Approvazione controllo personalizzato

eSignGlobal offre agli utenti la possibilità di configurare in modo flessibile i ruoli di approvazione e i controlli personalizzati di approvazione nel nodo di firma della busta. Il flusso di approvazione avviato può essere integrato senza problemi nel processo di firma, supportando sia il flusso di sola opinione di approvazione, sia il requisito di flusso composito che consente l’approvazione solo dopo che il firmatario designato ha completato la firma, soddisfacendo le diverse esigenze di flusso aziendale come l’approvazione del sigillo aziendale interno.

Primo passo: impostare i controlli di approvazione nel modello o nella pagina di avvio

1. Nella fase di avvio della busta o di modifica del modello, trovare il controllo Approvazione nella categoria dei controlli di firma nell’elenco dei controlli a sinistra e trascinarlo nella posizione appropriata del documento.

   

2. Nel pannello delle proprietà a destra, è possibile assegnare il controllo al firmatario designato. È inoltre possibile configurare le opzioni di opinione di approvazione che il firmatario può selezionare in base alle proprie esigenze (ad esempio: Accetta, Rifiuta).

   

   Attenzione:

   • È possibile impostare solo 1 controllo di approvazione per ogni firmatario.
   • Il controllo di approvazione non può essere designato per l’iniziatore, ma solo per il firmatario o per un firmatario specifico all’interno della busta.
   • Quando è impostato solo il controllo di approvazione, il firmatario può scegliere se aggiungere o meno una firma nella pagina di firma.

Secondo passo: il firmatario compila l’opinione di approvazione

1. Quando la busta viene trasferita al firmatario contenente il controllo di approvazione, il firmatario vedrà la casella di controllo di approvazione da compilare sulla pagina.

   

2. Facendo clic sul controllo di approvazione, il sistema visualizzerà Accetta o Rifiuta in base alle opzioni preimpostate dall’iniziatore. Dopo che il firmatario ha selezionato l’opinione di approvazione, l’opzione verrà visualizzata nella casella di testo del controllo.

   

   Attenzione:

   • Se per il firmatario sono impostati contemporaneamente i controlli “Compila/Firma” e “Approvazione”, il sistema verificherà rigorosamente: l’invio dell’approvazione sarà consentito solo dopo che il firmatario avrà completato tutte le azioni obbligatorie di firma e compilazione, garantendo la conformità aziendale.
   • Il controllo di approvazione non verrà visualizzato nel documento di firma finale.

Terzo passo: approvazione e flusso della busta

1. Se il firmatario decide e fa clic sull’opzione Accetta, il sistema aprirà una finestra popup secondaria che richiede all’utente di confermare l’operazione di accettazione.

   

2. Se l’utente conferma l’accettazione nella finestra popup e non ci sono altri elementi di firma obbligatori da completare sulla pagina, l’approvazione verrà approvata direttamente e l’attività di flusso del firmatario verrà completata. La timeline e i record delle attività aggiungeranno i log di accettazione.

Quarto passo: rifiuto dell’approvazione e flusso della busta

1. Se l’opinione di approvazione seleziona Rifiuta, il sistema farà apparire direttamente una finestra pop-up per guidare l’utente a una seconda conferma e a compilare il motivo del rifiuto. Il motivo del rifiuto è un campo obbligatorio. Dopo la conferma, il flusso della busta verrà immediatamente interrotto e sia la timeline che i registri delle attività aggiungeranno un registro del rifiuto.

   

2. Dopo l’interruzione del flusso, il sistema invierà automaticamente una notifica di rifiuto (e-mail/SMS, ecc.) a tutte le parti della busta completate e in attesa di completamento, contenente il nome del firmatario che ha rifiutato e il motivo del rifiuto.