Phê duyệt điều khiển tùy chỉnh

eSignGlobal cung cấp cho người dùng chức năng cấu hình linh hoạt vai trò phê duyệt và các điều khiển tùy chỉnh phê duyệt trong nút ký phong bì. Quy trình phê duyệt được khởi tạo có thể được tích hợp liền mạch vào quy trình ký kết - hỗ trợ luồng chỉ cung cấp ý kiến phê duyệt, đồng thời cho phép các yêu cầu luồng phức hợp chỉ cho phép phê duyệt sau khi người ký được chỉ định hoàn thành việc ký, đáp ứng các nhu cầu luồng nghiệp vụ đa dạng như phê duyệt đóng dấu nội bộ của doanh nghiệp.

Bước 1: Thiết lập điều khiển phê duyệt trong mẫu hoặc trang khởi tạo

1. Trong giai đoạn khởi tạo phong bì hoặc chỉnh sửa mẫu, hãy tìm điều khiển Phê duyệt trong danh mục điều khiển ký ở danh sách điều khiển bên trái và kéo nó đến vị trí thích hợp trong tài liệu.

   

2. Trong bảng thuộc tính bên phải, bạn có thể chỉ định điều khiển này cho người ký được chỉ định. Bạn cũng có thể định cấu hình các tùy chọn ý kiến phê duyệt mà người ký được phép chọn (ví dụ: Đồng ý, Từ chối) nếu cần.

   

   Lưu ý:

   • Chỉ có thể thiết lập 1 điều khiển phê duyệt cho mỗi người ký.
   • Không thể chỉ định điều khiển phê duyệt cho người khởi tạo, chỉ có thể chỉ định cho người ký hoặc người ký cụ thể trong phong bì.
   • Chỉ khi thiết lập điều khiển phê duyệt, người ký mới có thể chọn có cần thêm chữ ký hay không trên trang ký.

Bước 2: Người ký điền ý kiến phê duyệt

1. Khi phong bì được chuyển đến người ký có chứa điều khiển phê duyệt, người ký sẽ thấy hộp điều khiển phê duyệt cần điền trên trang.

   

2. Nhấp vào điều khiển phê duyệt này, hệ thống sẽ hiển thị Đồng ý hoặc Từ chối theo các tùy chọn được đặt trước bởi người khởi tạo. Sau khi người ký chọn ý kiến phê duyệt, tùy chọn sẽ được hiển thị lại trong hộp văn bản điều khiển.

   

   Lưu ý:

   • Nếu đồng thời thiết lập “điều khiển điền/ký” và “điều khiển phê duyệt” cho người ký, hệ thống sẽ xác minh nghiêm ngặt: chỉ sau khi người ký hoàn thành tất cả các hành động ký và điền bắt buộc, mới được phép gửi quyết định phê duyệt, để đảm bảo tuân thủ nghiệp vụ.
   • Điều khiển phê duyệt sẽ không được hiển thị trong tài liệu ký cuối cùng.

Bước 3: Phê duyệt và luân chuyển phong bì

1. Nếu người ký quyết định và nhấp vào tùy chọn Đồng ý, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ bật lên thứ hai yêu cầu người dùng xác nhận thao tác đồng ý.

   

2. Nếu người dùng xác nhận đồng ý trong cửa sổ bật lên và không có mục ký bắt buộc nào khác đang chờ xử lý trên trang, thì quá trình phê duyệt sẽ được thông qua trực tiếp và hoàn thành nhiệm vụ luân chuyển của người ký. Dòng thời gian và hồ sơ hoạt động sẽ thêm nhật ký đồng ý.

Bước 4: Từ chối phê duyệt và luân chuyển phong bì

1. Nếu ý kiến phê duyệt chọn Từ chối, hệ thống sẽ trực tiếp hiển thị cửa sổ bật lên để hướng dẫn người dùng xác nhận lại và điền lý do từ chối. Lý do từ chối là bắt buộc. Sau khi xác nhận, quy trình phong bì sẽ kết thúc ngay lập tức và dòng thời gian và nhật ký hoạt động sẽ thêm nhật ký từ chối.

   

2. Sau khi quy trình kết thúc, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo từ chối (email/SMS, v.v.) đến tất cả các bên tham gia phong bì đã hoàn thành và chưa hoàn thành, bao gồm tên của người từ chối và lý do từ chối.