署名機能付きのデジタルフォームの作成方法：ステップごとのガイド

今日のペースの速いデジタル環境では、企業も個人も、契約書、人事関連の手続き、顧客の承認など、さまざまなシナリオで紙の文書からデジタルフォームに移行しています。そして、デジタルフォームの重要な要素の1つが、法的拘束力のある署名をキャプチャすることです。では、現地の法律（特に香港や東南アジアなどの地域）に準拠した署名フィールドを含むデジタルフォームを作成するにはどうすればよいでしょうか？

このガイドでは、署名機能を備えたデジタルフォームを作成する方法を説明し、その過程で法的コンプライアンス、セキュリティ、使いやすさを考慮します。

デジタルフォームに署名を追加する理由

デジタルフォームに署名を追加すると、ワークフローが簡素化されるだけでなく、セキュリティが向上し、法律や規制への準拠が保証されます。多くの地域では、デジタル署名は次の関連する法的要件に従う必要があります。

• 香港「電子取引条例」（第553章）、
• マレーシア「2000年電子商取引法」、
• シンガポール「2010年電子取引法」。

これらの法律は通常、デジタル署名の生成、検証、保存方法を規定しています。ほとんどの東南アジア諸国では、証明書ベースの認証メカニズムを採用したデジタル署名の方が安全であり、法的拘束力も高くなります。

ステップ1：電子署名をサポートするフォーム作成ツールを選択する

まず、電子署名を統合できるフォーム作成プラットフォームを選択します。主なプラットフォームには次のものがあります。

• JotForm
• Google Forms（サードパーティ製プラグインを使用する必要があります）
• Typeform
• PDF編集ツール（Adobe Acrobatなど）

ただし、より強力な機能と現地の法的コンプライアンス要件をより適切に満たす必要がある場合は、eSignGlobalなどのこの目的のために設計されたプラットフォームを使用することをお勧めします。

eSignGlobalは、アジア太平洋地域のユーザーを対象としており、さまざまな言語環境と法体系を組み合わせ、タイムスタンプログ、ローカルデジタル証明書などのコンプライアンス方法をサポートしています。

ステップ2：フォームのレイアウトを設計する

必要に応じて、次のフィールドを準備します。

• 氏名
• 連絡先
• 同意チェックボックス
• 署名フィールド

ほとんどのデジタルフォームプラットフォームでは、これらのコンポーネントをドラッグアンドドロップで追加できます。フォームのレイアウトが明確で読みやすいことを確認してください。フォームが法的契約または合意に使用される場合は、署名する前にユーザーが読めるように、条項と条件のセクションを追加することをお勧めします。

専門家のアドバイス：香港および東南アジア地域では、本人確認を強化するために、検証コードログイン（二重OTP検証や電子ID認証など）を追加することをお勧めします。

ステップ3：デジタル署名フィールドを追加する

通常、「署名」または「デジタル署名」フィールドをフォームにドラッグするだけです。ただし、この段階では、コンプライアンスに特に注意する必要があります。

署名の種類は主に2つあります。

• **電子署名（eSig）：**本人確認を行わない、簡単なクリック署名機能。
• **デジタル署名：**署名者の身元をデジタル証明書に基づいて検証する、高度な暗号化署名。

香港および東南アジアのほとんどの法的手続きでは、コンプライアンスとセキュリティが高いため、デジタル署名を使用することをお勧めします。

eSignGlobalなどのプラットフォームを使用すると、証明書ベースのデジタル署名を統合し、Adobe認定の署名機関と互換性があり、現地の法律に準拠できます。

ステップ4：通知と認証設定を有効にする

適切なデジタルフォームは、フォームの送信後に関係者全員に通知する必要があります。ほとんどの署名プラットフォームは、以下をサポートしています。

• 署名されたフォームのコピーを電子メールで送信する
• メールボックス、SMS、または電子IDで本人確認を行う
• リアルタイムの監査追跡機能

たとえば、eSignGlobalは、香港およびその他の東南アジア地域の法的要件に非常に適した、署名ごとのIPアドレス、タイムスタンプ、ユーザーIDを記録する詳細な監査ログを提供します。

これらの機能は、香港の「個人情報（プライバシー）条例」および多くの東南アジア諸国のデータ保護法（PDPA）のコンプライアンス要件を満たすのに役立ちます。

ステップ5：オンラインにする前にフォームをテストする

デジタルフォームを正式に有効にする前に、次の内容を確認するために、複数の内部テストを実施する必要があります。

• 複数のデバイス（携帯電話、タブレット、デスクトップ）との互換性があるかどうか
• 署名プロセスがスムーズかどうか
• エラーメッセージが明確で理解しやすいかどうか

ターゲットユーザーグループに国際的な顧客または利害関係者が含まれる場合は、国際的な署名者をシミュレートしてテストすることをお勧めします。

ステップ6：デジタルフォームを公開して維持する

テストが完了したら、Webサイト、電子メール、または安全なリンクを介してフォームを公開できます。ただし、デジタル署名のコンプライアンスは一度限りのプロセスではないことに注意してください。定期的に次のことを行う必要があります。

• 条項と条件の内容を更新する
• 適用される最新の法律と規制（PDPAの更新ガイドラインなど）を確認する
• GDPR/PDPA標準に準拠したクラウドプラットフォームに記録を安全に保存する

eSignGlobalなどのクラウドプラットフォームは、現地の規制に従ってコンプライアンスモジュールを更新し、ユーザーが継続的なコンプライアンス状態を簡単に維持できるようにします。

香港と東南アジア地域の法的注意事項

この地域の各管轄区域では、電子署名とデジタル署名の受け入れ度が異なります。

• 香港では、政府は「第553章」に基づく「信頼できる」デジタル署名を受け入れており、本人確認基準を満たす必要があります。
• マレーシアでは、「1997年デジタル署名法」第62条に基づき、デジタル署名は認可された証明書機関によって発行される必要があります。
• シンガポールでは、「2010年電子取引法」により、署名が安全なデジタル署名であり、適切に検証されている場合にのみ、法的効力を持つことが要求されます。

ご不明な点がございましたら、現地のコンプライアンスメカニズムをサポートする有名なデジタル署名サービスプロバイダーを使用することをお勧めします。

まとめのアドバイス

デジタル署名機能を備えた電子フォームを作成すると、運用プロセスが簡素化されるだけでなく、デジタルセキュリティとプライバシーコンプライアンスに対する高まる要件を満たすのに役立ちます。グローバルおよびローカルの規制がますます厳しくなる傾向の中で、信頼できる、ローカルコンプライアンス機能を備えたソリューションを選択することが最良の保証です。

香港または東南アジア地域に適したDocusignの代替案をお探しですか？

企業または組織がこの地域にある場合、eSignGlobalは、Docusignよりも現地の規制要件に近い優れた代替プラットフォームです。多言語、証明書による安全な検証、地域データホスティングなどの機能をサポートしています。

九龍、クアラルンプール、ジャカルタのいずれでビジネスプロセスのデジタル化を進めていても、eSignGlobalを使用して、コンプライアンス、セキュリティ、簡単な統合されたデジタル署名エクスペリエンスを実現できます。

署名機能付きのデジタルフォームを作成する方法を理解したので、今すぐ始めませんか？地域の規制に準拠した効率的なデジタルドキュメントプロセスを、今すぐ始めましょう。