Comment créer un formulaire numérique avec signature : Guide étape par étape

Dans l’environnement numérique actuel en évolution rapide, les entreprises comme les particuliers passent des documents papier aux formulaires numériques pour tout, des contrats à l’intégration des RH en passant par les autorisations des clients. Un élément essentiel des formulaires numériques est la capture de signatures juridiquement contraignantes. Alors, comment créer un formulaire numérique avec des champs de signature qui soit conforme aux lois locales, en particulier dans des régions comme Hong Kong et l’Asie du Sud-Est ?

Ce guide vous expliquera comment créer un formulaire numérique avec des capacités de signature, tout en tenant compte de la conformité légale, de la sécurité et de la facilité d’utilisation.

Pourquoi ajouter des signatures aux formulaires numériques ?

L’ajout de signatures aux formulaires numériques rationalise non seulement les flux de travail, mais améliore également la sécurité et garantit la conformité aux réglementations légales. Dans de nombreuses régions, les signatures numériques doivent respecter les exigences légales suivantes :

• L’ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553) à Hong Kong,
• La loi de 2000 sur le commerce électronique en Malaisie,
• La loi de 2010 sur les transactions électroniques à Singapour.

Ces lois dictent généralement la manière dont les signatures numériques sont générées, vérifiées et stockées. Dans la plupart des pays d’Asie du Sud-Est, les signatures numériques qui utilisent des mécanismes d’authentification basés sur des certificats sont plus sûres et juridiquement contraignantes.

Étape 1 : Choisir un outil de création de formulaires qui prend en charge les signatures électroniques

Tout d’abord, choisissez une plateforme de création de formulaires qui peut intégrer des signatures électroniques. Certaines plateformes populaires incluent :

• JotForm
• Google Forms (nécessite des modules complémentaires tiers)
• Typeform
• Outils d’édition de PDF, tels qu’Adobe Acrobat

Cependant, pour des fonctionnalités plus robustes et une meilleure conformité aux lois locales, il est recommandé d’utiliser une plateforme conçue à cet effet, telle que eSignGlobal.

eSignGlobal est conçu pour les utilisateurs de la région Asie-Pacifique, en tenant compte des différents environnements linguistiques et systèmes juridiques, et prend en charge des méthodes de conformité telles que les journaux d’horodatage et les certificats numériques locaux.

Étape 2 : Concevoir la mise en page du formulaire

Préparez les champs suivants en fonction de vos besoins, par exemple :

• Nom
• Coordonnées
• Case à cocher d’accord
• Champ de signature

La plupart des plateformes de formulaires numériques vous permettent d’ajouter ces composants par glisser-déposer. Assurez-vous que la mise en page du formulaire est claire et facile à lire. Si le formulaire est utilisé pour des contrats ou des accords juridiques, il est recommandé d’ajouter une section des conditions générales que les utilisateurs peuvent lire avant de signer.

Conseil de pro : à Hong Kong et en Asie du Sud-Est, il est recommandé d’ajouter une connexion avec vérification (telle que l’authentification OTP à double facteur ou l’authentification par carte d’identité électronique) pour renforcer l’authentification de l’identité.

Étape 3 : Ajouter un champ de signature numérique

Il suffit généralement de faire glisser un champ “Signature” ou “Signature numérique” dans le formulaire. Cependant, à ce stade, il faut accorder une attention particulière à la conformité.

Il existe principalement deux types de signatures :

• Signature électronique (eSig) : Simple fonction de signature par clic, sans authentification de l’identité.
• Signature numérique : Signature cryptée avancée qui vérifie l’identité du signataire sur la base d’un certificat numérique.

Dans la plupart des procédures juridiques à Hong Kong et en Asie du Sud-Est, il est plus recommandé d’utiliser des signatures numériques, car elles sont plus conformes et plus sûres.

L’utilisation d’une plateforme telle que eSignGlobal permet d’intégrer des signatures numériques basées sur des certificats, compatibles avec les autorités de certification agréées par Adobe et conformes aux réglementations légales locales.

Étape 4 : Activer les paramètres de notification et d’authentification

Un formulaire numérique qualifié doit notifier toutes les parties concernées après la soumission du formulaire. La plupart des plateformes de signature prennent en charge :

• L’envoi de copies des formulaires signés par e-mail
• L’authentification de l’identité par e-mail, SMS ou carte d’identité électronique
• La fonction de suivi d’audit en temps réel

Par exemple, eSignGlobal fournit des journaux d’audit détaillés qui enregistrent l’adresse IP, l’horodatage et l’identité de l’utilisateur de chaque signature, ce qui est extrêmement utile pour les exigences légales à Hong Kong et dans d’autres régions d’Asie du Sud-Est.

Ces fonctions aident à répondre aux exigences de conformité de l’ordonnance sur les données personnelles (vie privée) de Hong Kong et des nombreuses lois sur la protection des données (PDPA) des pays d’Asie du Sud-Est.

Étape 5 : Tester le formulaire avant sa mise en ligne

Avant d’activer officiellement le formulaire numérique, plusieurs séries de tests internes doivent être effectuées pour vérifier les points suivants :

• La compatibilité avec plusieurs appareils (téléphones, tablettes, ordinateurs de bureau)
• La fluidité du processus de signature
• La clarté et la facilité de compréhension des messages d’erreur

Si le groupe cible comprend des clients ou des parties prenantes internationales, il est recommandé de simuler des tests avec des signataires internationaux.

Étape 6 : Publier et maintenir votre formulaire numérique

Une fois les tests terminés, le formulaire peut être publié via un site web, un e-mail ou un lien sécurisé. Cependant, il convient de noter que la conformité des signatures numériques n’est pas un processus ponctuel et doit être effectuée régulièrement :

• Mettre à jour le contenu des conditions générales
• Vérifier les dernières lois et réglementations applicables (telles que les directives de mise à jour de la PDPA)
• Stocker les enregistrements en toute sécurité sur une plateforme cloud conforme aux normes GDPR/PDPA

Les plateformes cloud telles que eSignGlobal mettent à jour les modules de conformité conformément aux réglementations locales, ce qui permet aux utilisateurs de maintenir facilement un état de conformité continu.

Considérations juridiques pour Hong Kong et l’Asie du Sud-Est

Le niveau de reconnaissance des signatures électroniques et numériques varie d’une juridiction à l’autre dans cette région :

• À Hong Kong, le gouvernement reconnaît les signatures numériques “fiables” en vertu du chapitre 553, qui exige le respect des normes d’authentification de l’identité.
• En Malaisie, en vertu de l’article 62 de la loi de 1997 sur les signatures numériques, les signatures numériques doivent être émises par un organisme de certification agréé.
• À Singapour, la loi de 2010 sur les transactions électroniques exige que les signatures soient des signatures numériques sécurisées et qu’elles soient correctement vérifiées pour avoir une valeur juridique.

En cas de doute, il est recommandé d’utiliser un fournisseur de services de signature numérique réputé qui prend en charge les mécanismes de conformité locaux.

Recommandations de synthèse

La création de formulaires électroniques avec des fonctions de signature numérique simplifie non seulement les processus opérationnels, mais vous aide également à répondre aux exigences croissantes en matière de sécurité numérique et de conformité à la vie privée. Dans un contexte de réglementations mondiales et locales de plus en plus strictes, le choix d’une solution fiable et dotée de capacités de conformité locales est votre meilleure garantie.

Vous recherchez une alternative à Docusign adaptée à Hong Kong ou à l’Asie du Sud-Est ?

Si votre entreprise ou organisation est située dans cette région, eSignGlobal est une excellente plateforme alternative à Docusign, plus proche des exigences réglementaires locales. Elle prend en charge les fonctions multilingues, la vérification de la sécurité des certificats et l’hébergement des données régionales.

Que vous fassiez progresser la numérisation des processus d’entreprise à Kowloon, Kuala Lumpur ou Jakarta, vous pouvez compter sur eSignGlobal pour une expérience de signature numérique conforme, sécurisée et simple à intégrer.

Maintenant que vous savez comment créer un formulaire numérique avec une fonction de signature, pourquoi ne pas commencer tout de suite ? Créez dès aujourd’hui des processus de documentation numérique efficaces et conformes aux réglementations régionales.