Declaração de Conformidade de Assinatura Eletrónica nos EUA

As assinaturas eletrónicas são legais nos EUA? Quais são as principais leis que regulamentam as assinaturas eletrónicas?

As assinaturas eletrónicas são legais nos EUA e são principalmente regulamentadas pela Lei de Assinaturas Eletrónicas Globais e Nacionais no Comércio (“ESIGN”) e pela Lei Uniforme de Transações Eletrónicas (“UETA”).

A ESIGN e a UETA são duas leis nos EUA que regulamentam registos e assinaturas eletrónicas relacionados com transações. A ESIGN aplica-se a assuntos comerciais, de consumo ou de negócios, enquanto a UETA aplica-se a assuntos entre pessoas e empresas, negócios ou governo.

Quais são os requisitos de validade de uma assinatura eletrónica nos EUA?

Para que uma “assinatura eletrónica” seja legalmente vinculativa ao abrigo da lei ESIGN, recomenda-se que todos os fluxos de trabalho de assinatura eletrónica incluam os seguintes cinco elementos:

1. Intenção de Assinar Tal como uma assinatura manuscrita, o signatário deve demonstrar uma intenção clara de assinar o acordo eletronicamente. Por exemplo, o signatário pode indicar a intenção desenhando uma assinatura com o rato, digitando o nome ou clicando num botão “Aceitar” claramente marcado.

2. Consentimento para Fazer Negócios Eletronicamente A maioria das leis de assinatura eletrónica também exige alguma forma de consentimento para fazer negócios eletronicamente. Este consentimento deve ser fornecido de forma a demonstrar que o utilizador tem a tecnologia necessária para assinar eletronicamente. Muitas soluções de assinatura eletrónica empresarial exigem que os signatários “cliquem para aceitar” os termos de consentimento padrão ou fornecem a opção de fornecer termos de consentimento personalizados.

3. Cláusula de Exclusão Se um signatário optar por não assinar um acordo eletronicamente, deve haver instruções claras sobre como assinar o acordo manualmente, facilmente acessíveis como parte do fluxo de trabalho de assinatura.

4. Cópia da Assinatura Todos os signatários devem receber uma cópia do acordo totalmente executado. Muitas soluções de assinatura eletrónica fornecem automaticamente aos signatários uma cópia do acordo executado como parte do fluxo de trabalho de aprovação.

5. Retenção de Registos Os requisitos de retenção de registos são abordados pela lei ESIGN, que legaliza a validade dos registos eletrónicos, desde que reflitam com precisão o acordo e possam ser reproduzidos conforme necessário. Normalmente, este requisito é cumprido fornecendo aos signatários uma cópia totalmente executada ou permitindo que os signatários descarreguem uma cópia do acordo.

Que tipos de assinaturas eletrónicas são reconhecidos nos EUA? Quais são os requisitos para cada um?

Os EUA reconhecem dois tipos de assinaturas eletrónicas, nomeadamente assinaturas eletrónicas e assinaturas digitais.

Assinatura Eletrónica:

Refere-se a qualquer processo eletrónico que indique a aceitação de um acordo ou registo. As assinaturas eletrónicas utilizam vários métodos comuns de autenticação eletrónica para verificar a identidade do signatário, como e-mail, ID da empresa, proteção por palavra-passe ou um PIN enviado para um telemóvel.

Assinatura Digital:

As assinaturas digitais utilizam um certificado digital de um fornecedor de serviços de confiança (TSP), como uma autoridade de certificação (CA), para verificar a identidade do signatário. Os certificados digitais demonstram a prova da assinatura ao vincular o certificado digital associado a cada assinatura ao documento através de encriptação.

Em que situações nos EUA é possível utilizar assinaturas eletrónicas?

As assinaturas eletrónicas podem ser utilizadas, incluindo, entre outros, nos seguintes documentos ou cenários:

• Recursos Humanos

• Acordos de Confidencialidade

• Licenciamento de Software

• Educação

• Ciências da Vida

• Setor de Tecnologia

• Transações de Consumo (excluindo certos avisos pós-incumprimento e também excluindo isenções não uniformes na UETA da Califórnia)

Em que cenários nos EUA não é possível utilizar assinaturas eletrónicas?

As assinaturas eletrónicas não podem ser utilizadas nos seguintes documentos ou cenários:

• Certificados de casamento, certidões de nascimento e óbito

• Testamentos e fideicomissos testamentários

• Dependendo dos estados, outros documentos que podem exigir uma assinatura “húmida” incluem ordens de “Não Ressuscitar”, procurações, procurações de cuidados de saúde, documentos de adoção, documentos de divórcio e outros documentos de direito da família