Dichiarazione di conformità della firma elettronica negli Stati Uniti

Le firme elettroniche sono legali negli Stati Uniti? Quali sono le principali leggi che regolano le firme elettroniche?

Le firme elettroniche sono legali negli Stati Uniti e sono principalmente regolate dall’“Electronic Signatures in Global and National Commerce Act” (“ESIGN”) e dall’“Uniform Electronic Transactions Act” (“UETA”).

ESIGN e UETA sono due leggi statunitensi che regolano i documenti e le firme elettroniche relative alle transazioni. ESIGN si applica alle questioni commerciali, dei consumatori o aziendali, mentre UETA si applica alle questioni tra persone e aziende, commerciali o governative.

Quali sono i requisiti di validità per le firme elettroniche negli Stati Uniti?

Perché una “firma elettronica” sia legalmente vincolante ai sensi della legge ESIGN, si raccomanda che tutti i flussi di lavoro di firma elettronica includano i seguenti cinque elementi:

1. Intenzione di firmare Come per una firma autografa, il firmatario deve dimostrare una chiara intenzione di firmare elettronicamente l’accordo. Ad esempio, il firmatario può indicare l’intenzione disegnando una firma con il mouse, digitando il proprio nome o facendo clic su un pulsante “Accetta” chiaramente contrassegnato.

2. Consenso a condurre affari elettronicamente La maggior parte delle leggi sulle firme elettroniche richiede anche una qualche forma di consenso a condurre affari elettronicamente. Questo consenso deve essere fornito in un modo che dimostri che l’utente dispone della tecnologia necessaria per firmare elettronicamente. Molte soluzioni di firma elettronica aziendale richiedono al firmatario di “fare clic per accettare” i termini di consenso standard o offrono la possibilità di fornire termini di consenso personalizzati.

3. Clausola di rinuncia Se un firmatario sceglie di non firmare elettronicamente un accordo, come parte del flusso di lavoro di firma, dovrebbero essere facilmente accessibili istruzioni chiare su come firmare manualmente l’accordo.

4. Copia della firma Tutti i firmatari devono ricevere una copia dell’accordo completamente eseguito. Molte soluzioni di firma elettronica forniscono automaticamente ai firmatari una copia dell’accordo eseguito come parte del flusso di lavoro di approvazione.

5. Conservazione dei registri I requisiti di conservazione dei registri sono affrontati dalla legge ESIGN, che legittima la validità dei registri elettronici purché riflettano accuratamente l’accordo e possano essere riprodotti secondo necessità. In genere, questo requisito viene soddisfatto fornendo ai firmatari una copia completamente eseguita o consentendo loro di scaricare una copia dell’accordo.

Quali tipi di firme elettroniche sono riconosciuti negli Stati Uniti? Quali sono i rispettivi requisiti?

Gli Stati Uniti riconoscono due tipi di firme elettroniche, ovvero la firma elettronica e la firma digitale.

Firma elettronica:

Si riferisce a qualsiasi processo elettronico che indichi l’accettazione di un accordo o di un documento. Le firme elettroniche utilizzano vari metodi comuni di autenticazione elettronica per verificare l’identità del firmatario, come e-mail, ID aziendale, protezione tramite password o PIN inviato a un telefono cellulare.

Firma digitale:

Le firme digitali utilizzano certificati digitali di un fornitore di servizi di fiducia (TSP), come un’autorità di certificazione (CA), per verificare l’identità del firmatario. I certificati digitali dimostrano la prova della firma associando il certificato digitale associato a ciascuna firma al documento tramite crittografia.

Negli Stati Uniti, in quali casi è possibile utilizzare le firme elettroniche?

Le firme elettroniche possono essere utilizzate in, ma non limitato a, i seguenti documenti o scenari:

• Risorse umane

• Accordi di riservatezza

• Licenze software

• Istruzione

• Scienze biologiche

• Settore tecnologico

• Transazioni con i consumatori (escluse alcune notifiche post-inadempimento ed esenzioni non uniformi nell’UETA della California)

Negli Stati Uniti, in quali scenari non è possibile utilizzare le firme elettroniche?

Le firme elettroniche non possono essere utilizzate nei seguenti documenti o scenari:

• Certificati di matrimonio, certificati di nascita e certificati di morte

• Testamenti e trust testamentari

• A seconda dei singoli stati, altri documenti che potrebbero richiedere una firma “a umido” includono ordini di “non rianimare”, procure, deleghe sanitarie, documenti di adozione, documenti di divorzio e altri documenti di diritto di famiglia