Dichiarazione di conformità della firma elettronica ucraina

Le firme elettroniche sono legali in Ucraina? Quali sono le principali leggi che regolano le firme elettroniche?

Le firme elettroniche sono legali in Ucraina e sono principalmente regolate dalla legge n. 2155-VIII del 2017 sui servizi fiduciari elettronici, dalla legge n. 851-IV del 2003 sui documenti elettronici e sul flusso di documenti elettronici (di seguito denominata “Legge sui documenti elettronici”) e dal codice civile n. 435-IV del 2003 (articoli 205-207).

Quali tipi di firme elettroniche sono riconosciuti in Ucraina? Quali sono i rispettivi requisiti?

L’Ucraina riconosce tre tipi di firme elettroniche, ovvero la firma elettronica semplice, la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata.

1. Firma elettronica semplice

Si riferisce a qualsiasi dato in forma elettronica che è allegato o logicamente associato ad altri dati in forma elettronica e che è utilizzato dal firmatario per firmare un documento.

2. Firma elettronica avanzata

La firma elettronica avanzata deve inoltre soddisfare i seguenti requisiti:

• È creata tramite una trasformazione crittografica dei dati elettronici associati a tale firma;

• È creata utilizzando un dispositivo di firma elettronica avanzata e una chiave privata univocamente associati al firmatario;

• Consente l’identificazione elettronica del firmatario;

• È in grado di rilevare eventuali violazioni dell’integrità dei dati elettronici a cui è collegata tale firma.

3. Firma elettronica qualificata

Una firma elettronica qualificata è considerata equivalente a una firma autografa se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

• Soddisfa i requisiti per una firma elettronica avanzata;

• È creata utilizzando un dispositivo di firma elettronica qualificata (QESD) e la chiave privata è memorizzata nel QESD;

• Si basa su un certificato di chiave pubblica qualificato fornito da un fornitore di servizi fiduciari qualificato (QTSP);

• Stabilisce un collegamento univoco con il firmatario;

• Garantisce il controllo esclusivo del firmatario tramite una chiave privata appropriata.

La legge sui servizi fiduciari elettronici riconosce la validità delle firme elettroniche qualificate emesse da QTSP stranieri se esiste un trattato internazionale che prevede il riconoscimento dei loro servizi fiduciari in Ucraina o se il QTSP straniero è conforme ai requisiti della legge sui servizi fiduciari elettronici.

## Come distinguere l'esecutività di tre tipi di firma elettronica in Ucraina?

1. La legge sui documenti elettronici stabilisce che un documento elettronico non può essere rifiutato come documento procedurale o prova solo perché è in formato elettronico.

2. Ai sensi della legge sui servizi fiduciari elettronici, se una firma elettronica non soddisfa i requisiti di una firma elettronica qualificata, non può essere considerata non valida o considerata una prova inadeguata in tribunale.

Pertanto, se un documento è firmato con una firma elettronica semplice o avanzata anziché con una firma elettronica qualificata, non deve essere automaticamente considerato non valido, anche se la legge richiede direttamente l’uso di una firma elettronica qualificata.

In quali scenari è possibile utilizzare una firma elettronica semplice in Ucraina?

In generale, in Ucraina, nel caso in cui le leggi pertinenti non specifichino esplicitamente che l’uso di una firma elettronica è consentito in determinate circostanze, le parti possono concordare preventivamente per iscritto di utilizzare una firma elettronica per supportare l’esistenza, l’autenticità e l’accettabilità effettiva dei documenti firmati elettronicamente.

Inclusi, ma non limitati a, i seguenti scenari in cui è possibile utilizzare una firma elettronica semplice:

• Accordi commerciali tra entità aziendali, inclusi NDA, documenti di acquisto, accordi di vendita

• Accordi con i consumatori, inclusi i documenti di apertura di nuovi conti al dettaglio

In quali scenari è necessario utilizzare una firma elettronica qualificata in Ucraina?

Inclusi, ma non limitati a, i seguenti scenari in cui è necessario utilizzare una firma elettronica qualificata:

• Atti di enti pubblici, enti municipali, imprese statali, istituzioni e organizzazioni (articolo 17 della legge sui servizi fiduciari elettronici)

• Entità legali private e individui che presentano documenti elettronici o rapporti alle autorità statali (articolo 17 della legge sui servizi fiduciari elettronici, ordinanza del 6 giugno 2017 sullo scambio di documenti elettronici con gli organi di controllo; ordinanza del 12 gennaio 2011 sull’approvazione delle regole per la presentazione di rapporti elettronici agli organi statistici statali, ecc.)

• Entità che introducono o mantengono la gestione interna dei documenti elettronici (ordinanza del Ministero della Giustizia ucraino “Sull’approvazione delle regole per i documenti elettronici nella conservazione dei documenti e nella preparazione per il trasferimento agli archivi”, n. 1886/5 dell’11 novembre 2014)

• Cambiale (articolo 5 della legge ucraina “Sulla circolazione delle cambiali”)

• Documenti di transazione, comprese fatture e atti di accettazione del servizio

In quali scenari è necessario utilizzare una firma tradizionale in Ucraina?

È necessario utilizzare una firma tradizionale nei seguenti scenari:

• Certificato di successione

• Documenti firmati in un’unica copia originale ai sensi della legge (ad esempio, passaporto, certificato di nascita, ecc.)

• Accordi che richiedono la registrazione statale o documenti che richiedono l’autenticazione notarile

• Altri documenti prescritti dalla legge, come i documenti delle risorse umane che devono essere conservati o archiviati in formato cartaceo (ad esempio, libri di registrazione del lavoro, fascicoli personali, ecc.)