Déclaration de conformité de la signature électronique au Japon

La signature électronique est-elle légale au Japon ? Quelles sont les principales lois qui régissent les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques sont légales au Japon et sont principalement régies par la loi sur les signatures électroniques et les activités de certification (loi n° 102 du 31 mai 2000) entrée en vigueur le 1er avril 2001 (la « loi sur les signatures électroniques »), la loi sur la promotion de l’utilisation des écritures électroniques d’autorisation (« loi E-POA ») entrée en vigueur le 1er janvier 2018 et la loi révisée sur l’enregistrement des sociétés (la « loi révisée sur l’enregistrement des sociétés de 2000 ») en vertu de laquelle elle est entrée en vigueur le 1er octobre 2000.

Qu’est-ce qu’une signature électronique au Japon ?

La « signature électronique » est définie dans la loi sur les signatures électroniques comme une mesure prise sur les informations qui peuvent être enregistrées dans un enregistrement électromagnétique (un enregistrement préparé sous forme électronique, magnétique ou toute autre forme imperceptible par les sens humains, utilisé pour le traitement de l’information par un ordinateur).

Quelles sont les exigences de validité d’une signature électronique au Japon ?

En vertu de la loi sur les signatures électroniques, une signature électronique est présumée valide et authentique si elle satisfait aux exigences suivantes :

• La signature électronique sur le document est apposée par le signataire ;

• La signature électronique ne peut être utilisée que par la personne elle-même (grâce à une gestion appropriée des codes et des pratiques).

Quels sont les types de signatures électroniques reconnus au Japon ? Quelles sont les exigences pour chacun d’eux ?

Une signature électronique qui répond à la définition énoncée dans la loi sur les signatures électroniques a la même présomption d’exécution/d’admissibilité qu’une signature « manuscrite ».

La loi japonaise ne fait pas de distinction entre les signatures numériques basées sur des certificats et les signatures électroniques en termes d’exécution/d’acceptabilité. Les signatures numériques basées sur des certificats sont principalement utilisées pour soumettre des documents électroniques aux agences gouvernementales. La plupart des systèmes de dépôt électronique du gouvernement exigent une authentification par l’infrastructure japonaise de clés publiques (« JPKI ») ou un fournisseur de services autorisé. La loi sur les signatures électroniques stipule les exigences relatives aux services d’authentification spécifiques, y compris l’authentification par une infrastructure de clés publiques et les fournisseurs autorisés de services d’authentification spécifiques, qui constituent la base des signatures numériques.

Au Japon, dans quels scénarios l’utilisation des signatures électroniques n’est-elle généralement pas requise ?

L’utilisation des signatures électroniques n’est généralement pas requise dans les scénarios suivants, y compris, mais sans s’y limiter :

• Ressources humaines

• Achats

• Résolutions d’entreprise

• Accords de confidentialité

• Licences de logiciels

• Médical

• Secteur bancaire

• Immobilier

• Prêts

• Papier mobilier

• Assurance

• Éducation

• Sciences de la vie

• Secteur technologique

• Documents nécessitant une certification

• Documents à enregistrer

• Transactions avec les consommateurs, etc.

Dans quels cas les signatures électroniques ne peuvent-elles pas être utilisées au Japon ?

Les signatures électroniques ne peuvent pas être utilisées dans les scénarios suivants :

• Documents importants relatifs aux transactions immobilières

• Contrats de location de terrains/bâtiments à durée déterminée à des fins commerciales

• Contrats de services de gestion d’appartements, etc.

• Documents tels que les contrats avant et après la fourniture de services continus spécifiques, etc.

• Période de réflexion des instruments financiers

• Testaments