Paliwanag sa Pagsunod sa Electronic Signature sa Estados Unidos

Legal ba ang mga electronic signature sa Estados Unidos? Anong mga batas ang pangunahing nagkokontrol sa mga electronic signature?

Legal ang mga electronic signature sa Estados Unidos, at ang mga electronic signature sa Estados Unidos ay pangunahing kinokontrol ng “Electronic Signatures in Global and National Commerce Act” (“ESIGN”) at ng “Uniform Electronic Transactions Act” (“UETA”).

Ang ESIGN at UETA ay dalawang batas sa Estados Unidos na kumokontrol sa mga electronic record at signature na may kaugnayan sa mga transaksyon. Ang ESIGN ay nalalapat sa mga transaksyong pangkomersiyo, pangkonsumo, o pangnegosyo, habang ang UETA ay nalalapat sa mga transaksyong tao-sa-negosyo, negosyo, o gobyerno.

Ano ang mga kinakailangan para sa bisa ng mga electronic signature sa Estados Unidos?

Upang ang isang “electronic signature” ay maging legal na may bisa sa ilalim ng ESIGN Act, inirerekomenda na ang lahat ng workflow ng electronic signature ay may kasamang sumusunod na limang elemento:

1. Intensyon ng Pagpirma Katulad ng isang sulat-kamay na pirma, dapat ipakita ng lumagda ang malinaw na intensyon na pumirma sa kasunduan sa elektronikong paraan. Halimbawa, maaaring ipahiwatig ng lumagda ang intensyon sa pamamagitan ng pagguhit ng pirma gamit ang mouse, pagta-type ng pangalan, o pag-click sa isang malinaw na markadong button na “Tanggapin”.

2. Pahintulot na Magsagawa ng Negosyo sa Elektronikong Paraan Karamihan sa mga batas sa electronic signature ay nangangailangan din ng ilang anyo ng pahintulot na magsagawa ng negosyo sa elektronikong paraan. Ang pahintulot na ito ay dapat ibigay sa paraang nagpapatunay na ang user ay may kinakailangang teknolohiya para sa electronic signature. Maraming solusyon sa electronic signature ng negosyo ang nangangailangan sa lumagda na “i-click ang tanggapin” ang mga karaniwang tuntunin ng pahintulot, o nagbibigay ng opsyon para sa mga custom na tuntunin ng pahintulot.

3. Mga Clause ng Pag-opt Out Kung pinili ng lumagda na huwag pumirma sa kasunduan sa elektronikong paraan, bilang bahagi ng workflow ng pagpirma, dapat madaling ma-access ang malinaw na mga tagubilin kung paano pumirma sa kasunduan nang manu-mano.

4. Kopya ng Pirma Ang lahat ng lumagda ay dapat makatanggap ng kopya ng ganap na naisakatuparang kasunduan. Awtomatikong nagbibigay ang maraming solusyon sa electronic signature sa mga lumagda ng kopya ng naisakatuparang kasunduan bilang bahagi ng workflow ng pag-apruba.

5. Pagpapanatili ng Rekord Ang mga kinakailangan sa pagpapanatili ng rekord ay tinutugunan sa pamamagitan ng ESIGN Act, na naglelegalisa sa bisa ng mga electronic record basta’t tumpak nilang ipinapakita ang kasunduan at maaaring kopyahin kung kinakailangan. Karaniwan, natutugunan ang kinakailangang ito sa pamamagitan ng pagbibigay sa mga lumagda ng ganap na naisakatuparang kopya o pagpapahintulot sa mga lumagda na mag-download ng kopya ng kasunduan.

Anong mga uri ng electronic signature ang kinikilala sa Estados Unidos? Ano ang mga kinakailangan para sa bawat isa?

Kinikilala ng Estados Unidos ang dalawang uri ng electronic signature, katulad ng electronic signature at digital signature.

Electronic Signature:

Tumutukoy sa anumang electronic na proseso na nagpapahiwatig ng pagtanggap sa isang kasunduan o rekord. Gumagamit ang mga electronic signature ng iba’t ibang karaniwang paraan ng electronic na pagpapatunay ng pagkakakilanlan upang patunayan ang pagkakakilanlan ng lumagda, tulad ng email, company ID, proteksyon ng password, o PIN na ipinadala sa isang mobile phone.

Digital Signature:

Gumagamit ang mga digital signature ng mga digital certificate mula sa isang pinagkakatiwalaang service provider (TSP), tulad ng isang certificate authority (CA), upang patunayan ang pagkakakilanlan ng lumagda. Ipinapakita ng mga digital certificate ang patunay ng pirma sa pamamagitan ng paggamit ng encryption upang itali ang digital certificate na nauugnay sa bawat pirma sa dokumento.

Sa Estados Unidos, sa anong mga kaso maaaring gamitin ang mga electronic signature?

Maaaring gamitin ang mga electronic signature sa mga sumusunod na dokumento o sitwasyon, ngunit hindi limitado sa:

• Human Resources

• Kasunduan sa Pagiging Kumpidensyal

• Lisensya sa Software

• Edukasyon

• Buhay Agham

• Sektor ng Teknolohiya

• Mga Transaksyon ng Consumer (hindi kasama ang ilang abiso pagkatapos ng paglabag, at hindi kasama ang mga hindi pinag-isang pagbubukod sa California UETA)

Sa Estados Unidos, sa anong mga sitwasyon hindi maaaring gamitin ang mga electronic signature?

Hindi maaaring gamitin ang mga electronic signature sa mga sumusunod na dokumento o sitwasyon:

• Sertipiko ng Kasal, Sertipiko ng Kapanganakan, at Sertipiko ng Kamatayan

• Mga Huling Habilin at Tiwala sa Huling Habilin

• Depende sa bawat estado, ang iba pang mga dokumento na maaaring mangailangan ng “basang” pirma ay kinabibilangan ng mga order na “Huwag Magpasigla”, mga kapangyarihan ng abugado, mga ahente ng pangangalagang pangkalusugan, mga dokumento ng pag-aampon, mga dokumento ng diborsyo, at iba pang mga dokumento ng batas ng pamilya