Giải thích về tuân thủ chữ ký điện tử của Canada

Chữ ký điện tử có hợp pháp ở Canada không? Chữ ký điện tử chủ yếu chịu sự điều chỉnh của luật nào?

Chữ ký điện tử là hợp pháp ở Canada và chủ yếu chịu sự điều chỉnh thống nhất của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và Tài liệu Điện tử (“PIPEDA”) và Đạo luật Thương mại Điện tử Thống nhất của Canada (tức là Quy định về Chữ ký Điện tử An toàn, “UECA”) do chính phủ liên bang ban hành. Ngoài ra, các đạo luật khác nhau của các tỉnh bang khác nhau của Canada cũng có các yêu cầu cụ thể khác nhau đối với chữ ký điện tử.

Canada công nhận những loại chữ ký điện tử nào? Mỗi loại có những yêu cầu gì?

Canada công nhận hai loại chữ ký điện tử, đó là chữ ký điện tử và chữ ký điện tử an toàn.

1. Chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử thường là bất kỳ hình thức biểu diễn điện tử nào có thể được liên kết hoặc đính kèm vào tài liệu, chẳng hạn như chữ ký được nhập hoặc chữ ký viết tay được quét. Bất kể loại chữ ký điện tử nào, chữ ký điện tử vẫn phải đóng vai trò cơ bản của chữ ký và phải:

• Đảm bảo rằng cá nhân ký tài liệu có thể được liên kết với chữ ký điện tử;

• Truyền đạt ý định của cá nhân khi ký tài liệu; và

• Chứng minh sự đồng ý bị ràng buộc bởi nội dung của tài liệu.

2. Chữ ký điện tử an toàn

Chữ ký điện tử an toàn là một loại chữ ký điện tử an toàn hơn, là một chữ ký số dựa trên công nghệ mã hóa bất đối xứng, dựa vào cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI) để quản lý các khóa riêng tư và chứng chỉ xác thực công khai được liên kết, thường chỉ được yêu cầu trong các trường hợp cụ thể được quy định trong các quy định khác nhau của tỉnh và liên bang.

Theo quy định về chữ ký điện tử an toàn, chữ ký điện tử an toàn phải bao gồm chứng chỉ chữ ký số đáp ứng các điều kiện sau:

• Xác định cơ quan cấp chứng chỉ đã cấp chứng chỉ đó và được cơ quan cấp chứng chỉ đó ký số;

• Xác định hoặc có thể được sử dụng để xác định người đó;

• Bao gồm khóa công khai của người đó;

• Cơ quan cấp chứng chỉ là cá nhân hoặc tổ chức cấp chứng chỉ chữ ký số.

Tại Canada, những trường hợp sử dụng cụ thể nào yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử an toàn?

Bao gồm nhưng không giới hạn ở các trường hợp sau cần sử dụng chữ ký điện tử an toàn:

• Các tài liệu được sử dụng làm bằng chứng hoặc chứng minh (xem PIPEDA Phần 2, Mục 36);

• Niêm phong (xem PIPEDA Phần 2, Mục 39);

• Tài liệu gốc (xem PIPEDA Phần 2, Mục 42);

• Tuyên bố được đưa ra sau khi tuyên thệ (xem PIPEDA Phần 2, Mục 44);

• Tuyên bố là đúng sự thật (xem PIPEDA Phần 2, Mục 45);

• Chữ ký chứng kiến (xem PIPEDA Phần 2, Mục 46).

Ngoài những trường hợp trên, luật pháp cấp tỉnh và liên bang khác có thể yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử an toàn trong các trường hợp cụ thể. Trong luật pháp liên bang hoặc cấp tỉnh khác, các tài liệu thường được yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử an toàn để ký điện tử nhất là các tuyên bố theo luật định và bản khai có tuyên thệ.

Tại Canada, những trường hợp nào thường yêu cầu sử dụng chữ ký truyền thống?

Các khu vực khác nhau của Canada có các yêu cầu khác nhau về các trường hợp sử dụng chữ ký điện tử truyền thống:

1. Liên bang

PIPEDA không có danh sách các trường hợp sử dụng yêu cầu chữ ký truyền thống, vì các quy tắc chữ ký điện tử của nó chỉ áp dụng cho một số điều khoản luật liên bang được liệt kê trong Phụ lục 2 hoặc 3 của PIPEDA. Do đó, bất kỳ yêu cầu chữ ký nào theo luật liên bang không được liệt kê trong Phụ lục 2 hoặc 3 của PIPEDA phải được đáp ứng bằng chữ ký viết tay, trừ khi có quy định cho phép chữ ký điện tử trong luật pháp khác hoặc luật pháp không quy định phương pháp thực hiện.

2. Cấp tỉnh

Một số luật cấp tỉnh loại trừ các loại tài liệu và giao dịch cụ thể khỏi phạm vi các tài liệu có thể được ký điện tử. Các loại trừ cụ thể như sau:

Đạo luật của tỉnh Ontario không cho phép sử dụng chữ ký điện tử cho:

• Di chúc

• Tín thác được thành lập bởi di chúc

• Giấy ủy quyền, miễn là giấy ủy quyền đó liên quan đến các vấn đề tài chính hoặc chăm sóc cá nhân của một cá nhân

• Hối phiếu

• Các tài liệu được quy định hoặc thuộc loại được quy định (chưa có quy định)

• Tài liệu quyền sở hữu, trừ khi chúng áp dụng cho hợp đồng vận chuyển hàng hóa.

Đạo luật BC không cho phép sử dụng chữ ký điện tử cho:

• Di chúc;

• Tín thác được thành lập bởi di chúc;

• Giấy ủy quyền, miễn là nó liên quan đến các vấn đề tài chính hoặc chăm sóc cá nhân của một cá nhân;

• Các tài liệu tạo ra hoặc chuyển nhượng quyền lợi trên đất đai và cần phải đăng ký để có hiệu lực đối với bên thứ ba;

• Các quy định, yêu cầu, thông tin hoặc hồ sơ khác được quy định trong các quy định (chưa có quy định); và

• Hối phiếu chuyển nhượng hoặc hối phiếu quyền sở hữu, trừ khi chúng có thể liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.

British Columbia trở thành tỉnh đầu tiên cho phép di chúc điện tử, di chúc điện tử có thể được ký và lưu trữ bằng kỹ thuật số và có cùng sự công nhận như di chúc vật lý.

Đạo luật của tỉnh Alberta không cho phép sử dụng chữ ký điện tử cho:

• Di chúc;

• Tín thác được thành lập bởi di chúc hoặc di chúc;

• Giấy ủy quyền lâu dài theo Đạo luật Giấy ủy quyền;

• Chỉ thị cá nhân theo Đạo luật Chỉ thị Cá nhân;

• Hồ sơ tạo ra hoặc chuyển nhượng quyền lợi đất đai, bao gồm cả quyền lợi khai thác mỏ và khoáng sản;

• Bảo đảm được cung cấp theo Đạo luật Xác nhận Bảo đảm;

• Hối phiếu;

• Hồ sơ được quy định theo cách khác hoặc thuộc loại hồ sơ được quy định theo cách khác, là hồ sơ hoặc loại hồ sơ mà đạo luật này không áp dụng;

• Tài liệu quyền sở hữu, ngoại trừ các hợp đồng liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.

CPA, CCQ và bất kỳ luật cấp tỉnh nào khác của Quebec có thể yêu cầu sử dụng phương tiện cụ thể (ví dụ: tài liệu giấy) hoặc các thủ tục khác (ví dụ: hợp đồng công chứng được ký với công chứng viên Quebec) làm điều kiện để có hiệu lực. Ví dụ: CPA quy định rằng các tài liệu sau phải được soạn thảo bằng văn bản trên giấy nếu người bán và người tiêu dùng có mặt và nếu người bán đề nghị ký kết hợp đồng đó trước giao dịch:

• Hợp đồng được ký kết bởi người bán hàng lưu động

• Hợp đồng tín dụng

• Hợp đồng bao gồm quyền chọn thông thường để mua hàng hóa cho thuê

• Hợp đồng mua bán và cho thuê dài hạn ô tô hoặc xe máy đã qua sử dụng

• Hợp đồng liên quan đến quyền lưu trú chia sẻ thời gian

• Hợp đồng dịch vụ thực hiện tuần tự liên quan đến hướng dẫn, đào tạo hoặc hỗ trợ

• Hợp đồng dịch vụ được ký kết với phòng tập thể dục

• Hợp đồng thực hiện tuần tự liên quan đến việc cung cấp dịch vụ từ xa

• Hợp đồng dịch vụ thanh toán nợ

CCQ quy định rằng các hợp đồng sau (và có thể có các hợp đồng khác) phải được công chứng theo thủ tục công chứng cụ thể:

• Hợp đồng hôn nhân

• Di chúc

• Tuyên bố đồng sở hữu

• Ủy quyền bảo vệ và giấy ủy quyền

• Trong trường hợp thế quyền, văn bản cho vay hoặc miễn trừ

• Giả định có lợi cho người đại diện giả định, trừ khi đó là giả định di động được giao

Nhiều tài liệu yêu cầu chữ ký của công chứng viên sẽ được phép ký từ xa trong các trường hợp đặc biệt theo quyết định của công chứng viên.

Các tỉnh và vùng lãnh thổ khác

Đạo luật Thương mại Điện tử và Thông tin của Manitoba chỉ quy định rõ ràng rằng hối phiếu chuyển nhượng, bao gồm cả tài liệu quyền sở hữu chuyển nhượng, không thể được ký điện tử.

Tất cả các quy định UECA còn lại của tỉnh và vùng lãnh thổ không cho phép chữ ký điện tử cho những nội dung sau:

• Di chúc

• Tín thác được thành lập bởi di chúc

• Giấy ủy quyền, miễn là chúng liên quan đến các vấn đề tài chính

• Ủy thác và hành vi công chứng