Déclaration de conformité de la signature électronique ukrainienne

La signature électronique est-elle légale en Ukraine ? Quelles sont les principales lois qui régissent les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques sont légales en Ukraine et sont principalement régies par la loi n° 2155-VIII de 2017 « Sur les services de confiance électronique », la loi n° 851-IV de 2003 « Sur les documents électroniques et le flux de documents électroniques » (ci-après dénommée la « loi sur les documents électroniques ») et le Code civil n° 435-IV de 2003 (articles 205 à 207).

Quels types de signatures électroniques sont reconnus en Ukraine ? Quelles sont les exigences pour chacun ?

L’Ukraine reconnaît trois types de signatures électroniques, à savoir la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.

1. Signature électronique simple

Fait référence à toutes les données sous forme électronique qui sont jointes ou logiquement associées à d’autres données sous forme électronique et qui sont utilisées par le signataire pour signer un document.

2. Signature électronique avancée

La signature électronique avancée doit également répondre aux exigences suivantes :

• Être créée par une conversion de chiffrement des données électroniques associées à cette signature ;

• Être créée à l’aide d’un dispositif de signature électronique avancée et d’une clé privée qui sont uniquement associés au signataire ;

• Permettre l’identification électronique du signataire ;

• Être capable de détecter les violations de l’intégrité des données électroniques liées à cette signature.

3. Signature électronique qualifiée

Une signature électronique qualifiée est réputée avoir la même valeur juridique qu’une signature manuscrite si les conditions suivantes sont remplies :

• Elle répond aux exigences d’une signature électronique avancée ;

• Elle est créée à l’aide d’un dispositif de signature électronique qualifié (QESD), et la clé privée est stockée dans le QESD ;

• Elle est basée sur un certificat de clé publique qualifié fourni par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP) ;

• Elle établit un lien clair avec le signataire ;

• Elle garantit un contrôle unique du signataire au moyen d’une clé privée appropriée.

La loi sur les services de confiance électronique reconnaît la validité des signatures électroniques qualifiées émises par un QTSP étranger s’il existe une liste de prestataires de services de confiance étrangers dont les services de confiance sont reconnus en Ukraine par un traité international ou si le QTSP étranger est conforme aux exigences de la loi sur les services de confiance électronique.

Comment distinguer la force exécutoire des trois types de signatures électroniques en Ukraine ?

1. La « Loi sur les documents électroniques » stipule que les documents électroniques ne peuvent être rejetés comme documents de procédure ou preuves uniquement parce qu’ils sont sous forme électronique.

2. Conformément à la « Loi sur les services de confiance électronique », si une signature électronique ne répond pas aux exigences d’une signature électronique qualifiée, elle ne peut pas être considérée comme invalide ou comme une preuve inappropriée devant un tribunal.

Par conséquent, si un document est signé avec une signature électronique simple ou avancée au lieu d’une signature électronique qualifiée, il ne doit pas être automatiquement considéré comme invalide, même si la loi exige directement l’utilisation d’une signature électronique qualifiée.

Dans quels cas une signature électronique simple peut-elle être utilisée en Ukraine ?

En général, en Ukraine, dans les cas où les lois pertinentes ne stipulent pas explicitement qu’une signature électronique peut être utilisée dans des circonstances spécifiques, les deux parties peuvent convenir au préalable par écrit d’utiliser une signature électronique pour étayer l’existence, l’authenticité et l’acceptabilité effective des documents signés électroniquement.

Les cas suivants, entre autres, peuvent utiliser une signature électronique simple :

• Accords commerciaux entre des entités commerciales, y compris les accords de confidentialité, les documents d’achat et les contrats de vente

• Accords de consommation, y compris les documents d’ouverture de compte de la nouvelle vente au détail

Dans quels cas une signature électronique qualifiée doit-elle être utilisée en Ukraine ?

Les cas suivants, entre autres, doivent utiliser une signature électronique qualifiée :

• Actes des organismes publics, des institutions municipales, des entreprises, des institutions et des organisations publiques (article 17 de la « Loi sur les services de confiance électronique »)

• Soumission de documents électroniques ou de rapports aux autorités nationales par des personnes morales privées et des particuliers (article 17 de la « Loi sur les services de confiance électronique », arrêté du 6 juin 2017 relatif à l’échange de documents électroniques avec les organismes de contrôle ; arrêté du 12 janvier 2011 relatif à l’approbation des règles de soumission de rapports électroniques aux organismes nationaux de statistique, etc.)

• Entités qui introduisent ou maintiennent la gestion interne des documents électroniques (arrêté du ministère de la Justice ukrainien « concernant l’approbation des règles relatives aux documents électroniques dans la conservation des enregistrements et la préparation du transfert aux archives », n° 1886/5 du 11 novembre 2014)

• Billets à ordre (article 5 de la loi ukrainienne « sur la circulation des billets à ordre »)

• Documents de transaction, y compris les factures et les actes d’acceptation de services

Dans quels cas une signature traditionnelle doit-elle être utilisée en Ukraine ?

Une signature traditionnelle doit être utilisée dans les cas suivants :

• Certificats de succession

• Documents qui, en vertu de la loi, sont signés en un seul exemplaire original (par exemple, passeports, certificats de naissance, etc.)

• Accords qui nécessitent un enregistrement national ou des documents qui nécessitent une certification notariée

• Autres documents prescrits par la loi, tels que les documents relatifs aux ressources humaines qui doivent être conservés ou archivés sous forme papier (par exemple, les registres de travail, les dossiers du personnel, etc.)