Cara Membuat Borang Digital dengan Fungsi Tandatangan: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam persekitaran digital yang serba pantas hari ini, perniagaan dan individu beralih daripada dokumen kertas kepada borang digital untuk pelbagai senario seperti kontrak, kemasukan HR, kebenaran pelanggan dan banyak lagi. Komponen penting dalam borang digital ialah menangkap tandatangan yang sah dari segi undang-undang. Jadi, bagaimana anda membuat borang digital dengan medan tandatangan yang mematuhi undang-undang tempatan (terutamanya di wilayah seperti Hong Kong dan Asia Tenggara)?

Panduan ini akan membimbing anda tentang cara membina borang digital dengan fungsi tandatangan, sambil mengambil kira pematuhan undang-undang, keselamatan dan kemudahan penggunaan dalam proses tersebut.

Mengapa Menambah Tandatangan pada Borang Digital?

Menambah tandatangan pada borang digital bukan sahaja memudahkan aliran kerja, tetapi juga meningkatkan keselamatan dan memastikan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan. Di banyak wilayah, tandatangan digital mesti mematuhi keperluan undang-undang yang berkaitan berikut:

• Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553),
• Akta E-Dagang Malaysia 2000,
• Akta Transaksi Elektronik Singapura 2010.

Undang-undang ini biasanya menetapkan cara tandatangan digital dijana, disahkan dan disimpan. Di kebanyakan negara Asia Tenggara, tandatangan digital yang menggunakan mekanisme pengesahan identiti berasaskan sijil adalah lebih selamat dan mengikat dari segi undang-undang.

Langkah 1: Pilih Alat Pembina Borang yang Menyokong Tandatangan Elektronik

Pertama, pilih platform pembina borang yang boleh mengintegrasikan tandatangan elektronik. Beberapa platform utama termasuk:

• JotForm
• Google Forms (memerlukan pemalam pihak ketiga)
• Typeform
• Alat penyunting PDF, seperti Adobe Acrobat

Walau bagaimanapun, untuk fungsi yang lebih berkuasa dan pematuhan undang-undang tempatan yang lebih baik, adalah disyorkan untuk menggunakan platform yang direka khusus untuk tujuan ini, seperti eSignGlobal.

eSignGlobal menyasarkan pengguna di rantau Asia Pasifik, menggabungkan persekitaran bahasa dan sistem undang-undang yang berbeza, dan menyokong kaedah pematuhan seperti log cap masa dan sijil digital tempatan.

Langkah 2: Reka Bentuk Reka Letak Borang

Sediakan medan berikut mengikut keperluan, contohnya:

• Nama
• Maklumat perhubungan
• Kotak semak persetujuan
• Medan tandatangan

Kebanyakan platform borang digital membolehkan anda menyeret dan menambah komponen ini. Sila pastikan reka letak borang adalah jelas dan mudah dibaca. Jika borang digunakan untuk kontrak atau perjanjian undang-undang, adalah disyorkan untuk menambah kawasan terma dan syarat untuk pengguna membaca sebelum menandatangani.

Nasihat profesional: Di Hong Kong dan Asia Tenggara, adalah disyorkan untuk menambah log masuk kod pengesahan (seperti pengesahan OTP dua faktor atau pengesahan kad pengenalan elektronik) untuk mengukuhkan pengesahan identiti.

Langkah 3: Tambah Medan Tandatangan Digital

Biasanya, anda hanya perlu menyeret medan “tandatangan” atau “tandatangan digital” ke dalam borang. Walau bagaimanapun, perhatian khusus harus diberikan kepada pematuhan pada peringkat ini.

Secara umumnya, terdapat dua jenis tandatangan:

• Tandatangan elektronik (eSig): Fungsi tandatangan klik mudah tanpa pengesahan identiti.
• Tandatangan digital: Tandatangan penyulitan lanjutan yang mengesahkan identiti penandatangan berdasarkan sijil digital.

Tandatangan digital lebih disyorkan dalam kebanyakan prosedur undang-undang di Hong Kong dan Asia Tenggara kerana pematuhan dan keselamatannya yang lebih tinggi.

Dengan menggunakan platform seperti eSignGlobal, anda boleh menyepadukan tandatangan digital berasaskan sijil, serasi dengan agensi tandatangan yang diperakui Adobe dan mematuhi peraturan tempatan.

Langkah 4: Dayakan Pemberitahuan dan Tetapan Pengesahan Identiti

Borang digital yang layak harus memberitahu semua pihak yang berkaitan selepas borang diserahkan. Kebanyakan platform tandatangan menyokong:

• Hantar salinan borang yang ditandatangani melalui e-mel
• Pengesahan identiti melalui e-mel, SMS atau kad pengenalan elektronik
• Fungsi pengesanan audit masa nyata

Sebagai contoh, eSignGlobal menyediakan log audit terperinci yang merekodkan alamat IP, cap masa dan identiti pengguna setiap tandatangan, yang sangat sesuai untuk keperluan undang-undang di Hong Kong dan wilayah Asia Tenggara yang lain.

Fungsi ini membantu memenuhi keperluan pematuhan Ordinan Data Peribadi (Privasi) Hong Kong dan banyak undang-undang perlindungan data (PDPA) negara Asia Tenggara.

Langkah 5: Uji Borang Sebelum Dalam Talian

Sebelum borang digital diaktifkan secara rasmi, berbilang pusingan ujian dalaman harus dijalankan untuk memeriksa perkara berikut:

• Sama ada ia serasi dengan berbilang peranti (telefon mudah alih, tablet, desktop)
• Sama ada proses tandatangan lancar
• Sama ada gesaan ralat adalah jelas dan mudah difahami

Jika kumpulan sasaran pengguna melibatkan pelanggan atau pihak berkepentingan antarabangsa, adalah disyorkan untuk mensimulasikan penandatangan antarabangsa untuk ujian.

Langkah 6: Terbitkan dan Selenggara Borang Digital Anda

Selepas ujian selesai, anda boleh menerbitkan borang melalui tapak web, e-mel atau pautan selamat. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa pematuhan tandatangan digital bukanlah proses sekali sahaja dan harus dilakukan dengan kerap:

• Kemas kini kandungan terma dan syarat
• Semak undang-undang dan peraturan terkini yang berkenaan (seperti garis panduan kemas kini PDPA)
• Simpan rekod dengan selamat dalam platform awan yang mematuhi piawaian GDPR/PDPA

Platform awan seperti eSignGlobal akan mengemas kini modul pematuhan mengikut peraturan tempatan untuk membantu pengguna mengekalkan status pematuhan berterusan dengan mudah.

Pertimbangan Undang-undang di Hong Kong dan Asia Tenggara

Tahap penerimaan tandatangan elektronik dan digital berbeza-beza antara bidang kuasa di rantau ini:

• Di Hong Kong, kerajaan mengiktiraf tandatangan digital “boleh dipercayai” di bawah Bab 553, yang memerlukan piawaian pengesahan identiti dipenuhi.
• Di Malaysia, menurut Seksyen 62 Akta Tandatangan Digital 1997, tandatangan digital mesti dikeluarkan oleh pihak berkuasa perakuan yang diberi kuasa.
• Di Singapura, Akta Transaksi Elektronik 2010 menghendaki tandatangan mematuhi tandatangan digital selamat dan disahkan dengan betul untuk mempunyai kesan undang-undang.

Jika anda mempunyai sebarang soalan, adalah disyorkan untuk menggunakan pembekal perkhidmatan tandatangan digital yang terkenal yang menyokong mekanisme pematuhan tempatan.

Cadangan Ringkasan

Membina borang elektronik dengan fungsi tandatangan digital bukan sahaja memudahkan proses operasi, tetapi juga membantu anda memenuhi keperluan keselamatan digital dan pematuhan privasi yang semakin meningkat. Dalam trend peraturan global dan tempatan yang semakin ketat, memilih penyelesaian yang boleh dipercayai dengan keupayaan pematuhan tempatan ialah jaminan terbaik anda.

Mencari Alternatif Docusign yang Sesuai untuk Hong Kong atau Asia Tenggara?

Jika perniagaan atau organisasi anda terletak di rantau ini, eSignGlobal ialah platform alternatif yang sangat baik kepada Docusign yang lebih dekat dengan keperluan kawal selia tempatan. Ia menyokong berbilang bahasa, pengesahan keselamatan sijil dan fungsi pengehosan data serantau.

Sama ada anda memajukan pendigitalan proses perniagaan di Kowloon, Kuala Lumpur atau Jakarta, anda boleh bergantung pada eSignGlobal untuk pengalaman tandatangan digital yang patuh, selamat dan mudah disepadukan.

Sekarang anda telah mempelajari cara membuat borang digital dengan fungsi tandatangan, mengapa tidak bermula sekarang? Cipta proses dokumen digital yang cekap yang mematuhi peraturan serantau, bermula sekarang.