Penjelasan Kepatuhan Tanda Tangan Elektronik Ukraina

Apakah tanda tangan elektronik legal di Ukraina? Hukum apa yang terutama mengatur tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik legal di Ukraina, dan tanda tangan elektronik di Ukraina terutama diatur oleh Undang-Undang No. 2155-VIII Tahun 2017 tentang Layanan Kepercayaan Elektronik, Undang-Undang No. 851-IV Tahun 2003 tentang Dokumen Elektronik dan Aliran Dokumen Elektronik (selanjutnya disebut “Undang-Undang Dokumen Elektronik”), dan KUH Perdata No. 435-IV Tahun 2003 (Pasal 205-207).

Jenis tanda tangan elektronik apa yang diakui oleh Ukraina? Apa saja persyaratannya?

Ukraina mengakui tiga jenis tanda tangan elektronik, yaitu tanda tangan elektronik sederhana, tanda tangan elektronik tingkat lanjut, dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

1. Tanda Tangan Elektronik Sederhana

Merupakan data dalam bentuk elektronik yang dilampirkan atau secara logis terkait dengan data lain dalam bentuk elektronik dan digunakan oleh penanda tangan untuk menandatangani dokumen.

2. Tanda Tangan Elektronik Tingkat Lanjut

Tanda tangan elektronik tingkat lanjut juga harus memenuhi persyaratan berikut:

• Dibuat melalui transformasi enkripsi data elektronik yang terkait dengan tanda tangan ini;

• Dibuat menggunakan perangkat tanda tangan elektronik tingkat lanjut dan kunci pribadi yang secara unik terkait dengan penanda tangan;

• Mengaktifkan identifikasi elektronik penanda tangan;

• Mampu mendeteksi pelanggaran integritas data elektronik yang ditautkan oleh tanda tangan ini.

3. Tanda Tangan Elektronik yang Memenuhi Syarat

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat dianggap memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah jika kondisi berikut terpenuhi:

• Memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik tingkat lanjut;

• Dibuat menggunakan perangkat tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (QESD), dan kunci pribadi disimpan di QESD;

• Berdasarkan sertifikat kunci publik yang memenuhi syarat yang disediakan oleh penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat (QTSP);

• Menjalin hubungan yang jelas dengan penanda tangan;

• Memastikan kontrol unik atas penanda tangan melalui kunci pribadi yang sesuai.

Undang-Undang Layanan Kepercayaan Elektronik mengakui validitas tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat yang diterbitkan oleh QTSP asing jika ada perjanjian internasional yang menetapkan bahwa layanan kepercayaannya diakui di Ukraina, atau jika QTSP asing memenuhi persyaratan Undang-Undang Layanan Kepercayaan Elektronik.

Bagaimana Perbedaan Kekuatan Hukum dari Tiga Jenis Tanda Tangan Elektronik di Ukraina?

1. Undang-Undang tentang Dokumen Elektronik menyatakan: Dokumen elektronik tidak boleh ditolak sebagai dokumen atau bukti prosedural hanya karena berbentuk elektronik.

2. Berdasarkan Undang-Undang tentang Layanan Kepercayaan Elektronik, jika tanda tangan elektronik tidak memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, maka tidak dapat dianggap tidak sah atau dianggap sebagai bukti yang tidak pantas di pengadilan.

Oleh karena itu, jika dokumen ditandatangani melalui tanda tangan elektronik sederhana atau tingkat lanjut, bukan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, dokumen tersebut tidak boleh secara otomatis dianggap tidak sah, meskipun undang-undang secara langsung mengharuskan penggunaan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Dalam Skenario Apa Tanda Tangan Elektronik Sederhana Dapat Digunakan di Ukraina?

Secara umum, di Ukraina, jika undang-undang terkait tidak secara eksplisit menetapkan bahwa tanda tangan elektronik diizinkan untuk digunakan dalam keadaan tertentu, kedua belah pihak dapat menyetujui secara tertulis sebelumnya untuk menggunakan tanda tangan elektronik untuk mendukung keberadaan, keaslian, dan penerimaan yang sah dari dokumen yang ditandatangani secara elektronik.

Termasuk tetapi tidak terbatas pada skenario berikut di mana tanda tangan elektronik sederhana dapat digunakan:

• Perjanjian komersial antara badan usaha, termasuk NDA, dokumen pengadaan, perjanjian penjualan

• Perjanjian konsumen, termasuk dokumen pembukaan rekening ritel baru

Dalam Skenario Apa Tanda Tangan Elektronik yang Memenuhi Syarat Harus Digunakan di Ukraina?

Termasuk tetapi tidak terbatas pada skenario berikut di mana tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat harus digunakan:

• Tindakan lembaga publik, lembaga kota, perusahaan negara, lembaga, dan organisasi (Pasal 17 Undang-Undang tentang Layanan Kepercayaan Elektronik)

• Entitas hukum swasta dan individu yang menyerahkan dokumen elektronik atau melaporkan ke otoritas negara (Pasal 17 Undang-Undang tentang Layanan Kepercayaan Elektronik, perintah tanggal 6 Juni 2017 tentang pertukaran dokumen elektronik dengan lembaga pengawas; perintah tanggal 12 Januari 2011 tentang persetujuan aturan untuk menyerahkan laporan elektronik ke lembaga statistik negara, dll.)

• Entitas yang memperkenalkan atau memelihara manajemen dokumen elektronik internal (Perintah Kementerian Kehakiman Ukraina “Tentang Persetujuan Aturan untuk Dokumen Elektronik dalam Penyimpanan Catatan dan Persiapan untuk Transfer ke Arsip”, No. 1886/5 tanggal 11 November 2014)

• Promes (Pasal 5 Undang-Undang Ukraina “Tentang Peredaran Promes”)

• Dokumen transaksi, termasuk faktur dan tindakan penerimaan layanan

Dalam Skenario Apa Tanda Tangan Tradisional Harus Digunakan di Ukraina?

Skenario berikut mengharuskan penggunaan tanda tangan tradisional:

• Sertifikat warisan

• Dokumen yang ditandatangani hanya dalam satu salinan asli sesuai dengan hukum (misalnya, paspor, akta kelahiran, dll.)

• Perjanjian yang memerlukan pendaftaran negara atau dokumen yang memerlukan notarisasi

• Dokumen lain yang diatur oleh hukum, seperti dokumen sumber daya manusia yang perlu disimpan atau diarsipkan dalam bentuk kertas (misalnya, buku catatan kerja, arsip personel, dll.)