如何傳送 Word 文件進行數位簽章（eSignGlobal 高階指南）

目錄

• 1) 何時使用這些功能
• 2) Word 文件準備（DOCX → PDF 建議）
• 3) 批量發送（同一模板 × 多收件人）
• 4) 定時發送（跨時區與排程）
• 5) 簽署順序（串行/並行/混合）
• 6) 常見問題（FAQ）
• 7) 實施清單（Checklist）

1) 何時使用這些功能

• 需要傳送 Word 文件進行數位簽章給多位對象。
• 希望於對方工作時段送達以提升完成率。
• 必須遵循嚴格的審批/簽署順序。

2) Word 文件準備（DOCX → PDF 建議）

• 直接用 DOCX：使用通用或可嵌入字型；避免巨集；圖片採用「嵌入」方式。
• 推薦做法：在 Word 「另存新檔 → PDF」，確保版面與完整性。

3) 批量發送（同一模板 × 多收件人）

目標：將同一份 Word 合約發送給多人，並針對每人渲染個別變數。

步驟

1. 於外掛中心啟用 批量發送信封。
2. 在發送頁右側下拉選 批量發送信封。
3. 下載範例 CSV，逐列填寫收件人/抄送、主旨、備註與變數欄（如 {{company}}、{{amount}}）。
4. 上傳 CSV → 驗證欄位與模板占位符對應。
5. 抽樣預覽變數渲染與欄位定位。
6. 立即發送；於 批量文件 檢視進度並匯出 發送狀態。

建議

• 先以 5–10 筆 試跑；
• 維持 欄位名 = 模板變數；
• 金額/合規情境開啟 OTP/簡訊 與 證據包。

4) 定時發送（跨時區與排程）

情境：跨時區、統一時點、搭配 HR/財務/行銷節奏。

步驟

1. 啟用 定時發送 外掛。
2. 發起頁：於 「直接發送」 旁下拉選 「稍後發送」（日期/時間/時區）。
3. 欄位頁：於 「立即發送」 旁下拉選 「稍後發送」，欄位放置後再排程。
4. 搭配 自動提醒 與 簽署截止期。

建議

• 優先選擇 收件人當地上午；
• 大量任務 分批錯峰，降低限流與退信。

5) 簽署順序（串行/並行/混合）

情境：Word 合約需「審閱 → 審批 → 法務 → 客戶」等嚴格路由。

步驟

1. 加入所有收件人（簽署/抄送）。
2. 指定 順序號：同號 = 並行，異號 = 串行。
3. 在 Add Fields 依收件人視角放置欄位，避免重疊。
4. 預覽後送出；系統將按設定 依序觸發。

6) 常見問題（FAQ）

Q1：要用 DOCX 還是 PDF？
可直接用 DOCX，但 PDF 更利於固定版面並提升抗竄改能力。

Q2：批量能客製化 Word 合約嗎？
可以。模板變數對應 CSV 欄位，發送時逐列渲染。

Q3：定時發送會依時區嗎？
建議明確選擇目標時區；未設定則用帳戶預設。

Q4：如何催辦未完成簽署？
在「待他人簽署」清單對目標信封使用 重新發送。

7) 實施清單（Checklist）

• 模板：統一變數命名；角色欄位預置；準備示例資料。
• 資料：5–10 筆測試；紀錄並修正錯誤列。
• 組合：批量 × 定時 × 順序 + 截止期/自動提醒。
• 風控：啟用 存取碼/OTP/證件/人臉；保存 時間戳/雜湊/日誌/證據包。
• 自動化：API 觸發/回寫；儀表板追蹤 開信率/完成率/簽署時間。