Cómo crear un formulario digital con función de firma: guía paso a paso

En el entorno digital de ritmo rápido actual, tanto las empresas como los particulares están pasando de los documentos en papel a los formularios digitales, que se utilizan para contratos, incorporación de recursos humanos, autorizaciones de clientes, etc. Una parte esencial de un formulario digital es capturar una firma legalmente vinculante. Entonces, ¿cómo se crea un formulario digital con un campo de firma que cumpla con las leyes locales (especialmente en regiones como Hong Kong y el sudeste asiático)?

Esta guía lo guiará sobre cómo crear un formulario digital con una función de firma, teniendo en cuenta el cumplimiento legal, la seguridad y la facilidad de uso en el proceso.

¿Por qué agregar una firma a un formulario digital?

Agregar una firma a un formulario digital no solo agiliza los flujos de trabajo, sino que también mejora la seguridad y garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones. En muchas regiones, las firmas digitales deben cumplir con los siguientes requisitos legales:

• Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong (Capítulo 553),
• Ley de Comercio Electrónico de Malasia de 2000,
• Ley de Transacciones Electrónicas de Singapur de 2010.

Estas leyes generalmente estipulan cómo se generan, verifican y almacenan las firmas digitales. En la mayoría de los países del sudeste asiático, las firmas digitales que utilizan mecanismos de autenticación basados en certificados son más seguras y legalmente vinculantes.

Paso 1: elija una herramienta de creación de formularios que admita firmas electrónicas

Primero, elija una plataforma de creación de formularios que pueda integrar firmas electrónicas. Algunas plataformas principales incluyen:

• JotForm
• Google Forms (requiere complementos de terceros)
• Typeform
• Herramientas de edición de PDF, como Adobe Acrobat

Sin embargo, si necesita funciones más potentes y un mejor cumplimiento de los requisitos legales locales, se recomienda utilizar una plataforma diseñada para este propósito, como eSignGlobal.

eSignGlobal está orientado a usuarios de la región de Asia-Pacífico y combina diferentes entornos lingüísticos y sistemas legales para admitir métodos de cumplimiento como registros de marcas de tiempo y certificados digitales locales.

Paso 2: diseñe el diseño del formulario

Prepare los siguientes campos según sea necesario, por ejemplo:

• Nombre
• Información de contacto
• Casilla de verificación de consentimiento
• Campo de firma

La mayoría de las plataformas de formularios digitales le permiten arrastrar y agregar estos componentes. Asegúrese de que el diseño del formulario sea claro y fácil de leer. Si el formulario se utiliza para contratos o acuerdos legales, se recomienda agregar un área de términos y condiciones para que los usuarios la lean antes de firmar.

Consejo profesional: en Hong Kong y el sudeste asiático, se recomienda agregar un inicio de sesión con código de verificación (como la verificación OTP dual o la autenticación de identificación electrónica) para fortalecer la autenticación de identidad.

Paso 3: agregue un campo de firma digital

Por lo general, solo necesita arrastrar un campo “Firma” o “Firma digital” al formulario. Sin embargo, se debe prestar especial atención al cumplimiento en esta etapa.

Hay dos tipos principales de firmas:

• Firma electrónica (eSig): función de firma simple con un solo clic que no realiza la autenticación de identidad.
• Firma digital: firma cifrada avanzada que verifica la identidad del firmante en función de un certificado digital.

En la mayoría de los procedimientos legales en Hong Kong y el sudeste asiático, se recomienda utilizar firmas digitales porque son más compatibles y seguras.

El uso de una plataforma como eSignGlobal puede integrar firmas digitales basadas en certificados, ser compatible con las agencias de firma certificadas por Adobe y cumplir con las regulaciones legales locales.

Paso 4: habilite la configuración de notificaciones y autenticación de identidad

Un formulario digital calificado debe notificar a todas las partes relevantes después de que se envíe el formulario. La mayoría de las plataformas de firma admiten:

• Enviar una copia del formulario firmado por correo electrónico
• Autenticación de identidad por correo electrónico, SMS o identificación electrónica
• Función de seguimiento de auditoría en tiempo real

Por ejemplo, eSignGlobal proporciona registros de auditoría detallados que registran la dirección IP, la marca de tiempo y la identidad del usuario de cada firma, lo cual es muy adecuado para los requisitos legales en Hong Kong y otras regiones del sudeste asiático.

Estas funciones ayudan a cumplir con los requisitos de cumplimiento de la Ordenanza de Datos Personales (Privacidad) de Hong Kong y las leyes de protección de datos (PDPA) de muchos países del sudeste asiático.

Paso 5: pruebe el formulario antes de ponerlo en marcha

Antes de habilitar formalmente el formulario digital, se deben realizar varias rondas de pruebas internas para verificar lo siguiente:

• Si es compatible con múltiples dispositivos (teléfonos móviles, tabletas, computadoras de escritorio)
• Si el proceso de firma es fluido
• Si los mensajes de error son claros y fáciles de entender

Si el grupo objetivo de usuarios involucra a clientes o partes interesadas internacionales, se recomienda simular pruebas con firmantes internacionales.

Paso 6: publique y mantenga su formulario digital

Una vez completada la prueba, el formulario se puede publicar a través de un sitio web, correo electrónico o enlace seguro. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que el cumplimiento de las firmas digitales no es un proceso único y debe realizarse periódicamente:

• Actualizar los términos y condiciones
• Verificar las últimas leyes y regulaciones aplicables (como las pautas de actualización de PDPA)
• Almacenar registros de forma segura en una plataforma en la nube que cumpla con los estándares GDPR/PDPA

Las plataformas en la nube como eSignGlobal actualizarán los módulos de cumplimiento de acuerdo con las regulaciones locales para ayudar a los usuarios a mantener fácilmente el cumplimiento continuo.

Consideraciones legales en Hong Kong y el sudeste asiático

El nivel de reconocimiento de las firmas electrónicas y digitales varía en cada jurisdicción de esta región:

• En Hong Kong, el gobierno reconoce las firmas digitales “confiables” en virtud del “Capítulo 553”, que requiere el cumplimiento de los estándares de autenticación de identidad.
• En Malasia, de acuerdo con la Sección 62 de la Ley de Firmas Digitales de 1997, las firmas digitales deben ser emitidas por una autoridad de certificación autorizada.
• En Singapur, la “Ley de Transacciones Electrónicas de 2010” exige que las firmas cumplan con los requisitos de firmas digitales seguras y se verifiquen adecuadamente para que tengan validez legal.

En caso de duda, se recomienda utilizar un proveedor de servicios de firma digital conocido que admita mecanismos de cumplimiento locales.

Sugerencias de resumen

La creación de formularios electrónicos con funciones de firma digital no solo agiliza los procesos operativos, sino que también lo ayuda a cumplir con los crecientes requisitos de seguridad digital y cumplimiento de la privacidad. Con la tendencia de las regulaciones globales y locales cada vez más estrictas, elegir una solución confiable con capacidades de cumplimiento local es su mejor garantía.

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Ahora que comprende cómo crear un formulario digital con una función de firma, ¿por qué no comienza ahora? Comience ahora a crear procesos de documentos digitales eficientes que cumplan con las regulaciones regionales.