Penjelasan Pematuhan Tandatangan Elektronik Jepun

Adakah tandatangan elektronik sah di sisi undang-undang di Jepun? Undang-undang utama manakah yang mengawal selia tandatangan elektronik?

Tandatangan elektronik adalah sah di sisi undang-undang di Jepun dan dikawal selia terutamanya oleh Akta Tandatangan Elektronik dan Perniagaan Pensijilan (Akta No. 102 bertarikh 31 Mei 2000) yang berkuat kuasa pada 1 April 2001 (dirujuk sebagai “Akta Tandatangan Elektronik”), Akta Menggalakkan Penggunaan Kaedah Penulisan Elektronik yang berkuat kuasa pada 1 Januari 2018 (“Akta E-POA”) dan Akta Pindaan Pendaftaran Syarikat yang berkuat kuasa pada 1 Oktober 2000 (“Akta Pindaan Pendaftaran Syarikat 2000”).

Apakah tandatangan elektronik Jepun?

“Tandatangan elektronik” ditakrifkan oleh Akta Tandatangan Elektronik sebagai langkah yang diambil ke atas maklumat yang boleh direkodkan dalam rekod elektromagnet (rekod yang disediakan dalam bentuk elektronik, bentuk magnetik atau sebarang bentuk lain yang tidak dapat dikesan oleh deria manusia, untuk pemprosesan maklumat oleh komputer).

Apakah keperluan untuk kesahan tandatangan elektronik di Jepun?

Menurut Akta Tandatangan Elektronik, tandatangan elektronik dianggap sah dan sahih jika keperluan berikut dipenuhi:

• Tandatangan elektronik pada dokumen itu dilaksanakan oleh penandatangan;

• Tandatangan elektronik hanya boleh digunakan oleh orang itu sendiri (melalui pengurusan kod dan amalan yang sesuai).

Apakah jenis tandatangan elektronik yang diiktiraf di Jepun? Apakah keperluan untuk setiap satunya?

Tandatangan elektronik yang memenuhi definisi yang ditetapkan dalam Akta Tandatangan Elektronik mempunyai anggapan kebolehkuatkuasaan/kebolehterimaan yang sama seperti tandatangan “basah”.

Undang-undang Jepun tidak membezakan antara tandatangan digital berasaskan sijil dan tandatangan elektronik dari segi kebolehkuatkuasaan/kebolehterimaan. Tandatangan digital berasaskan sijil digunakan terutamanya untuk menyerahkan dokumen elektronik kepada jabatan kerajaan. Kebanyakan sistem pemfailan elektronik kerajaan memerlukan pengesahan oleh Infrastruktur Kunci Awam Jepun (“JPKI”) atau penyedia perkhidmatan yang diberi kuasa. Akta Tandatangan Elektronik menetapkan keperluan untuk perkhidmatan pengesahan identiti tertentu, termasuk pengesahan oleh infrastruktur kunci awam dan penyedia yang diberi kuasa bagi perkhidmatan pengesahan identiti tertentu, yang membentuk asas tandatangan digital.

Dalam senario manakah di Jepun penggunaan tandatangan elektronik biasanya tidak memerlukan sebarang keperluan?

Penggunaan tandatangan elektronik biasanya tidak diperlukan dalam senario berikut, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Sumber manusia

• Perolehan

• Resolusi syarikat

• Perjanjian kerahsiaan

• Lesen perisian

• Perubatan

• Perbankan

• Hartanah

• Pinjaman

• Industri kertas harta alih

• Insurans

• Pendidikan

• Sains hayat

• Sektor teknologi

• Dokumen yang memerlukan notari

• Dokumen untuk direkodkan

• Urus niaga pengguna, dsb.

Dalam keadaan manakah tandatangan elektronik tidak boleh digunakan di Jepun?

Tandatangan elektronik tidak boleh digunakan dalam senario berikut:

• Penyata perkara penting untuk urus niaga hartanah

• Kontrak pajakan tanah/bangunan tempoh tetap untuk tujuan komersial

• Kontrak perkhidmatan pengurusan kondominium, dsb.

• Dokumen seperti kontrak sebelum dan selepas menyediakan perkhidmatan berterusan tertentu, dsb.

• Surat tempoh bertenang instrumen kewangan

• Wasiat