Penjelasan Kepatuhan Tanda Tangan Elektronik Kanada

Apakah tanda tangan elektronik legal di Kanada? Hukum apa yang terutama mengatur tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik legal di Kanada, dan terutama diatur oleh Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi dan Dokumen Elektronik (“PIPEDA”) yang dikeluarkan oleh pemerintah federal, dan Undang-Undang E-Niaga Seragam Kanada (yaitu, peraturan tanda tangan elektronik aman, “UECA”). Selain itu, undang-undang provinsi yang berbeda di Kanada memiliki persyaratan khusus yang berbeda untuk tanda tangan elektronik.

Jenis tanda tangan elektronik apa yang diakui di Kanada? Apa saja persyaratannya?

Kanada mengakui dua jenis tanda tangan elektronik, yaitu tanda tangan elektronik dan tanda tangan elektronik aman.

1. Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik biasanya merupakan bentuk representasi elektronik apa pun yang dapat ditautkan atau dilampirkan ke dokumen, seperti tanda tangan yang diketik atau tanda tangan tulisan tangan yang dipindai. Terlepas dari jenis tanda tangan elektroniknya, tanda tangan elektronik tetap harus memainkan peran dasar tanda tangan, dan harus:

• Memastikan bahwa orang yang menandatangani dokumen dapat dikaitkan dengan tanda tangan elektronik;

• Menyampaikan niat individu untuk menandatangani dokumen; dan

• Membuktikan persetujuan untuk terikat oleh isi dokumen.

2. Tanda Tangan Elektronik Aman

Tanda tangan elektronik aman adalah jenis tanda tangan elektronik yang lebih aman, yaitu tanda tangan digital yang didasarkan pada teknologi enkripsi asimetris yang bergantung pada infrastruktur kunci publik (PKI) untuk mengelola kunci privat dan sertifikat validasi publik terkait, dan biasanya hanya diperlukan dalam keadaan tertentu yang ditentukan dalam berbagai peraturan provinsi dan federal.

Sesuai dengan peraturan tanda tangan elektronik aman, tanda tangan elektronik aman harus menyertakan sertifikat tanda tangan digital yang:

• Mengidentifikasi otoritas sertifikasi yang menerbitkan sertifikat tersebut dan ditandatangani secara digital oleh otoritas sertifikasi tersebut;

• Mengidentifikasi atau dapat digunakan untuk mengidentifikasi orang tersebut;

• Berisi kunci publik orang tersebut;

• Otoritas sertifikasi adalah orang atau entitas yang menerbitkan sertifikat tanda tangan digital.

Kasus penggunaan spesifik apa yang memerlukan tanda tangan elektronik aman di Kanada?

Penggunaan tanda tangan elektronik aman diperlukan untuk, tetapi tidak terbatas pada, skenario berikut:

• Dokumen yang digunakan sebagai bukti atau bukti (lihat bagian 2 PIPEDA, bagian 36);

• Segel (lihat bagian 2 PIPEDA, bagian 39);

• Dokumen asli (lihat bagian 2 PIPEDA, bagian 42);

• Pernyataan yang dibuat di bawah sumpah (lihat bagian 2 PIPEDA, bagian 44);

• Pernyataan yang dinyatakan benar (lihat bagian 2 PIPEDA, bagian 45);

• Tanda tangan saksi (lihat bagian 2 PIPEDA, bagian 46).

Selain hal di atas, undang-undang provinsi dan federal lainnya mungkin mengharuskan penggunaan tanda tangan elektronik aman dalam keadaan tertentu. Dalam undang-undang federal atau provinsi lainnya, dokumen yang paling sering memerlukan tanda tangan elektronik aman untuk ditandatangani secara elektronik adalah deklarasi hukum dan surat pernyataan.

Skenario apa yang biasanya memerlukan tanda tangan tradisional di Kanada?

Persyaratan untuk skenario penggunaan tanda tangan elektronik tradisional berbeda di berbagai wilayah di Kanada:

1. Federal

PIPEDA tidak memiliki daftar kasus penggunaan yang memerlukan tanda tangan tradisional karena aturan tanda tangan elektroniknya hanya berlaku untuk beberapa ketentuan undang-undang federal yang tercantum dalam Jadwal 2 atau 3 PIPEDA. Oleh karena itu, setiap persyaratan tanda tangan berdasarkan undang-undang federal yang tidak tercantum dalam Jadwal 2 atau 3 PIPEDA harus dipenuhi dengan tanda tangan basah, kecuali jika ada ketentuan dalam undang-undang lain yang mengizinkan tanda tangan elektronik atau undang-undang tidak menentukan metode pelaksanaan.

2. Provinsi

Undang-undang provinsi tertentu mengecualikan jenis dokumen dan transaksi tertentu dari dokumen yang dapat ditandatangani secara elektronik. Pengecualian spesifik adalah sebagai berikut:

Undang-Undang Ontario tidak mengizinkan penggunaan tanda tangan elektronik untuk:

• Surat wasiat

• Perwalian yang dibuat oleh surat wasiat

• Surat kuasa, selama surat kuasa tersebut berkaitan dengan urusan keuangan atau perawatan pribadi seseorang

• Surat perintah

• Dokumen yang ditentukan atau termasuk dalam kategori yang ditentukan (belum ada peraturan)

• Dokumen kepemilikan, kecuali jika berlaku untuk kontrak pengangkutan barang.

Undang-Undang BC tidak mengizinkan penggunaan tanda tangan elektronik untuk:

• Surat wasiat;

• Perwalian yang dibuat oleh surat wasiat;

• Surat kuasa, selama surat kuasa tersebut berkaitan dengan urusan keuangan atau perawatan pribadi seseorang;

• Dokumen yang menciptakan atau mengalihkan kepentingan atas tanah dan yang perlu didaftarkan agar berlaku terhadap pihak ketiga;

• Ketentuan, persyaratan, informasi, atau catatan lain yang ditentukan dalam peraturan (belum ada peraturan); dan

• Surat perintah yang dapat dinegosiasikan atau surat perintah kepemilikan, kecuali jika mungkin terkait dengan pengangkutan barang.

British Columbia menjadi provinsi pertama yang mengizinkan surat wasiat elektronik, yang dapat ditandatangani dan disimpan secara digital dan memiliki pengakuan yang sama dengan surat wasiat fisik.

Undang-Undang Alberta tidak mengizinkan penggunaan tanda tangan elektronik untuk:

• Surat wasiat;

• Perwalian yang dibuat oleh surat wasiat atau surat wasiat;

• Surat kuasa berkelanjutan berdasarkan Undang-Undang Surat Kuasa;

• Arahan pribadi berdasarkan Undang-Undang Arahan Pribadi;

• Catatan yang menciptakan atau mengalihkan kepentingan tanah, termasuk kepentingan tambang dan mineral;

• Jaminan yang diberikan berdasarkan Undang-Undang Konfirmasi Jaminan;

• Surat perintah;

• Arsip yang ditentukan lain, atau termasuk dalam kategori arsip yang ditentukan lain, sebagai arsip atau kategori arsip yang tidak tunduk pada Undang-Undang ini;

• Dokumen kepemilikan, kecuali kontrak yang terkait dengan pengangkutan barang.

CPA, CCQ, dan undang-undang provinsi lainnya di Quebec mungkin mengharuskan penggunaan media tertentu (misalnya, dokumen kertas) atau formalitas lain (misalnya, akta notaris yang ditandatangani dengan notaris Quebec) sebagai syarat keabsahan. Misalnya, CPA menetapkan bahwa dokumen berikut harus dibuat dalam bentuk kertas jika pedagang dan konsumen hadir dan jika pedagang menawarkan untuk membuat kontrak tersebut sebelum transaksi:

• Kontrak yang dibuat oleh pedagang keliling

• Kontrak kredit

• Kontrak termasuk opsi reguler untuk membeli barang sewaan

• Kontrak penjualan dan kontrak sewa jangka panjang untuk mobil atau sepeda motor bekas

• Kontrak yang terkait dengan hak akomodasi timeshare

• Kontrak layanan untuk pelaksanaan layanan secara berurutan yang melibatkan bimbingan, pelatihan, atau bantuan

• Kontrak layanan yang ditandatangani dengan studio kebugaran

• Kontrak untuk pelaksanaan layanan secara berurutan yang melibatkan penyediaan layanan dari jarak jauh

• Kontrak layanan pembersihan utang

CCQ menetapkan bahwa kontrak berikut (dan mungkin kontrak lainnya) harus dinotariskan sesuai dengan prosedur notaris tertentu:

• Kontrak pernikahan

• Surat wasiat

• Deklarasi kepemilikan bersama

• Otorisasi dan surat kuasa perlindungan

• Dalam kasus subrogasi, instrumen pinjaman atau pembebasan

• Hipotesis yang menguntungkan perwakilan hipotesis, kecuali hipotesis bergerak yang dikirimkan

Banyak dokumen yang memerlukan tanda tangan notaris akan diizinkan untuk ditandatangani dari jarak jauh dalam keadaan khusus atas kebijaksanaan notaris.

Provinsi dan wilayah lain

Undang-Undang E-Commerce dan Informasi Manitoba hanya secara eksplisit menetapkan bahwa surat perintah yang dapat dinegosiasikan, termasuk dokumen kepemilikan yang dapat dialihkan, tidak dapat ditandatangani secara elektronik.

Semua peraturan UECA provinsi dan wilayah lainnya tidak mengizinkan tanda tangan elektronik untuk hal berikut:

• Surat wasiat

• Perwalian yang dibuat oleh surat wasiat

• Surat kuasa, selama surat kuasa tersebut berkaitan dengan urusan keuangan

• Pendelegasian dan akta notaris