US-amerikanische Konformitätserklärung für elektronische Signaturen

Sind elektronische Signaturen in den USA legal? Welche Gesetze regeln elektronische Signaturen hauptsächlich?

Elektronische Signaturen sind in den USA legal und werden hauptsächlich durch den „Electronic Signatures in Global and National Commerce Act“ („ESIGN“) und den „Uniform Electronic Transactions Act“ („UETA“) geregelt.

ESIGN und UETA sind zwei US-amerikanische Gesetze, die elektronische Aufzeichnungen und Signaturen im Zusammenhang mit Transaktionen regeln. ESIGN gilt für Geschäfts-, Verbraucher- oder Handelsangelegenheiten, während UETA für Angelegenheiten zwischen Personen und Unternehmen, Unternehmen oder Regierungen gilt.

Welche Gültigkeitsanforderungen gelten für elektronische Signaturen in den USA?

Damit eine „elektronische Signatur“ nach dem ESIGN-Gesetz rechtsverbindlich ist, wird empfohlen, dass alle elektronischen Signatur-Workflows die folgenden fünf Elemente enthalten:

1. Absicht zu unterschreiben Wie bei einer handschriftlichen Unterschrift muss der Unterzeichner eine klare Absicht zum Ausdruck bringen, eine Vereinbarung elektronisch zu unterzeichnen. Beispielsweise kann ein Unterzeichner die Absicht bekunden, indem er mit der Maus eine Unterschrift zeichnet, seinen Namen eingibt oder auf eine eindeutig gekennzeichnete Schaltfläche „Akzeptieren“ klickt.

2. Zustimmung zur elektronischen Geschäftsabwicklung Die meisten Gesetze zu elektronischen Signaturen verlangen auch eine Form der Zustimmung zur elektronischen Geschäftsabwicklung. Diese Zustimmung muss in einer Weise erteilt werden, die beweist, dass der Benutzer über die für eine elektronische Signatur erforderliche Technologie verfügt. Viele elektronische Signaturlösungen für Unternehmen verlangen vom Unterzeichner, dass er Standardbedingungen für die Zustimmung „per Klick akzeptiert“ oder bieten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Bedingungen für die Zustimmung anzugeben.

3. Opt-out-Klausel Wenn sich ein Unterzeichner dafür entscheidet, eine Vereinbarung nicht elektronisch zu unterzeichnen, sollten klare Anweisungen zum manuellen Unterzeichnen der Vereinbarung als Teil des Signatur-Workflows leicht zugänglich sein.

4. Unterschriebene Kopie Alle Unterzeichner sollten eine Kopie der vollständig ausgeführten Vereinbarung erhalten. Viele elektronische Signaturlösungen stellen den Unterzeichnern automatisch eine Kopie der ausgeführten Vereinbarung als Teil des Genehmigungs-Workflows zur Verfügung.

5. Aufbewahrung von Aufzeichnungen Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen werden durch das ESIGN-Gesetz geregelt, das die Gültigkeit elektronischer Aufzeichnungen legalisiert, solange diese die Vereinbarung korrekt widerspiegeln und bei Bedarf reproduziert werden können. In der Regel wird diese Anforderung erfüllt, indem dem Unterzeichner eine vollständig ausgeführte Kopie zur Verfügung gestellt oder dem Unterzeichner das Herunterladen einer Kopie der Vereinbarung gestattet wird.

Welche Arten von elektronischen Signaturen werden in den USA anerkannt? Welche Anforderungen gelten jeweils?

Die USA erkennen zwei Arten von elektronischen Signaturen an, nämlich die elektronische Signatur und die digitale Signatur.

Elektronische Signatur:

Bezeichnet jeden elektronischen Prozess, der die Annahme einer Vereinbarung oder Aufzeichnung signalisiert. Elektronische Signaturen verwenden verschiedene gängige elektronische Authentifizierungsmethoden, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen, z. B. E-Mail, Firmen-ID, Passwortschutz oder eine an ein Mobiltelefon gesendete PIN.

Digitale Signatur:

Digitale Signaturen verwenden ein digitales Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter (TSP), z. B. einer Zertifizierungsstelle (CA), um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen. Digitale Zertifikate demonstrieren den Signaturbeweis, indem sie das digitale Zertifikat, das jeder Signatur zugeordnet ist, mithilfe von Verschlüsselung an das Dokument binden.

In welchen Fällen können in den USA elektronische Signaturen verwendet werden?

Elektronische Signaturen können unter anderem in den folgenden Dokumenten oder Szenarien verwendet werden:

• Personalwesen

• Geheimhaltungsvereinbarung

• Softwarelizenz

• Bildung

• Biowissenschaften

• Technologiebereich

• Verbrauchertransaktionen (mit Ausnahme bestimmter Benachrichtigungen nach Verzug und mit Ausnahme der nicht einheitlichen Ausnahmen in Kalifornien UETA)

In welchen Szenarien können in den USA keine elektronischen Signaturen verwendet werden?

In den folgenden Dokumenten oder Szenarien können keine elektronischen Signaturen verwendet werden:

• Heiratsurkunden, Geburtsurkunden und Sterbeurkunden

• Testamente und Testamentstreuhand

• Je nach Bundesstaat können andere Dokumente, die eine „feuchte“ Unterschrift erfordern, „Nicht wiederbeleben“-Anordnungen, Vollmachten, Gesundheitsbevollmächtigte, Adoptionsdokumente, Scheidungsdokumente und andere familienrechtliche Dokumente sein