如何创建带有签名功能的数字表单：分步指南

在当今快节奏的数字环境中，无论是企业还是个人都正在从纸质文档转向数字表单，适用于合同、人力资源入职、客户授权等各种场景。而数字表单中一个至关重要的组成部分，就是捕获具有法律效力的签名。那么，如何创建一个符合本地法律（尤其是在香港和东南亚等地区）的含签名字段的数字表单呢？

本指南将引导你如何打造一个具备签名功能的数字表单，并在过程中兼顾法律合规、安全性和使用便捷性。

为什么要在数字表单中添加签名？

在数字表单中添加签名不仅能简化工作流程，还能提升安全性并确保符合法律法规。在许多地区，数字签名需遵循以下相关法律要求：

• 香港《电子交易条例》（第553章），
• 马来西亚《2000年电子商务法案》，
• 新加坡《2010年电子交易法案》。

这些法律通常会规定数字签名的生成、验证和存储方式。在大多数东南亚国家，采用基于证书的身份验证机制的数字签名更为安全，也更具法律约束力。

第一步：选择支持电子签名的表单构建工具

首先，选择一个可集成电子签名的表单构建平台。一些主流平台包括：

• JotForm
• Google Forms（需使用第三方插件）
• Typeform
• PDF 编辑工具，如 Adobe Acrobat

不过，若需更强大的功能以及更好地满足本地法律合规要求，建议使用专为此目的设计的平台，如 eSignGlobal。

eSignGlobal 面向亚太地区用户，结合不同语言环境和法律体系，支持时间戳日志、本地数字证书等合规方法。

第二步：设计表单布局

根据需求准备以下字段，例如：

• 姓名
• 联系方式
• 同意复选框
• 签名字段

大多数数字表单平台允许你拖拽添加这些组件。请确保表单版面清晰易读。如果表单用于法律合同或协议，建议添加条款与条件区，让用户在签署前阅读。

专业建议：在香港和东南亚地区，建议加入验证码登录（如双重OTP验证或电子身份证认证）以加强身份验证。

第三步：添加数字签名字段

通常只需将一个“签名”或“数字签名”字段拖入表单即可。不过，在这个阶段要特别注意合规性。

签名类型主要有两类：

• 电子签名（eSig）： 简单的点击签名功能，不进行身份验证。
• 数字签名： 高级加密签名，基于数字证书验证签名者身份。

在香港和东南亚的大多数法律程序中，更推荐使用数字签名，因为其合规性和安全性更高。

使用如 eSignGlobal 这类平台，可以集成基于证书的数字签名，兼容 Adobe 认证的签名机构，并符合本地法律规定。

第四步：启用通知与身份验证设置

一个合格的数字表单应在表单提交后通知所有相关方。大多数签名平台支持：

• 通过电子邮件发送签署表单副本
• 通过邮箱、短信或电子身份证进行身份认证
• 实时审计追踪功能

例如，eSignGlobal 提供详细的审计日志，记录每次签署的IP地址、时间戳及用户身份，极适用于香港及其他东南亚地区的法律需求。

这些功能有助于满足香港《个人资料（私隐）条例》及众多东南亚国家的数据保护法（PDPA）的合规要求。

第五步：上线前进行表单测试

在正式启用数字表单前，应进行多轮内部测试，检查以下内容：

• 是否兼容多个设备（手机、平板、桌面）
• 签名流程是否顺畅
• 错误提示是否清晰易懂

若目标用户群体涉及国际客户或利益相关者，建议模拟国际签署者进行测试。

第六步：发布并维护你的数字表单

测试完成后，可通过网站、电子邮件或安全链接发布表单。但需注意，数字签名的合规性不是一次性的过程，应定期：

• 更新条款和条件内容
• 检查适用的最新法律法规（如PDPA更新指引）
• 将记录安全储存于符合 GDPR/PDPA 标准的云平台

云端平台如 eSignGlobal 会依照本地法规更新合规模块，帮助用户轻松保持持续合规状态。

香港与东南亚地区的法律注意事项

本区域各个司法辖区对电子和数字签名的认受程度各有不同：

• 在香港，政府认受《第553章》下“可靠”的数字签名，要求满足身份验证标准。
• 在马来西亚，根据《1997年数字签名法》第62条，数字签名必须由获授权的证书机构签发。
• 在新加坡，《2010年电子交易法案》要求签名必须符合安全数字签名并经过适当验证才具有法律效力。

如有疑问，建议使用支持本地合规机制的知名数字签名服务商。

总结建议

打造具有数字签名功能的电子表单不仅简化运营流程，同时帮助你满足日益增长的数字安全与隐私合规要求。在全球及本地法规日趋严格的趋势下，选择一家值得信赖、具有本地合规能力的解决方案是你的最佳保障。

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