Declaración de Cumplimiento de Firma Electrónica en EE. UU.

¿Es legal la firma electrónica en los Estados Unidos? ¿Qué leyes regulan principalmente las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son legales en los Estados Unidos, y están reguladas principalmente por la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (“ESIGN”) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (“UETA”).

ESIGN y UETA son dos leyes en los Estados Unidos que regulan los registros y firmas electrónicas relacionadas con transacciones. ESIGN se aplica a asuntos comerciales, de consumo o empresariales, mientras que UETA se aplica a asuntos entre personas y empresas, comercio o gobierno.

¿Cuáles son los requisitos de validez de una firma electrónica en los Estados Unidos?

Para que una “firma electrónica” sea legalmente vinculante según la ley ESIGN, se recomienda que todos los flujos de trabajo de firma electrónica incluyan los siguientes cinco elementos:

1. Intención de firmar Al igual que con una firma manuscrita, el firmante debe demostrar una intención clara de firmar el acuerdo electrónicamente. Por ejemplo, un firmante puede indicar su intención dibujando una firma con el mouse, escribiendo su nombre o haciendo clic en un botón “Aceptar” claramente etiquetado.

2. Consentimiento para hacer negocios electrónicamente La mayoría de las leyes de firma electrónica también requieren alguna forma de consentimiento para hacer negocios electrónicamente. Este consentimiento debe proporcionarse de una manera que demuestre que el usuario tiene la tecnología necesaria para firmar electrónicamente. Muchas soluciones de firma electrónica empresarial requieren que los firmantes hagan clic en “Aceptar” los términos de consentimiento estándar, o brindan la opción de términos de consentimiento personalizados.

3. Cláusula de exclusión voluntaria Si un firmante elige no firmar un acuerdo electrónicamente, debe haber instrucciones claras sobre cómo firmar el acuerdo manualmente, de fácil acceso como parte del flujo de trabajo de firma.

4. Copia de la firma Todos los firmantes deben recibir una copia del acuerdo completamente ejecutado. Muchas soluciones de firma electrónica proporcionan automáticamente a los firmantes una copia del acuerdo ejecutado como parte del flujo de trabajo de aprobación.

5. Retención de registros Los requisitos de retención de registros se abordan a través de la ley ESIGN, que legaliza la validez de los registros electrónicos siempre que reflejen con precisión el acuerdo y puedan reproducirse según sea necesario. Por lo general, este requisito se cumple proporcionando a los firmantes una copia completamente ejecutada o permitiéndoles descargar una copia del acuerdo.

¿Qué tipos de firmas electrónicas se reconocen en los Estados Unidos? ¿Cuáles son los requisitos para cada una?

Estados Unidos reconoce dos tipos de firmas electrónicas: firmas electrónicas y firmas digitales.

Firma electrónica:

Se refiere a cualquier proceso electrónico que indique la aceptación de un acuerdo o registro. Las firmas electrónicas utilizan varios métodos comunes de autenticación electrónica para verificar la identidad del firmante, como correo electrónico, ID de la empresa, protección con contraseña o un PIN enviado a un teléfono móvil.

Firma digital:

Las firmas digitales utilizan un certificado digital de un proveedor de servicios de confianza (TSP), como una autoridad de certificación (CA), para verificar la identidad del firmante. Los certificados digitales demuestran la prueba de la firma al vincular el certificado digital asociado con cada firma a un documento mediante el uso de cifrado.

En los Estados Unidos, ¿en qué casos se pueden utilizar firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas se pueden utilizar en los siguientes documentos o escenarios, entre otros:

• Recursos humanos

• Acuerdos de confidencialidad

• Licencias de software

• Educación

• Ciencias de la vida

• Sector tecnológico

• Transacciones de consumo (excluyendo ciertos avisos posteriores al incumplimiento, y excluyendo las exenciones no uniformes en la UETA de California)

En los Estados Unidos, ¿en qué escenarios no se pueden utilizar firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas no se pueden utilizar en los siguientes documentos o escenarios:

• Certificados de matrimonio, certificados de nacimiento y certificados de defunción

• Testamentos y fideicomisos testamentarios

• Dependiendo de cada estado, otros documentos que pueden requerir una firma “húmeda” incluyen órdenes de “No resucitar”, poderes notariales, apoderados para la atención médica, documentos de adopción, documentos de divorcio y otros documentos de derecho de familia