Giải thích về tuân thủ chữ ký điện tử tại Nhật Bản

Chữ ký điện tử có hợp pháp ở Nhật Bản không? Chữ ký điện tử chủ yếu chịu sự điều chỉnh của luật nào?

Chữ ký điện tử là hợp pháp ở Nhật Bản, chữ ký điện tử Nhật Bản chủ yếu chịu sự điều chỉnh của Luật Chữ ký điện tử và Nghiệp vụ chứng thực có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2001 (Luật số 102 ngày 31 tháng 5 năm 2000) (gọi tắt là “Luật Chữ ký điện tử”), Luật Thúc đẩy sử dụng phương pháp viết ủy quyền điện tử có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2018 (“Luật E-POA”) và Luật sửa đổi đăng ký công ty theo Luật sửa đổi đăng ký công ty có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2000 (“Luật sửa đổi đăng ký công ty năm 2000”).

Chữ ký điện tử của Nhật Bản là gì?

“Chữ ký điện tử” được định nghĩa trong Luật Chữ ký điện tử là các biện pháp được thực hiện đối với thông tin có thể được ghi lại trong hồ sơ điện từ (hồ sơ được chuẩn bị dưới dạng điện tử, dạng từ tính hoặc bất kỳ dạng nào khác mà các giác quan của con người không thể cảm nhận được, được sử dụng để xử lý thông tin của máy tính).

Yêu cầu về tính hiệu lực của chữ ký điện tử Nhật Bản là gì?

Theo Luật Chữ ký điện tử, nếu chữ ký điện tử đáp ứng các yêu cầu sau, thì chữ ký điện tử được coi là hợp lệ và xác thực:

• Chữ ký điện tử trên tài liệu được thực hiện bởi người ký;

• Chữ ký điện tử chỉ có thể được sử dụng bởi chính người đó (thông qua việc quản lý thích hợp mã và thực tiễn).

Nhật Bản công nhận những loại chữ ký điện tử nào? Mỗi loại có những yêu cầu gì?

Chữ ký điện tử đáp ứng các định nghĩa được quy định trong Luật Chữ ký điện tử có cùng tính cưỡng chế/tính chấp nhận như chữ ký “ướt”.

Luật pháp Nhật Bản không phân biệt giữa chữ ký số dựa trên chứng chỉ và chữ ký điện tử về mặt tính cưỡng chế/tính chấp nhận. Chữ ký số dựa trên chứng chỉ chủ yếu được sử dụng để nộp tài liệu điện tử cho các cơ quan chính phủ. Hầu hết các hệ thống khai báo điện tử của chính phủ đều yêu cầu xác thực danh tính bởi Cơ sở hạ tầng khóa công khai Nhật Bản (“JPKI”) hoặc nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền. Luật Chữ ký điện tử quy định các yêu cầu đối với các dịch vụ xác thực danh tính cụ thể, bao gồm xác thực danh tính bởi cơ sở hạ tầng khóa công khai và các nhà cung cấp được ủy quyền của các dịch vụ xác thực danh tính cụ thể, đây là cơ sở của chữ ký số.

Tại Nhật Bản, những trường hợp nào thường không yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử?

Việc sử dụng chữ ký điện tử thường không được yêu cầu trong các trường hợp bao gồm nhưng không giới hạn ở những trường hợp sau:

• Nguồn nhân lực

• Mua sắm

• Nghị quyết của công ty

• Thỏa thuận bảo mật

• Giấy phép phần mềm

• Y tế

• Ngân hàng

• Bất động sản

• Cho vay

• Giấy tờ động sản

• Bảo hiểm

• Giáo dục

• Khoa học đời sống

• Lĩnh vực công nghệ

• Tài liệu cần công chứng

• Tài liệu cần ghi lại

• Giao dịch tiêu dùng, v.v.

Những trường hợp nào không được sử dụng chữ ký điện tử ở Nhật Bản?

Không được sử dụng chữ ký điện tử trong các trường hợp sau:

• Văn bản giải thích các vấn đề quan trọng trong giao dịch bất động sản

• Hợp đồng cho thuê đất/nhà có thời hạn cố định cho mục đích thương mại

• Hợp đồng dịch vụ quản lý chung cư, v.v.

• Các tài liệu như hợp đồng trước và sau khi cung cấp các dịch vụ liên tục cụ thể, v.v.

• Văn bản thời gian chờ của công cụ tài chính

• Di chúc