如何发送 Word 文档进行数字签名（eSignGlobal 高级指南）

目录

• 1) 何时使用这些功能
• 2) Word 文档发送前的准备（DOCX → PDF 建议）
• 3) 批量发送（同一模板 × 多收件人）
• 4) 定时发送（跨时区与统一投放）
• 5) 签署顺序（串行/并行/混合）
• 6) 常见问题（FAQ）
• 7) 实施清单（Checklist）

1) 何时使用这些功能

• 需要发送 Word 文档进行数字签名给多人。
• 希望在对方工作时段送达，提高打开与完成率。
• 必须遵循严格的审批/签署顺序。

2) Word 文档发送前的准备（DOCX → PDF 建议）

• 直接用 DOCX：尽量使用通用字体或嵌入字体；避免宏；图片使用“嵌入型”排版。
• 推荐做法（更稳妥）：在 Word 中 “另存为 PDF”，更利于版式、分页与内容完整性。

3) 批量发送（同一模板 × 多收件人）

目标：把同一份 Word 合同发送给多人，并为每人渲染不同变量。

步骤

1. 在插件中心启用 批量发送信封。
2. 发送页右侧下拉选择 批量发送信封。
3. 下载示例 CSV，逐行填写收件人/抄送、主题、备注与变量列（如 {{company}}、{{amount}}）。
4. 上传 CSV → 校验列名与模板占位符映射。
5. 抽样预览变量渲染与字段定位。
6. 立即发送；在 批量文件 查看进度并导出 发送状态。

建议

• 先试跑 5–10 条；
• 保持 列名 = 模板变量；
• 金额/合规场景启用 OTP/短信 与 证据包。

4) 定时发送（跨时区与统一投放）

场景：跨时区、集中投放、配合 HR/财务/营销节奏。

步骤

1. 启用 定时发送 插件。
2. 发起页：「直接发送」 旁下拉选 「稍后发送」（设日期/时间/时区）。
3. 字段页：「立即发送」 旁下拉选 「稍后发送」，字段放置后再排程。
4. 配合 自动提醒 与 签署截止期。

建议

• 选择 收件人当地上午；
• 大批量任务 分批错峰，降低限流与退信。

5) 签署顺序（串行/并行/混合）

场景：Word 合同需要“审阅 → 审批 → 法务 → 客户”等严格路由。

步骤

1. 添加全部收件人（签署/抄送）。
2. 指定 顺序号：同号 = 并行，不同号 = 串行。
3. 在 Add Fields 中按收件人视角放置字段，避免重叠。
4. 预览后发送；系统按设定 依次触发。

6) 常见问题（FAQ）

Q1：用 DOCX 还是 PDF 更好？
DOCX 可直接发送，但 PDF 更利于固定版式、提升抗篡改能力。

Q2：批量能否个性化 Word 合同？
可以。模板变量与 CSV 列一一对应，发送时逐行渲染。

Q3：定时发送会按时区送达吗？
建议显式选择目标时区；否则使用账号默认时区。

Q4：如何催办未完成签署？
在“待他人签署”列表对目标信封使用 重新发送。

7) 实施清单（Checklist）

• 模板层：统一变量命名；角色字段预置；准备示例数据表。
• 数据层：5–10 条试跑；记录并修复错误行。
• 发送层：批量 × 定时 × 顺序 + 截止期/自动提醒。
• 风控层：启用 访问口令/OTP/证件/人脸；归档 时间戳/哈希/日志/证据包。
• 自动化：API 触发/回写；看板监控 打开率/完成率/签署时长。