Como Enviar um Documento Word para Assinatura Digital (Guia Avançado eSignGlobal)

Índice

• 1) Quando usar esses recursos
• 2) Preparação para o envio de documentos Word (Recomendação DOCX → PDF)
• 3) Envio em lote (Mesmo modelo × Vários destinatários)
• 4) Envio agendado (Entre fusos horários e lançamento unificado)
• 5) Ordem de assinatura (Serial/Paralelo/Híbrido)
• 6) Perguntas frequentes (FAQ)
• 7) Lista de implementação (Checklist)

1) Quando usar esses recursos

• Precisa enviar documentos Word para assinatura digital para várias pessoas.
• Deseja que a entrega seja feita durante o horário de trabalho do destinatário, aumentando as taxas de abertura e conclusão.
• Deve seguir uma ordem de aprovação/assinatura rigorosa.

2) Preparação para o envio de documentos Word (Recomendação DOCX → PDF)

• Diretamente em DOCX: Use fontes genéricas ou incorpore fontes; evite macros; use o layout “incorporado” para imagens.
• Prática recomendada (mais segura): No Word, “Salvar como PDF”, o que é melhor para layout, paginação e integridade do conteúdo.

3) Envio em lote (Mesmo modelo × Vários destinatários)

Objetivo: Enviar o mesmo contrato Word para várias pessoas e renderizar diferentes variáveis para cada uma.

Passos

1. Ative Enviar envelopes em lote na central de plugins.
2. No lado direito da página de envio, selecione Enviar envelopes em lote no menu suspenso.
3. Baixe o CSV de exemplo, preencha cada linha com destinatário/cópia, assunto, notas e colunas de variáveis (como {{company}}, {{amount}}).
4. Carregue o CSV → Verifique o mapeamento de nomes de colunas e espaços reservados do modelo.
5. Visualize a renderização de variáveis e o posicionamento de campos por amostragem.
6. Envie imediatamente; visualize o progresso em Arquivos em lote e exporte o Status de envio.

Recomendações

• Execute um teste com 5–10 linhas primeiro;
• Mantenha Nome da coluna = Variável do modelo;
• Para cenários de valor/conformidade, ative OTP/SMS e Pacote de evidências.

4) Envio agendado (Entre fusos horários e lançamento unificado)

Cenário: Entre fusos horários, lançamento centralizado, coordenado com o ritmo de RH/Finanças/Marketing.

Passos

1. Ative o plugin Envio agendado.
2. Página de início: No menu suspenso ao lado de “Enviar diretamente”, selecione “Enviar mais tarde” (defina data/hora/fuso horário).
3. Página de campos: No menu suspenso ao lado de “Enviar agora”, selecione “Enviar mais tarde”, posicione os campos e agende.
4. Combine com Lembretes automáticos e Prazo de assinatura.

Recomendações

• Escolha manhã no horário local do destinatário;
• Para tarefas em grande volume, divida em lotes e escalone, reduzindo a limitação de taxa e devoluções.

5) Ordem de assinatura (Serial/Paralelo/Híbrido)

Cenário: O contrato Word requer um roteamento estrito como “Revisão → Aprovação → Jurídico → Cliente”.

Passos

1. Adicione todos os destinatários (assinatura/cópia).
2. Especifique o número de ordem: mesmo número = paralelo, número diferente = serial.
3. Em Adicionar campos, posicione os campos na perspectiva do destinatário, evitando sobreposição.
4. Visualize e envie; o sistema aciona sequencialmente conforme definido.

6) Perguntas frequentes (FAQ)

Q1: DOCX ou PDF é melhor? DOCX pode ser enviado diretamente, mas PDF é melhor para fixar o layout e aumentar a capacidade anti-adulteração.

Q2: O envio em lote pode personalizar o contrato Word? Sim. As variáveis do modelo correspondem individualmente às colunas CSV, renderizando linha por linha no envio.

Q3: O envio agendado será entregue no fuso horário correto? Recomenda-se selecionar explicitamente o fuso horário de destino; caso contrário, use o fuso horário padrão da conta.

Q4: Como lembrar assinaturas não concluídas? Na lista “Aguardando assinatura de outros”, use Reenviar no envelope de destino.

7) Lista de implementação (Checklist)

• Camada de modelo: Nomeação de variáveis unificada; campos de função predefinidos; prepare uma tabela de dados de exemplo.
• Camada de dados: Execute um teste com 5–10 linhas; registre e corrija linhas com erros.
• Camada de envio: Lote × Agendado × Ordem + Prazo/Lembrete automático.
• Camada de controle de risco: Ative Senha de acesso/OTP/Documento/Rosto; arquive Carimbo de data/hora/Hash/Logs/Pacote de evidências.
• Automação: Acionamento/Retorno de API; monitore Taxa de abertura/Taxa de conclusão/Duração da assinatura no painel.