Penjelasan Pematuhan Tandatangan Elektronik Kanada

Adakah tandatangan elektronik sah di Kanada? Undang-undang utama manakah yang mengawal selia tandatangan elektronik?

Tandatangan elektronik adalah sah di Kanada, dan tandatangan elektronik di Kanada dikawal selia terutamanya oleh Akta Perlindungan Maklumat Peribadi dan Dokumen Elektronik Persekutuan (“PIPEDA”) dan Akta E-Dagang Seragam Kanada (iaitu, peraturan tandatangan elektronik selamat, “UECA”). Selain itu, undang-undang wilayah yang berbeza di Kanada mempunyai keperluan khusus yang berbeza untuk tandatangan elektronik.

Apakah jenis tandatangan elektronik yang diiktiraf di Kanada? Apakah keperluannya?

Kanada mengiktiraf dua jenis tandatangan elektronik, iaitu tandatangan elektronik dan tandatangan elektronik selamat.

1. Tandatangan elektronik

Tandatangan elektronik biasanya merupakan sebarang bentuk perwakilan elektronik yang boleh dipautkan atau dilampirkan pada dokumen, seperti tandatangan yang ditaip atau tandatangan tulisan tangan yang diimbas. Tidak kira jenis tandatangan elektronik, tandatangan elektronik masih mesti memainkan peranan asas tandatangan, dan hendaklah:

• Memastikan bahawa individu yang menandatangani dokumen boleh dikaitkan dengan tandatangan elektronik;

• Menyampaikan niat individu untuk menandatangani dokumen; dan

• Membuktikan persetujuan untuk terikat dengan kandungan dokumen.

2. Tandatangan Elektronik Selamat

Tandatangan elektronik selamat ialah jenis tandatangan elektronik yang lebih selamat, iaitu tandatangan digital berdasarkan teknologi penyulitan asimetri yang bergantung pada Infrastruktur Kunci Awam (PKI) untuk mengurus kunci peribadi dan sijil pengesahan awam yang berkaitan, dan biasanya hanya diperlukan dalam keadaan tertentu yang ditetapkan dalam pelbagai peraturan wilayah dan persekutuan.

Menurut peraturan tandatangan elektronik selamat, tandatangan elektronik selamat mesti mengandungi sijil tandatangan digital yang memenuhi syarat berikut:

• Mengenal pasti pihak berkuasa pensijilan yang mengeluarkan sijil itu dan ditandatangani secara digital oleh pihak berkuasa pensijilan itu;

• Mengenal pasti atau boleh digunakan untuk mengenal pasti orang itu;

• Mengandungi kunci awam orang itu;

• Pihak berkuasa pensijilan ialah individu atau entiti yang mengeluarkan sijil tandatangan digital.

Apakah kes penggunaan khusus yang memerlukan tandatangan elektronik selamat di Kanada?

Kes penggunaan yang memerlukan tandatangan elektronik selamat termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

• Dokumen yang digunakan sebagai bukti atau keterangan (lihat Bahagian 2, Seksyen 36 PIPEDA);

• Meterai (lihat Bahagian 2, Seksyen 39 PIPEDA);

• Dokumen asal (lihat Bahagian 2, Seksyen 42 PIPEDA);

• Penyataan yang dibuat selepas mengangkat sumpah (lihat Bahagian 2, Seksyen 44 PIPEDA);

• Penyataan yang diisytiharkan benar (lihat Bahagian 2, Seksyen 45 PIPEDA);

• Tandatangan saksi (lihat Bahagian 2, Seksyen 46 PIPEDA).

Selain daripada yang di atas, perundangan wilayah dan persekutuan lain mungkin memerlukan penggunaan tandatangan elektronik selamat dalam keadaan tertentu. Dokumen yang paling kerap memerlukan tandatangan elektronik selamat untuk ditandatangani secara elektronik dalam perundangan persekutuan atau wilayah lain ialah deklarasi berkanun dan afidavit.

Dalam senario manakah tandatangan tradisional biasanya diperlukan di Kanada?

Keperluan untuk senario penggunaan tandatangan elektronik tradisional berbeza di seluruh wilayah di Kanada:

1. Persekutuan

PIPEDA tidak mempunyai senarai kes penggunaan yang memerlukan tandatangan tradisional kerana peraturan tandatangan elektroniknya hanya terpakai kepada beberapa peruntukan undang-undang persekutuan yang disenaraikan dalam Jadual 2 atau 3 PIPEDA. Oleh itu, sebarang keperluan tandatangan di bawah undang-undang persekutuan yang tidak disenaraikan dalam Jadual 2 atau 3 PIPEDA mesti dipenuhi melalui tandatangan bertulis, melainkan terdapat peruntukan dalam perundangan lain yang membenarkan tandatangan elektronik atau perundangan tidak menetapkan kaedah pelaksanaan.

2. Wilayah

Perundangan wilayah tertentu mengecualikan jenis dokumen dan transaksi tertentu daripada dokumen yang boleh ditandatangani secara elektronik. Pengecualian khusus adalah seperti berikut:

Akta Ontario tidak membenarkan tandatangan elektronik digunakan untuk:

• Wasiat

• Amanah yang diwujudkan oleh wasiat

• Surat kuasa wakil, selagi ia mengenai hal ehwal kewangan atau penjagaan peribadi seseorang

• Nota janji hutang

• Dokumen yang ditetapkan atau tergolong dalam kategori yang ditetapkan (belum ada peraturan)

• Dokumen hak milik, melainkan ia terpakai pada kontrak pengangkutan barang.

Akta BC tidak membenarkan tandatangan elektronik digunakan untuk:

• Wasiat;

• Amanah yang diwujudkan oleh wasiat;

• Surat kuasa wakil, selagi ia melibatkan hal ehwal kewangan atau penjagaan peribadi seseorang;

• Dokumen yang mewujudkan atau memindahkan kepentingan dalam tanah dan yang perlu didaftarkan untuk berkuat kuasa terhadap pihak ketiga;

• Peruntukan, keperluan, maklumat atau rekod lain yang ditetapkan dalam peraturan (belum ada peraturan); dan

• Instrumen boleh niaga atau dokumen hak milik, melainkan ia mungkin berkaitan dengan pengangkutan barang.

British Columbia menjadi wilayah pertama yang membenarkan wasiat elektronik, yang boleh ditandatangani dan disimpan secara digital dan mempunyai pengiktirafan yang sama seperti wasiat fizikal.

Akta Alberta tidak membenarkan tandatangan elektronik digunakan untuk:

• Wasiat;

• Amanah yang diwujudkan oleh atau melalui wasiat;

• Surat kuasa wakil berkekalan di bawah Akta Surat Kuasa Wakil;

• Arahan peribadi di bawah Akta Arahan Peribadi;

• Rekod yang mewujudkan atau memindahkan kepentingan dalam tanah, termasuk kepentingan dalam lombong dan mineral;

• Jaminan yang diberikan di bawah Akta Pengesahan Jaminan;

• Nota janji hutang;

• Fail yang ditetapkan sebaliknya, atau yang tergolong dalam kategori fail yang ditetapkan sebaliknya, sebagai fail atau kategori fail yang Akta ini tidak terpakai;

• Dokumen hak milik, kecuali kontrak yang berkaitan dengan pengangkutan barang.

CPA, CCQ dan mana-mana undang-undang wilayah lain di Quebec mungkin memerlukan penggunaan medium tertentu (seperti dokumen kertas) atau formaliti lain (seperti akta notari yang ditandatangani dengan notari Quebec) sebagai syarat untuk kesahihan. Contohnya, CPA menetapkan bahawa dokumen berikut mesti digubal dalam bentuk kertas jika peniaga dan pengguna hadir dan jika peniaga menawarkan untuk membuat kontrak sedemikian sebelum transaksi:

• Kontrak yang dibuat oleh peniaga bergerak

• Kontrak kredit

• Kontrak termasuk pilihan biasa untuk membeli barang yang disewa

• Kontrak jualan dan pajakan jangka panjang kereta atau motosikal terpakai

• Kontrak yang berkaitan dengan hak penginapan perkongsian masa

• Kontrak perkhidmatan untuk pelaksanaan berturut-turut yang melibatkan bimbingan, latihan atau bantuan

• Kontrak perkhidmatan yang dibuat dengan studio kecergasan

• Kontrak untuk pelaksanaan berturut-turut yang melibatkan perkhidmatan yang disediakan dari jauh

• Kontrak perkhidmatan penyelesaian hutang

CCQ menetapkan bahawa kontrak berikut (dan mungkin kontrak lain) mesti dinotariskan mengikut prosedur notari tertentu:

• Kontrak perkahwinan

• Wasiat

• Pengisytiharan pemilikan bersama

• Mandat perlindungan dan surat kuasa wakil

• Dalam kes subrogasi, instrumen pinjaman atau pelepasan

• Andaian yang memihak kepada wakil yang diandaikan, melainkan ia adalah andaian alih yang dihantar

Banyak dokumen yang memerlukan tandatangan notari akan dibenarkan untuk ditandatangani dari jauh dalam keadaan khas mengikut budi bicara notari.

Wilayah dan Kawasan Lain

Akta E-Dagang dan Maklumat Manitoba hanya menyatakan secara jelas bahawa instrumen boleh niaga, termasuk dokumen hak milik boleh niaga, tidak boleh ditandatangani secara elektronik.

Semua peraturan UECA wilayah dan kawasan yang selebihnya tidak membenarkan tandatangan elektronik pada perkara berikut:

• Wasiat

• Amanah yang diwujudkan oleh wasiat

• Surat kuasa wakil, selagi ia melibatkan hal ehwal kewangan

• Perbuatan perwakilan dan notari