln zu erfüllen.

Schritt 1: Genehmigungssteuerelemente in der Vorlage oder auf der Startseite einrichten

1. Suchen Sie in der Phase der Umschlagerstellung oder Vorlagenbearbeitung in der Steuerelementliste auf der linken Seite das Genehmigungs-Steuerelement unter der Kategorie der Signatursteuerelemente und ziehen Sie es an die geeignete Stelle im Dokument.

   

2. Im Eigenschaftenfenster auf der rechten Seite können Sie das Steuerelement dem angegebenen Unterzeichner zuweisen. Sie können auch die Genehmigungsmeinungsoptionen konfigurieren, die der Unterzeichner auswählen darf (z. B. Zustimmen, Ablehnen).

   

   Hinweis:

   • Es kann nur 1 Genehmigungssteuerelement pro Unterzeichner festgelegt werden.
   • Das Genehmigungssteuerelement kann nicht für den Initiator festgelegt werden, sondern nur für den Unterzeichner oder einen bestimmten Unterzeichner innerhalb des Umschlags.
   • Wenn nur das Genehmigungssteuerelement festgelegt ist, kann der Unterzeichner auf der Signaturseite auswählen, ob er eine Signatur hinzufügen möchte.

Schritt 2: Der Unterzeichner gibt seine Genehmigungsmeinung ab

1. Wenn der Umschlag an einen Unterzeichner mit einem Genehmigungssteuerelement weitergeleitet wird, sieht der Unterzeichner auf der Seite ein Genehmigungssteuerelementfeld, das ausgefüllt werden muss.

   

2. Wenn Sie auf das Genehmigungssteuerelement klicken, zeigt das System Zustimmen oder Ablehnen gemäß den vom Initiator voreingestellten Optionen an. Nachdem der Unterzeichner eine Genehmigungsmeinung ausgewählt hat, wird die Option im Textfeld des Steuerelements angezeigt.

   

   Hinweis:

   • Wenn gleichzeitig ein „Ausfüll-/Signatursteuerelement“ und ein „Genehmigungssteuerelement“ für den Unterzeichner festgelegt wurden, überprüft das System streng: Die Entscheidung zur Genehmigung kann erst nach Abschluss aller obligatorischen Signatur- und Ausfüllaktionen durch den Unterzeichner eingereicht werden, um die Einhaltung der Geschäftsvorschriften sicherzustellen.
   • Das Genehmigungssteuerelement wird nicht im endgültigen Signaturdokument angezeigt.

Schritt 3: Genehmigung und Umschlagweiterleitung

1. Wenn der Unterzeichner sich entscheidet und auf die Option Zustimmen klickt, öffnet das System ein zweites Popup-Fenster, in dem der Benutzer aufgefordert wird, die Zustimmungsaktion zu bestätigen.

   

2. Wenn der Benutzer im Popup-Fenster die Zustimmung bestätigt und keine anderen obligatorischen Signaturfelder auf der Seite auszufüllen sind, wird die Genehmigung direkt erteilt und die Weiterleitungsaufgabe des Unterzeichners abgeschlossen. Die Zeitleiste und die Aktivitätsaufzeichnungen werden um einen Zustimmungs-Logeintrag erweitert.

Schritt 4: Genehmigungsablehnung und Umschlagweiterleitung

1. Wenn die Genehmigungsmeinung Ablehnen lautet, öffnet sich direkt ein Popup-Fenster, in dem der Benutzer aufgefordert wird, die Ablehnung zu bestätigen und den Ablehnungsgrund anzugeben. Der Ablehnungsgrund ist ein Pflichtfeld. Nach der Bestätigung wird der Umschlagprozess sofort beendet, und sowohl die Zeitleiste als auch die Aktivitätsprotokolle enthalten einen Ablehnungs-Logeintrag.

   

2. Nach Beendigung des Prozesses sendet das System automatisch eine Ablehnungsbenachrichtigung (E-Mail/SMS usw.) an alle abgeschlossenen und noch ausstehenden Umschlagbeteiligten, die den Namen des Ablehnenden und den Ablehnungsgrund enthält.