Declaración de Cumplimiento de Firma Electrónica en Canadá

¿Son legales las firmas electrónicas en Canadá? ¿Qué leyes regulan principalmente las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son legales en Canadá y están reguladas principalmente por la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (“PIPEDA”) y la Ley Uniforme de Comercio Electrónico de Canadá (es decir, la regulación de firmas electrónicas seguras, “UECA”) promulgadas por el gobierno federal. Además, diferentes leyes provinciales canadienses tienen diferentes requisitos específicos para las firmas electrónicas.

¿Qué tipos de firmas electrónicas reconoce Canadá? ¿Cuáles son los requisitos respectivos?

Canadá reconoce dos tipos de firmas electrónicas, a saber, firmas electrónicas y firmas electrónicas seguras.

1. Firma electrónica

Una firma electrónica es generalmente cualquier forma de representación electrónica que pueda vincularse o adjuntarse a un documento, como una firma mecanografiada o una firma manuscrita escaneada. Independientemente del tipo de firma electrónica, la firma electrónica aún debe desempeñar la función básica de una firma y debe:

• Asegurar que la persona que firma el documento pueda estar asociada con la firma electrónica;

• Transmitir la intención de la persona de firmar el documento; y

• Demostrar el consentimiento para estar sujeto al contenido del documento.

2. Firma electrónica segura

Una firma electrónica segura es un tipo de firma electrónica más segura, que es una firma digital basada en tecnología de cifrado asimétrico que se basa en una infraestructura de clave pública (PKI) para administrar las claves privadas asociadas y los certificados de validación pública, y generalmente solo se requiere en situaciones específicas especificadas en varias regulaciones provinciales y federales.

Según las regulaciones de firma electrónica segura, una firma electrónica segura debe incluir un certificado de firma digital que cumpla con lo siguiente:

• Identifica a la autoridad de certificación que emitió el certificado y está firmado digitalmente por esa autoridad de certificación;

• Identifica o se puede utilizar para identificar a la persona;

• Contiene la clave pública de la persona;

• La autoridad de certificación es una persona o entidad que emite certificados de firma digital.

¿Cuáles son los casos de uso específicos que requieren una firma electrónica segura en Canadá?

Los siguientes escenarios, entre otros, requieren el uso de una firma electrónica segura:

• Documentos utilizados como evidencia o prueba (consulte la Parte 2, Sección 36 de PIPEDA);

• Sellos (consulte la Parte 2, Sección 39 de PIPEDA);

• Documentos originales (consulte la Parte 2, Sección 42 de PIPEDA);

• Declaraciones hechas bajo juramento (consulte la Parte 2, Sección 44 de PIPEDA);

• Declaraciones que son verdaderas (consulte la Parte 2, Sección 45 de PIPEDA);

• Firmas de testigos (consulte la Parte 2, Sección 46 de PIPEDA).

Además de lo anterior, otras leyes provinciales y federales pueden requerir el uso de una firma electrónica segura en situaciones específicas. En otras leyes federales o provinciales, los documentos que con mayor frecuencia requieren una firma electrónica segura para la firma electrónica son las declaraciones estatutarias y las declaraciones juradas.

¿En qué escenarios se requiere normalmente una firma tradicional en Canadá?

Los requisitos para los escenarios de uso de firmas electrónicas tradicionales varían según la región en Canadá:

1. Federal

PIPEDA no tiene una lista de casos de uso que requieran una firma tradicional, ya que sus reglas de firma electrónica solo se aplican a un pequeño número de disposiciones legales federales enumeradas en el Anexo 2 o 3 de PIPEDA. Por lo tanto, cualquier requisito de firma en virtud de la ley federal que no figure en el Anexo 2 o 3 de PIPEDA debe cumplirse mediante una firma manuscrita, a menos que exista una disposición en otra legislación que permita una firma electrónica o que la legislación no especifique un método de ejecución.

2. Provincial

Algunas leyes provinciales excluyen ciertos tipos de documentos y transacciones del alcance de los documentos que se pueden firmar electrónicamente. Las exclusiones específicas son las siguientes:

La ley de Ontario no permite el uso de firmas electrónicas para:

• Testamentos

• Fideicomisos establecidos por testamento

• Poderes, siempre que sean poderes relacionados con los asuntos financieros o el cuidado personal de una persona

• Notas negociables

• Documentos prescritos o que pertenecen a una clase prescrita (aún no hay reglamentos)

• Documentos de propiedad, a menos que se apliquen a contratos de transporte de mercancías.

La ley de BC no permite el uso de firmas electrónicas para:

• Testamentos;

• Fideicomisos establecidos por testamento;

• Poderes, siempre que se refieran a los asuntos financieros o al cuidado personal de una persona;

• Documentos que crean o transfieren un interés en la tierra y que deben registrarse para ser efectivos contra terceros;

• Otras disposiciones, requisitos, información o registros especificados en los reglamentos (aún no hay reglamentos); y

• Títulos negociables o títulos de propiedad, a menos que puedan estar relacionados con el transporte de mercancías.

Columbia Británica se convirtió en la primera provincia en permitir testamentos electrónicos, que pueden firmarse y almacenarse digitalmente y tienen el mismo reconocimiento que los testamentos físicos.

La ley de Alberta no permite el uso de firmas electrónicas para:

• Testamentos;

• Fideicomisos establecidos por testamento o testamento;

• Poderes duraderos en virtud de la Ley de Poderes;

• Directivas personales en virtud de la Ley de Directivas Personales;

• Registros que crean o transfieren un interés en la tierra, incluidos los intereses mineros y minerales;

• Garantías proporcionadas en virtud de la Ley de Confirmación de Garantías;

• Notas negociables;

• Archivos especificados de otra manera, o que pertenecen a una categoría de archivos especificada de otra manera, como archivos o categorías de archivos a los que no se aplica esta ley;

• Documentos de propiedad, excepto los contratos relacionados con el transporte de mercancías.

CPA, CCQ y cualquier otra ley provincial en Quebec pueden requerir el uso de un medio específico (por ejemplo, documentos en papel) u otras formalidades (por ejemplo, una escritura notarial firmada con un notario de Quebec) como condición de validez. Por ejemplo, la CPA establece que los siguientes documentos deben redactarse en papel si el comerciante y el consumidor están presentes y si el comerciante ofrece celebrar dicho contrato antes de la transacción:

• Contratos celebrados por comerciantes itinerantes

• Contratos de crédito

• Contratos que incluyen una opción regular para comprar bienes arrendados

• Contratos de venta y arrendamiento a largo plazo de automóviles o motocicletas usados

• Contratos relacionados con derechos de alojamiento de tiempo compartido

• Contratos de servicios de ejecución sucesiva que involucran instrucción, capacitación o asistencia

• Contratos de servicios celebrados con estudios de fitness

• Contratos de ejecución sucesiva que involucran la prestación de servicios a distancia

• Contratos de servicios de liquidación de deudas

El CCQ establece que los siguientes contratos (y posiblemente otros) deben ser notariados de acuerdo con un procedimiento notarial específico:

• Contratos de matrimonio

• Testamentos

• Declaraciones de copropiedad

• Autorizaciones de protección y poderes

• En el caso de subrogación, instrumento de préstamo o liberación

• Hipoteca a favor de un representante presunto, a menos que sea una hipoteca mobiliaria entregada

Muchos documentos que requieren la firma de un notario podrán firmarse de forma remota en circunstancias especiales a discreción del notario.

Otras provincias y territorios

La Ley de Comercio Electrónico e Información de Manitoba solo establece explícitamente que los títulos negociables, incluidos los documentos de propiedad transferibles, no se pueden firmar electrónicamente.

Todas las demás regulaciones provinciales y territoriales de UECA no permiten la firma electrónica de lo siguiente:

• Testamentos

• Fideicomisos establecidos por testamento

• Poderes, siempre que se refieran a asuntos financieros

• Mandatos y actos notariales