Hướng dẫn tuân thủ chữ ký điện tử của Hoa Kỳ

Chữ ký điện tử có hợp pháp ở Hoa Kỳ không? Chữ ký điện tử chủ yếu chịu sự điều chỉnh của luật nào?

Chữ ký điện tử là hợp pháp ở Hoa Kỳ và chữ ký điện tử ở Hoa Kỳ chủ yếu chịu sự điều chỉnh của “Đạo luật Chữ ký điện tử toàn cầu và quốc gia trong thương mại” (“ESIGN”) và “Đạo luật Giao dịch điện tử thống nhất” (“UETA”).

ESIGN và UETA là hai luật của Hoa Kỳ điều chỉnh các hồ sơ và chữ ký điện tử liên quan đến các giao dịch. ESIGN áp dụng cho các vấn đề thương mại, tiêu dùng hoặc kinh doanh, trong khi UETA áp dụng cho các vấn đề giữa người với doanh nghiệp, thương mại hoặc chính phủ.

Các yêu cầu về tính hợp lệ của chữ ký điện tử ở Hoa Kỳ là gì?

Để “chữ ký điện tử” có tính ràng buộc pháp lý theo Đạo luật ESIGN, nên đưa năm yếu tố sau vào tất cả các quy trình làm việc của chữ ký điện tử:

1. Ý định ký Giống như chữ ký viết tay, người ký phải thể hiện ý định rõ ràng là ký thỏa thuận bằng điện tử. Ví dụ: người ký có thể biểu thị ý định bằng cách sử dụng chuột để vẽ chữ ký, nhập tên hoặc nhấp vào nút “Chấp nhận” được đánh dấu rõ ràng.

2. Đồng ý thực hiện kinh doanh bằng điện tử Hầu hết các luật về chữ ký điện tử cũng yêu cầu một hình thức đồng ý nào đó để thực hiện kinh doanh bằng điện tử. Sự đồng ý này phải được cung cấp theo cách chứng minh rằng người dùng có công nghệ cần thiết để ký điện tử. Nhiều giải pháp chữ ký điện tử doanh nghiệp yêu cầu người ký “nhấp để chấp nhận” các điều khoản đồng ý tiêu chuẩn hoặc cung cấp tùy chọn cho các điều khoản đồng ý tùy chỉnh.

3. Điều khoản từ chối Nếu người ký chọn không ký thỏa thuận bằng điện tử, thì phải có hướng dẫn rõ ràng về cách ký thỏa thuận theo cách thủ công, như một phần của quy trình làm việc ký.

4. Bản sao chữ ký Tất cả những người ký nên nhận được một bản sao của thỏa thuận đã được thực hiện đầy đủ. Nhiều giải pháp chữ ký điện tử tự động cung cấp cho người ký một bản sao của thỏa thuận đã được thực hiện như một phần của quy trình làm việc phê duyệt.

5. Lưu giữ hồ sơ Yêu cầu lưu giữ hồ sơ được giải quyết thông qua Đạo luật ESIGN, luật này hợp pháp hóa tính hợp lệ của hồ sơ điện tử miễn là chúng phản ánh chính xác thỏa thuận và có thể được sao chép khi cần thiết. Thông thường, yêu cầu này được đáp ứng bằng cách cung cấp cho người ký một bản sao đã được thực hiện đầy đủ hoặc cho phép người ký tải xuống một bản sao của thỏa thuận.

Hoa Kỳ công nhận những loại chữ ký điện tử nào? Mỗi loại có những yêu cầu gì?

Hoa Kỳ công nhận hai loại chữ ký điện tử, đó là chữ ký điện tử và chữ ký số.

Chữ ký điện tử:

Đề cập đến bất kỳ quy trình điện tử nào biểu thị sự chấp nhận một thỏa thuận hoặc hồ sơ. Chữ ký điện tử sử dụng nhiều phương pháp xác thực điện tử phổ biến để xác minh danh tính của người ký, chẳng hạn như email, ID công ty, bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã PIN được gửi đến điện thoại di động.

Chữ ký số:

Chữ ký số sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số từ nhà cung cấp dịch vụ tin cậy (TSP), chẳng hạn như cơ quan cấp chứng chỉ (CA), để xác minh danh tính của người ký. Chứng chỉ kỹ thuật số chứng minh bằng chứng chữ ký bằng cách sử dụng mã hóa để liên kết chứng chỉ kỹ thuật số liên quan đến mỗi chữ ký với tài liệu.

Ở Hoa Kỳ, những trường hợp nào có thể sử dụng chữ ký điện tử?

Chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong các văn bản hoặc tình huống sau, nhưng không giới hạn ở:

• Nguồn nhân lực

• Thỏa thuận bảo mật

• Giấy phép phần mềm

• Giáo dục

• Khoa học đời sống

• Lĩnh vực công nghệ

• Giao dịch tiêu dùng (không bao gồm một số thông báo sau khi vỡ nợ, cũng như các miễn trừ không thống nhất trong UETA của California)

Ở Hoa Kỳ, những tình huống nào không thể sử dụng chữ ký điện tử?

Không thể sử dụng chữ ký điện tử trong các văn bản hoặc tình huống sau:

• Giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh và giấy chứng tử

• Di chúc và ủy thác di chúc

• Tùy thuộc vào từng tiểu bang, các tài liệu khác có thể yêu cầu chữ ký “ướt” bao gồm lệnh “Không hồi sức”, giấy ủy quyền, đại diện chăm sóc sức khỏe, tài liệu nhận con nuôi, tài liệu ly hôn và các tài liệu luật gia đình khác