Hướng dẫn tuân thủ chữ ký điện tử Ukraine

Chữ ký điện tử có hợp pháp ở Ukraine không? Những luật nào chủ yếu điều chỉnh chữ ký điện tử?

Chữ ký điện tử là hợp pháp ở Ukraine và chữ ký điện tử ở Ukraine chủ yếu chịu sự điều chỉnh của Luật số 2155-VIII năm 2017 “Về dịch vụ tin cậy điện tử”, Luật số 851-IV năm 2003 “Về tài liệu điện tử và luồng tài liệu điện tử” (gọi tắt là “Luật Tài liệu điện tử”) và Bộ luật Dân sự số 435-IV năm 2003 (Điều 205-207).

Ukraine công nhận những loại chữ ký điện tử nào? Mỗi loại có những yêu cầu gì?

Ukraine công nhận ba loại chữ ký điện tử, đó là chữ ký điện tử đơn giản, chữ ký điện tử nâng cao và chữ ký điện tử đủ điều kiện.

1. Chữ ký điện tử đơn giản

Là bất kỳ dữ liệu nào ở dạng điện tử được đính kèm hoặc liên kết logic với dữ liệu khác ở dạng điện tử và được người ký sử dụng để ký tài liệu.

2. Chữ ký điện tử nâng cao

Chữ ký điện tử nâng cao cũng phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Được tạo bằng cách chuyển đổi mã hóa dữ liệu điện tử liên quan đến chữ ký này;

• Được tạo bằng thiết bị chữ ký điện tử nâng cao và khóa cá nhân được liên kết duy nhất với người ký;

• Cho phép nhận dạng điện tử của người ký;

• Có thể phát hiện các vi phạm tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử được liên kết với chữ ký này.

3. Chữ ký điện tử đủ điều kiện

Chữ ký điện tử đủ điều kiện được coi là có hiệu lực pháp lý tương đương với chữ ký viết tay nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Đáp ứng các yêu cầu đối với chữ ký điện tử nâng cao;

• Được tạo bằng thiết bị chữ ký điện tử đủ điều kiện (QESD) và khóa cá nhân được lưu trữ trong QESD;

• Dựa trên chứng chỉ khóa công khai đủ điều kiện do nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đủ điều kiện (QTSP) cung cấp;

• Thiết lập mối liên hệ rõ ràng với người ký;

• Đảm bảo kiểm soát duy nhất người ký thông qua khóa cá nhân thích hợp.

Luật Dịch vụ tin cậy điện tử công nhận tính hợp lệ của chữ ký điện tử đủ điều kiện do QTSP nước ngoài phát hành nếu có danh sách các nhà cung cấp dịch vụ tin cậy nước ngoài mà dịch vụ tin cậy của họ được công nhận ở Ukraine theo quy định của điều ước quốc tế hoặc nếu QTSP nước ngoài tuân thủ các yêu cầu của Luật Dịch vụ tin cậy điện tử.

Làm thế nào để phân biệt hiệu lực thi hành của ba loại chữ ký điện tử ở Ukraine?

1. Luật về Tài liệu Điện tử quy định: Tài liệu điện tử không thể bị từ chối là tài liệu hoặc bằng chứng tố tụng chỉ vì nó ở dạng điện tử.

2. Theo Luật về Dịch vụ Tin cậy Điện tử, nếu chữ ký điện tử không đáp ứng các yêu cầu của chữ ký điện tử đủ điều kiện, thì không được coi là không hợp lệ hoặc bị coi là bằng chứng không phù hợp tại tòa án.

Do đó, nếu tài liệu được ký bằng chữ ký điện tử đơn giản hoặc nâng cao thay vì chữ ký điện tử đủ điều kiện, thì tài liệu đó không nên tự động bị coi là không hợp lệ, ngay cả khi luật pháp trực tiếp yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện.

Ở Ukraine, những trường hợp nào có thể sử dụng chữ ký điện tử đơn giản?

Nói chung, ở Ukraine, trong trường hợp luật pháp liên quan không quy định rõ ràng cho phép sử dụng chữ ký điện tử trong một số trường hợp nhất định, các bên có thể thỏa thuận trước bằng văn bản để đồng ý sử dụng chữ ký điện tử để hỗ trợ sự tồn tại, tính xác thực và khả năng chấp nhận hợp lệ của tài liệu có chữ ký điện tử.

Bao gồm nhưng không giới hạn ở các trường hợp sau có thể sử dụng chữ ký điện tử đơn giản:

• Thỏa thuận thương mại giữa các pháp nhân, bao gồm NDA, tài liệu mua hàng, thỏa thuận bán hàng

• Thỏa thuận tiêu dùng, bao gồm tài liệu mở tài khoản bán lẻ mới

Ở Ukraine, những trường hợp nào cần sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện?

Bao gồm nhưng không giới hạn ở các trường hợp sau cần sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện:

• Hành vi của các cơ quan công quyền, cơ quan thành phố, doanh nghiệp nhà nước, tổ chức và tổ chức (Điều 17 của Luật về Dịch vụ Tin cậy Điện tử)

• Các pháp nhân tư nhân và cá nhân nộp tài liệu điện tử hoặc báo cáo cho cơ quan nhà nước (Điều 17 của Luật về Dịch vụ Tin cậy Điện tử, lệnh ngày 6 tháng 6 năm 2017 về trao đổi tài liệu điện tử với cơ quan kiểm soát; lệnh ngày 12 tháng 1 năm 2011 về phê duyệt quy tắc nộp báo cáo điện tử cho cơ quan thống kê nhà nước, v.v.)

• Các thực thể giới thiệu hoặc duy trì quản lý tài liệu điện tử nội bộ (lệnh của Bộ Tư pháp Ukraine “Về việc phê duyệt quy tắc về tài liệu điện tử trong việc lưu giữ hồ sơ và chuẩn bị chuyển giao cho kho lưu trữ”, ngày 11 tháng 11 năm 2014 số 1886/5)

• Hối phiếu (Điều 5 của Luật Ukraine “Về lưu hành hối phiếu”)

• Tài liệu giao dịch, bao gồm hóa đơn và hành vi chấp nhận dịch vụ

Ở Ukraine, những trường hợp nào cần sử dụng chữ ký truyền thống?

Các trường hợp sau cần sử dụng chữ ký truyền thống:

• Giấy chứng nhận thừa kế

• Tài liệu chỉ được ký bằng một bản gốc theo luật (ví dụ: hộ chiếu, giấy khai sinh, v.v.)

• Thỏa thuận cần đăng ký quốc gia hoặc tài liệu cần công chứng

• Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như tài liệu nhân sự cần được lưu giữ hoặc lưu trữ ở dạng giấy (ví dụ: sổ ghi chép việc làm, hồ sơ nhân sự, v.v.)