서명 기능이 있는 디지털 양식 만드는 방법: 단계별 가이드

오늘날 빠르게 변화하는 디지털 환경에서 기업과 개인 모두 계약, HR 온보딩, 고객 승인 등 다양한 시나리오에 적합한 종이 문서에서 디지털 양식으로 전환하고 있습니다. 디지털 양식에서 중요한 구성 요소 중 하나는 법적 효력이 있는 서명을 캡처하는 것입니다. 그렇다면 특히 홍콩 및 동남아시아 지역에서 현지 법률을 준수하는 서명 필드가 포함된 디지털 양식을 어떻게 만들 수 있을까요?

이 가이드에서는 서명 기능이 있는 디지털 양식을 만드는 방법을 안내하고, 그 과정에서 법적 준수, 보안 및 사용 편의성을 고려합니다.

디지털 양식에 서명을 추가해야 하는 이유?

디지털 양식에 서명을 추가하면 워크플로를 간소화할 뿐만 아니라 보안을 강화하고 법규 준수를 보장할 수 있습니다. 많은 지역에서 디지털 서명은 다음과 같은 관련 법적 요구 사항을 준수해야 합니다.

• 홍콩 “전자 거래 조례”(제553장),
• 말레이시아 “2000년 전자 상거래 법안”,
• 싱가포르 “2010년 전자 거래 법안”.

이러한 법률은 일반적으로 디지털 서명의 생성, 검증 및 저장 방식을 규정합니다. 대부분의 동남아시아 국가에서는 인증서 기반의 신원 인증 메커니즘을 사용하는 디지털 서명이 더 안전하고 법적 구속력이 있습니다.

1단계: 전자 서명을 지원하는 양식 작성 도구 선택

먼저 전자 서명을 통합할 수 있는 양식 작성 플랫폼을 선택합니다. 주요 플랫폼은 다음과 같습니다.

• JotForm
• Google Forms(타사 플러그인 필요)
• Typeform
• PDF 편집 도구(예: Adobe Acrobat)

그러나 더 강력한 기능과 현지 법률 준수 요구 사항을 더 잘 충족하려면 이 목적을 위해 특별히 설계된 플랫폼(예: eSignGlobal)을 사용하는 것이 좋습니다.

eSignGlobal은 아시아 태평양 지역 사용자를 대상으로 하며, 다양한 언어 환경과 법률 시스템을 결합하여 타임스탬프 로그, 현지 디지털 인증서 등 규정 준수 방법을 지원합니다.

2단계: 양식 레이아웃 디자인

요구 사항에 따라 다음 필드를 준비합니다.

• 이름
• 연락처 정보
• 동의 확인란
• 서명 필드

대부분의 디지털 양식 플랫폼에서는 이러한 구성 요소를 드래그 앤 드롭하여 추가할 수 있습니다. 양식 레이아웃이 명확하고 읽기 쉬운지 확인하십시오. 양식이 법적 계약 또는 합의에 사용되는 경우 서명하기 전에 사용자가 읽을 수 있도록 약관 영역을 추가하는 것이 좋습니다.

전문가 조언: 홍콩 및 동남아시아 지역에서는 신원 인증을 강화하기 위해 검증 코드 로그인(예: 이중 OTP 인증 또는 전자 신분증 인증)을 추가하는 것이 좋습니다.

3단계: 디지털 서명 필드 추가

일반적으로 “서명” 또는 “디지털 서명” 필드를 양식으로 드래그하면 됩니다. 그러나 이 단계에서는 규정 준수에 특히 주의해야 합니다.

서명 유형은 주로 두 가지입니다.

• 전자 서명(eSig): 신원 인증 없이 간단한 클릭 서명 기능입니다.
• 디지털 서명: 디지털 인증서를 기반으로 서명자의 신원을 확인하는 고급 암호화 서명입니다.

홍콩 및 동남아시아의 대부분의 법적 절차에서는 규정 준수 및 보안이 더 높기 때문에 디지털 서명을 사용하는 것이 좋습니다.

eSignGlobal과 같은 플랫폼을 사용하면 Adobe 인증 서명 기관과 호환되고 현지 법률을 준수하는 인증서 기반 디지털 서명을 통합할 수 있습니다.

4단계: 알림 및 신원 인증 설정 활성화

적합한 디지털 양식은 양식 제출 후 모든 관련 당사자에게 알림을 보내야 합니다. 대부분의 서명 플랫폼은 다음을 지원합니다.

• 서명된 양식 사본을 이메일로 보내기
• 이메일, SMS 또는 전자 신분증을 통해 신원 인증
• 실시간 감사 추적 기능

예를 들어 eSignGlobal은 각 서명의 IP 주소, 타임스탬프 및 사용자 신원을 기록하는 자세한 감사 로그를 제공하며, 이는 홍콩 및 기타 동남아시아 지역의 법적 요구 사항에 매우 적합합니다.

이러한 기능은 홍콩 “개인 정보 보호 조례” 및 많은 동남아시아 국가의 데이터 보호법(PDPA)의 규정 준수 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다.

5단계: 온라인 게시 전에 양식 테스트

디지털 양식을 공식적으로 활성화하기 전에 여러 차례 내부 테스트를 수행하여 다음 내용을 확인해야 합니다.

• 여러 장치(휴대폰, 태블릿, 데스크톱)와 호환되는지 여부
• 서명 프로세스가 원활한지 여부
• 오류 메시지가 명확하고 이해하기 쉬운지 여부

대상 사용자 그룹에 국제 고객 또는 이해 관계자가 포함된 경우 국제 서명자를 시뮬레이션하여 테스트하는 것이 좋습니다.

6단계: 디지털 양식 게시 및 유지 관리

테스트가 완료되면 웹사이트, 이메일 또는 보안 링크를 통해 양식을 게시할 수 있습니다. 그러나 디지털 서명의 규정 준수는 일회성 프로세스가 아니며 정기적으로 다음을 수행해야 합니다.

• 약관 및 조건 내용 업데이트
• 적용 가능한 최신 법규(예: PDPA 업데이트 지침) 확인
• GDPR/PDPA 표준을 준수하는 클라우드 플랫폼에 기록 안전하게 저장

eSignGlobal과 같은 클라우드 플랫폼은 현지 규정에 따라 규정 준수 모듈을 업데이트하여 사용자가 지속적인 규정 준수 상태를 쉽게 유지할 수 있도록 지원합니다.

홍콩 및 동남아시아 지역의 법적 고려 사항

이 지역의 각 사법 관할 구역은 전자 및 디지털 서명의 수용 정도가 다릅니다.

• 홍콩에서는 정부가 “신뢰할 수 있는” 디지털 서명을 "제553장"에 따라 인정하고 신원 인증 표준을 충족하도록 요구합니다.
• 말레이시아에서는 “1997년 디지털 서명법” 제62조에 따라 디지털 서명은 승인된 인증 기관에서 발급해야 합니다.
• 싱가포르에서는 "2010년 전자 거래 법안"에 따라 서명이 안전한 디지털 서명이어야 하고 적절하게 검증되어야 법적 효력이 있습니다.

궁금한 점이 있으면 현지 규정 준수 메커니즘을 지원하는 유명한 디지털 서명 서비스 제공업체를 사용하는 것이 좋습니다.

요약 제안

디지털 서명 기능이 있는 전자 양식을 만들면 운영 프로세스를 간소화할 뿐만 아니라 증가하는 디지털 보안 및 개인 정보 보호 규정 준수 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다. 글로벌 및 현지 규정이 점점 더 엄격해지는 추세에서 신뢰할 수 있고 현지 규정 준수 능력을 갖춘 솔루션을 선택하는 것이 최선의 선택입니다.

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