Como Criar Formulários Digitais com Assinaturas: Um Guia Passo a Passo

No ambiente digital acelerado de hoje, empresas e indivíduos estão a migrar de documentos em papel para formulários digitais para vários fins, como contratos, integração de RH, autorizações de clientes e muito mais. Um componente crucial dos formulários digitais é a captura de assinaturas legalmente vinculativas. Então, como criar um formulário digital com campos de assinatura que esteja em conformidade com as leis locais, especialmente em regiões como Hong Kong e Sudeste Asiático?

Este guia irá orientá-lo sobre como criar um formulário digital com funcionalidade de assinatura, considerando a conformidade legal, segurança e facilidade de uso ao longo do caminho.

Por que Adicionar Assinaturas a Formulários Digitais?

Adicionar assinaturas a formulários digitais não só simplifica os fluxos de trabalho, mas também aumenta a segurança e garante a conformidade com as leis e regulamentos. Em muitas regiões, as assinaturas digitais devem seguir os seguintes requisitos legais relevantes:

• A “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553) em Hong Kong,
• A “Lei de Comércio Eletrónico de 2000” na Malásia,
• A “Lei de Transações Eletrónicas de 2010” em Singapura.

Estas leis geralmente estipulam como as assinaturas digitais são geradas, verificadas e armazenadas. Na maioria dos países do Sudeste Asiático, as assinaturas digitais que empregam mecanismos de autenticação baseados em certificados são mais seguras e legalmente vinculativas.

Passo 1: Escolha uma Ferramenta de Criação de Formulários que Suporte Assinaturas Eletrónicas

Primeiro, selecione uma plataforma de criação de formulários que possa integrar assinaturas eletrónicas. Algumas plataformas populares incluem:

• JotForm
• Google Forms (requer plug-ins de terceiros)
• Typeform
• Ferramentas de edição de PDF, como o Adobe Acrobat

No entanto, para funcionalidades mais robustas e para melhor atender aos requisitos de conformidade legal local, é recomendável usar uma plataforma projetada especificamente para esse fim, como o eSignGlobal.

O eSignGlobal é direcionado a utilizadores da região Ásia-Pacífico, combinando diferentes ambientes linguísticos e sistemas legais, suportando métodos de conformidade, como registos de carimbo de data/hora e certificados digitais locais.

Passo 2: Desenhe o Layout do Formulário

Prepare os seguintes campos de acordo com as suas necessidades, por exemplo:

• Nome
• Informações de contacto
• Caixa de seleção de consentimento
• Campo de assinatura

A maioria das plataformas de formulários digitais permite que arraste e solte estes componentes. Certifique-se de que o layout do formulário é claro e fácil de ler. Se o formulário for para contratos ou acordos legais, é recomendável adicionar uma área de termos e condições para que os utilizadores leiam antes de assinar.

Conselho profissional: em Hong Kong e no Sudeste Asiático, é recomendável adicionar login de verificação (como verificação OTP dupla ou autenticação de identificação eletrónica) para fortalecer a autenticação de identidade.

Passo 3: Adicione um Campo de Assinatura Digital

Normalmente, basta arrastar um campo “Assinatura” ou “Assinatura Digital” para o formulário. No entanto, nesta fase, preste especial atenção à conformidade.

Existem dois tipos principais de assinaturas:

• Assinatura Eletrónica (eSig): Uma função de assinatura simples de clicar que não autentica a identidade.
• Assinatura Digital: Uma assinatura criptografada avançada que verifica a identidade do signatário com base em certificados digitais.

Na maioria dos processos legais em Hong Kong e no Sudeste Asiático, as assinaturas digitais são mais recomendadas porque são mais compatíveis e seguras.

Usar uma plataforma como o eSignGlobal pode integrar assinaturas digitais baseadas em certificados, compatíveis com agências de assinatura certificadas pela Adobe e em conformidade com as leis locais.

Passo 4: Ative as Definições de Notificação e Autenticação

Um formulário digital qualificado deve notificar todas as partes relevantes após o envio do formulário. A maioria das plataformas de assinatura suporta:

• Envio de cópias de formulários assinados por e-mail
• Autenticação de identidade por e-mail, SMS ou identificação eletrónica
• Função de rastreamento de auditoria em tempo real

Por exemplo, o eSignGlobal fornece registos de auditoria detalhados que registam o endereço IP, o carimbo de data/hora e a identidade do utilizador de cada assinatura, o que é extremamente adequado para os requisitos legais em Hong Kong e noutras regiões do Sudeste Asiático.

Estas funções ajudam a cumprir os requisitos de conformidade da “Personal Data (Privacy) Ordinance” de Hong Kong e das leis de proteção de dados (PDPA) de muitos países do Sudeste Asiático.

Passo 5: Teste o Formulário Antes de Publicar

Antes de ativar formalmente o formulário digital, devem ser realizados vários testes internos para verificar o seguinte:

• Se é compatível com vários dispositivos (telemóveis, tablets, computadores)
• Se o processo de assinatura é suave
• Se as mensagens de erro são claras e fáceis de entender

Se o público-alvo envolver clientes ou partes interessadas internacionais, é recomendável simular testes com signatários internacionais.

Passo 6: Publique e Mantenha o Seu Formulário Digital

Após a conclusão do teste, o formulário pode ser publicado através de um site, e-mail ou link seguro. No entanto, deve-se notar que a conformidade da assinatura digital não é um processo único e deve ser:

• Atualizar o conteúdo dos termos e condições regularmente
• Verificar as leis e regulamentos mais recentes aplicáveis (como as diretrizes de atualização do PDPA)
• Armazenar registos com segurança numa plataforma de nuvem compatível com GDPR/PDPA

Plataformas de nuvem como o eSignGlobal atualizarão os módulos de conformidade de acordo com os regulamentos locais para ajudar os utilizadores a manter facilmente o estado de conformidade contínua.

Considerações Legais em Hong Kong e no Sudeste Asiático

O nível de reconhecimento de assinaturas eletrónicas e digitais varia em cada jurisdição nesta região:

• Em Hong Kong, o governo reconhece assinaturas digitais “confiáveis” ao abrigo do “Capítulo 553”, exigindo que cumpram os padrões de autenticação de identidade.
• Na Malásia, de acordo com a Secção 62 da “Lei de Assinaturas Digitais de 1997”, as assinaturas digitais devem ser emitidas por uma autoridade de certificação autorizada.
• Em Singapura, a “Lei de Transações Eletrónicas de 2010” exige que as assinaturas cumpram os requisitos de assinaturas digitais seguras e sejam devidamente verificadas para serem legalmente válidas.

Em caso de dúvida, é recomendável usar um fornecedor de serviços de assinatura digital conhecido que suporte mecanismos de conformidade locais.

Recomendações Finais

Criar formulários eletrónicos com funções de assinatura digital não só simplifica os processos operacionais, mas também ajuda a cumprir os crescentes requisitos de segurança digital e conformidade com a privacidade. Numa tendência de regulamentos globais e locais cada vez mais rigorosos, escolher uma solução confiável com capacidades de conformidade local é a sua melhor garantia.

À procura de uma alternativa ao Docusign adequada para Hong Kong ou Sudeste Asiático?

Se a sua empresa ou organização estiver localizada nesta região, o eSignGlobal é uma excelente plataforma alternativa que está mais alinhada com os requisitos regulamentares locais do que o Docusign. Suporta funções como multilinguismo, verificação de segurança de certificados e hospedagem de dados regionais.

Quer esteja a promover a digitalização de processos de negócios em Kowloon, Kuala Lumpur ou Jacarta, pode confiar no eSignGlobal para obter uma experiência de assinatura digital compatível, segura e de fácil integração.

Agora que já sabe como criar um formulário digital com uma função de assinatura, por que não começar agora? Crie um processo de documentação digital eficiente que esteja em conformidade com os regulamentos regionais, comece agora.