如何建立具有簽署功能的數位表單：逐步指南

在當今節奏快速的數位環境中，無論是企業還是個人都正在從紙本文件轉向數位表單，適用於合約、人力資源入職、客戶授權等各種場景。而數位表單中一個至關重要的組成部分，就是擷取具有法律效力的簽署。那么，如何建立一個符合本地法律（特別是在香港與東南亞等地區）的含簽署欄位的數位表單呢？

本指南將引導你如何打造一個具備簽署功能的數位表單，並在過程中兼顧法律合規、安全性與使用便利性。

為什麼要在數位表單中加入簽署？

在數位表單中加入簽署不僅能簡化工作流程，還能提升安全性並確保符合法律法規。在許多地區，數位簽署需遵循以下相關法律要求：

• 香港《電子交易條例》（第553章），
• 馬來西亞《2000年電子商務法》，
• 新加坡《2010年電子交易法》。

這些法規通常會規範數位簽署的生成、驗證與儲存方式。在大多數東南亞國家，採用基於憑證的身份驗證機制的數位簽署更為安全，也更具法律約束力。

第一步：選擇支援電子簽署的表單建構工具

首先，選擇一個可整合電子簽署的表單建構平台。一些主流平台包括：

• JotForm
• Google Forms（需使用第三方外掛）
• Typeform
• PDF 編輯工具，如 Adobe Acrobat

不過，若需更強大的功能以及更好地符合本地法律要求，建議使用專為此目的而設計的平台，如 eSignGlobal。

eSignGlobal 面向亞太地區用戶，結合不同語言環境與法律體系，支援時間戳記日誌、本地數位憑證等合規方法。

第二步：設計表單版面

依照需求準備以下欄位，例如：

• 姓名
• 聯絡方式
• 同意勾選框
• 簽署欄位

大多數數位表單平台皆允許你以拖曳方式新增這些元件。請確保表單版面清晰易讀。若表單用於法律合約或協議，建議新增條款與條件區塊，讓用戶於簽署前閱讀。

專業建議：在香港與東南亞地區，建議加入登入驗證（例如雙重OTP驗證或電子身份識別），以強化身份驗證安全性。

第三步：新增數位簽署欄位

通常僅需將一個「簽署」或「數位簽署」欄位拖入表單即可。不過，在這個階段需特別留意合規性。

簽署類型主要有兩種：

• 電子簽署（eSig）： 簡單的點擊簽署功能，沒有身份驗證。
• 數位簽署： 進階加密簽署，基於數位憑證驗證簽署者身份。

在香港與東南亞大多數法律程序中，更推薦使用數位簽署，因其合規性與安全性更高。

使用如 eSignGlobal 這類平台，可整合基於憑證的數位簽署，兼容 Adobe 認證之簽署機構，並符合本地法律規範。

第四步：啟用通知與身份驗證設定

一個合格的數位表單應於送出後通知所有相關人員。大多數簽署平台支援：

• 透過電郵發送已簽署表單副本
• 經由電郵、簡訊或電子身份識別進行身份驗證
• 即時稽核追蹤功能

例如，eSignGlobal 提供詳細的稽核日誌，記錄每次簽署的 IP 位置、時間戳記及使用者身份，極適用於香港及其他東南亞地區法律需求。

這些功能有助於符合法律如香港《個人資料（私隱）條例》及眾多東南亞國家的資料保障法（PDPA）之合規標準。

第五步：上線前進行表單測試

在正式啟用數位表單前，應進行多次內部測試，檢查下列項目：

• 是否兼容多種裝置（手機、平板、桌電）
• 簽署流程是否順暢無礙
• 錯誤提示是否清楚易懂

若目標用戶群體包含國際客戶或利益關係人，建議模擬國際簽署者進行測試。

第六步：發布並維護你的數位表單

測試完成後，可透過網站、電郵或安全連結發布表單。但需要注意的是，數位簽署的合規性並非一次性流程，應定期：

• 更新條款與條件內容
• 檢查適用的最新法律法規（如 PDPA 更新指引）
• 將記錄安全儲存於符合 GDPR／PDPA 標準的雲端平台

雲端平台如 eSignGlobal 會依照本地法規更新合規模組，協助用戶輕鬆保持持續合規狀態。

香港與東南亞地區的法律注意事項

本區域不同司法管轄區對電子與數位簽署的認受程度各有不同：

• 在香港，政府認可《第553章》下「可靠」的數位簽署，需滿足身份驗證標準。
• 在馬來西亞，根據《1997年數位簽署法》第62條，數位簽署必須由獲授權憑證機構簽發。
• 在新加坡，《2010年電子交易法案》要求簽署必須符合安全數位簽署並經適當驗證，方具有法律效力。

如有疑問，建議使用支援本地合規機制的知名數位簽署服務商。

總結建議

打造具有數位簽署功能的電子表單不僅簡化營運流程，同時有助於滿足日益嚴格的數位安全與隱私合規要求。在全球及本地法規日趨嚴格的趨勢下，選擇一家值得信賴、具備本地合規能力的解決方案，是你的最佳保障。

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