Cumplimiento de la firma electrónica en Ucrania

¿Es legal la firma electrónica en Ucrania? ¿Qué leyes principales regulan la firma electrónica?

La firma electrónica es legal en Ucrania y está regulada principalmente por la Ley N.º 2155-VIII de 2017, «Sobre los servicios de confianza electrónica», la Ley N.º 851-IV de 2003, «Sobre documentos electrónicos y flujo de documentos electrónicos» (en adelante, la «Ley de documentos electrónicos») y el Código Civil N.º 435-IV de 2003 (artículos 205-207).

¿Qué tipos de firmas electrónicas reconoce Ucrania? ¿Cuáles son los requisitos para cada una?

Ucrania reconoce tres tipos de firmas electrónicas: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.

1. Firma electrónica simple

Se refiere a cualquier dato en forma electrónica que se adjunta o está lógicamente asociado con otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar el documento.

2. Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica avanzada también debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Se crea mediante una conversión criptográfica de los datos electrónicos asociados con esta firma;

• Se crea utilizando un dispositivo de firma electrónica avanzada y una clave privada que están vinculados de forma exclusiva al firmante;

• Permite la identificación electrónica del firmante;

• Es capaz de detectar cualquier violación de la integridad de los datos electrónicos a los que está vinculada esta firma.

3. Firma electrónica cualificada

Se considera que una firma electrónica cualificada tiene la misma validez legal que una firma manuscrita si:

• Cumple con los requisitos de una firma electrónica avanzada;

• Se crea utilizando un dispositivo de firma electrónica cualificado (QESD) y la clave privada se almacena en el QESD;

• Se basa en un certificado de clave pública cualificado proporcionado por un proveedor de servicios de confianza cualificado (QTSP);

• Establece un vínculo claro con el firmante;

• Garantiza el control exclusivo del firmante mediante una clave privada adecuada.

La Ley de servicios de confianza electrónica reconoce la validez de las firmas electrónicas cualificadas emitidas por QTSP extranjeros si existe una lista de proveedores de servicios de confianza extranjeros cuyos servicios de confianza se reconocen en Ucrania en virtud de un tratado internacional o si el QTSP extranjero cumple con los requisitos de la Ley de servicios de confianza electrónica.

¿Cómo distinguir la fuerza ejecutoria de los tres tipos de firmas electrónicas en Ucrania?

1. La Ley de Documentos Electrónicos establece que un documento electrónico no puede ser rechazado como documento o prueba procesal únicamente porque esté en formato electrónico.

2. De acuerdo con la Ley de Servicios de Confianza Electrónica, si una firma electrónica no cumple con los requisitos de una firma electrónica calificada, no puede considerarse inválida ni considerarse una prueba inadecuada ante un tribunal.

Por lo tanto, si un documento se firma con una firma electrónica simple o avanzada en lugar de una firma electrónica calificada, no debe considerarse automáticamente inválido, incluso si la ley exige directamente el uso de una firma electrónica calificada.

En Ucrania, ¿en qué escenarios se puede utilizar una firma electrónica simple?

En general, en Ucrania, en los casos en que la ley pertinente no especifique explícitamente que se permite el uso de una firma electrónica en una situación particular, las partes pueden acordar previamente por escrito el uso de una firma electrónica para respaldar la existencia, autenticidad y aceptabilidad válida de los documentos firmados electrónicamente.

Incluye, entre otros, los siguientes escenarios en los que se puede utilizar una firma electrónica simple:

• Acuerdos comerciales entre entidades corporativas, incluidos NDA, documentos de compra y acuerdos de venta

• Acuerdos con consumidores, incluidos los documentos de apertura de cuentas de nuevos minoristas

En Ucrania, ¿en qué escenarios es necesario utilizar una firma electrónica calificada?

Incluye, entre otros, los siguientes escenarios en los que es necesario utilizar una firma electrónica calificada:

• Actos de organismos públicos, instituciones municipales, empresas estatales, instituciones y organizaciones (artículo 17 de la Ley de Servicios de Confianza Electrónica)

• Presentación de documentos electrónicos o informes a las autoridades estatales por parte de entidades legales privadas y personas físicas (artículo 17 de la Ley de Servicios de Confianza Electrónica, Orden del 6 de junio de 2017 sobre el intercambio de documentos electrónicos con los organismos de control; Orden del 12 de enero de 2011 sobre la aprobación de las normas para la presentación de informes electrónicos a los organismos estatales de estadística, etc.)

• Entidades que introducen o mantienen la gestión interna de documentos electrónicos (Orden del Ministerio de Justicia de Ucrania “Sobre la aprobación de las normas para los documentos electrónicos en el mantenimiento de registros y la preparación para la transferencia a los archivos”, N.º 1886/5 del 11 de noviembre de 2014)

• Pagarés (artículo 5 de la Ley de Ucrania “Sobre la circulación de pagarés”)

• Documentos de transacción, incluidas las facturas y los actos de aceptación de servicios

En Ucrania, ¿en qué escenarios es necesario utilizar una firma tradicional?

Los siguientes escenarios requieren el uso de una firma tradicional:

• Certificados de herencia

• Documentos que, según la ley, se firman solo en un solo original (por ejemplo, pasaportes, certificados de nacimiento, etc.)

• Acuerdos que requieren registro estatal o documentos que requieren certificación notarial

• Otros documentos prescritos por la ley, como los documentos de recursos humanos que deben conservarse o archivarse en formato papel (por ejemplo, libros de registro de empleo, archivos de personal, etc.)