Comment envoyer un document Word pour signature numérique (Guide avancé eSignGlobal)

Table des matières

• 1) Quand utiliser ces fonctionnalités
• 2) Préparation de l’envoi de documents Word (Recommandation DOCX → PDF)
• 3) Envoi en masse (même modèle × plusieurs destinataires)
• 4) Envoi programmé (fuseaux horaires différents et diffusion uniforme)
• 5) Ordre de signature (séquentiel/parallèle/mixte)
• 6) Questions fréquentes (FAQ)
• 7) Liste de contrôle (Checklist)

1) Quand utiliser ces fonctionnalités

• Vous devez envoyer un document Word pour signature numérique à plusieurs personnes.
• Vous souhaitez que le document soit livré pendant les heures de travail du destinataire afin d’améliorer les taux d’ouverture et d’achèvement.
• Vous devez respecter un ordre d’approbation/de signature strict.

2) Préparation de l’envoi de documents Word (Recommandation DOCX → PDF)

• Utiliser directement DOCX : Utilisez autant que possible des polices universelles ou intégrez les polices ; évitez les macros ; utilisez la mise en page “intégrée” pour les images.
• Pratique recommandée (plus sûre) : Dans Word, “Enregistrer sous PDF”, ce qui est plus avantageux pour la mise en page, la pagination et l’intégrité du contenu.

3) Envoi en masse (même modèle × plusieurs destinataires)

Objectif : Envoyer le même contrat Word à plusieurs personnes, en rendant différentes variables pour chaque personne.

Étapes

1. Activez Envoyer des enveloppes en masse dans le centre de plugins.
2. Dans la page d’envoi, sélectionnez Envoyer des enveloppes en masse dans le menu déroulant à droite.
3. Téléchargez l’exemple de CSV, remplissez chaque ligne avec le destinataire/copie, le sujet, les remarques et les colonnes de variables (par exemple, {{company}}, {{amount}}).
4. Téléchargez le CSV → Vérifiez le mappage des noms de colonnes et des espaces réservés du modèle.
5. Prévisualisez un échantillon du rendu des variables et du positionnement des champs.
6. Envoyez immédiatement ; consultez la progression dans Fichiers en masse et exportez l’état d’envoi.

Conseils

• Effectuez d’abord un essai avec 5 à 10 lignes ;
• Conservez Nom de la colonne = Variable du modèle ;
• Activez OTP/SMS et Paquet de preuves pour les scénarios de montants/conformité.

4) Envoi programmé (fuseaux horaires différents et diffusion uniforme)

Scénario : Fuseaux horaires différents, diffusion centralisée, coordination avec le rythme des RH/finances/marketing.

Étapes

1. Activez le plugin Envoi programmé.
2. Page de lancement : Sélectionnez “Envoyer plus tard” (définir la date/l’heure/le fuseau horaire) dans le menu déroulant à côté de “Envoyer directement”.
3. Page des champs : Sélectionnez “Envoyer plus tard” dans le menu déroulant à côté de “Envoyer immédiatement”, planifiez après avoir placé les champs.
4. Combinez avec Rappels automatiques et Date limite de signature.

Conseils

• Choisissez le matin local du destinataire ;
• Pour les tâches en grand volume, échelonnez les envois par lots afin de réduire la limitation du débit et les e-mails de retour.

5) Ordre de signature (séquentiel/parallèle/mixte)

Scénario : Le contrat Word nécessite un routage strict tel que “Revue → Approbation → Juridique → Client”.

Étapes

1. Ajoutez tous les destinataires (signature/copie).
2. Spécifiez le numéro de séquence : même numéro = parallèle, numéro différent = séquentiel.
3. Placez les champs dans Add Fields en fonction de la perspective du destinataire, en évitant les chevauchements.
4. Prévisualisez et envoyez ; le système déclenche séquentiellement selon les paramètres.

6) Questions fréquentes (FAQ)

Q1 : Est-il préférable d’utiliser DOCX ou PDF ? DOCX peut être envoyé directement, mais PDF est plus avantageux pour fixer la mise en page et améliorer la résistance à la falsification.

Q2 : L’envoi en masse peut-il personnaliser les contrats Word ? Oui. Les variables du modèle correspondent une à une aux colonnes du CSV, et sont rendues ligne par ligne lors de l’envoi.

Q3 : L’envoi programmé sera-t-il livré en fonction du fuseau horaire ? Il est recommandé de sélectionner explicitement le fuseau horaire cible ; sinon, le fuseau horaire par défaut du compte sera utilisé.

Q4 : Comment relancer les signatures non terminées ? Dans la liste “En attente de signature par d’autres”, utilisez Renvoyer pour l’enveloppe cible.

7) Liste de contrôle (Checklist)

• Couche de modèle : Nommage uniforme des variables ; pré-configuration des champs de rôle ; préparation d’un tableau de données d’exemple.
• Couche de données : Essai avec 5 à 10 lignes ; enregistrement et correction des lignes erronées.
• Couche d’envoi : Masse × Programmation × Ordre + Date limite/Rappels automatiques.
• Couche de contrôle des risques : Activez Mot de passe d’accès/OTP/Pièce d’identité/Reconnaissance faciale ; archivez Horodatage/Hash/Journaux/Paquet de preuves.
• Automatisation : Déclenchement/Réécriture de l’API ; surveillance du tableau de bord Taux d’ouverture/Taux d’achèvement/Durée de la signature.