Word 문서에 디지털 서명을 보내는 방법 (eSignGlobal 고급 가이드)

목차

• 1) 언제 이러한 기능을 사용해야 할까요?
• 2) Word 문서 발송 전 준비 사항 (DOCX → PDF 권장)
• 3) 대량 발송 (동일 템플릿 × 다수 수신인)
• 4) 예약 발송 (다양한 시간대 및 일괄 배포)
• 5) 서명 순서 (직렬/병렬/혼합)
• 6) 자주 묻는 질문 (FAQ)
• 7) 실행 체크리스트 (Checklist)

1) 언제 이러한 기능을 사용해야 할까요?

• 여러 사람에게 디지털 서명을 위해 Word 문서를 보내야 할 때.
• 상대방의 근무 시간에 맞춰 전달하여 열람 및 완료율을 높이고 싶을 때.
• 엄격한 승인/서명 순서를 준수해야 할 때.

2) Word 문서 발송 전 준비 사항 (DOCX → PDF 권장)

• DOCX 직접 사용: 가능한 한 일반적인 글꼴을 사용하거나 글꼴을 포함하십시오. 매크로를 피하십시오. 그림은 “포함형” 레이아웃을 사용하십시오.
• 권장 방법 (더 안전): Word에서 **“PDF로 저장”**하여 레이아웃, 페이지 나누기 및 내용 완전성을 향상시키는 것이 좋습니다.

3) 대량 발송 (동일 템플릿 × 다수 수신인)

목표: 동일한 Word 계약서를 여러 사람에게 보내고 각 사람마다 다른 변수를 렌더링합니다.

단계

1. 플러그인 센터에서 대량 봉투 발송을 활성화합니다.
2. 발송 페이지 오른쪽 드롭다운에서 대량 봉투 발송을 선택합니다.
3. 샘플 CSV를 다운로드하여 수신인/참조, 제목, 메모 및 변수 열 (예: {{company}}, {{amount}})을 행별로 채웁니다.
4. CSV를 업로드하고 열 이름과 템플릿 자리 표시자 매핑을 확인합니다.
5. 변수 렌더링 및 필드 위치를 샘플링하여 미리 봅니다.
6. 즉시 발송합니다. 대량 파일에서 진행 상황을 확인하고 발송 상태를 내보냅니다.

제안

• 먼저 5–10개를 시험 실행하십시오.
• 열 이름 = 템플릿 변수를 유지하십시오.
• 금액/규정 준수 시나리오에서는 OTP/SMS 및 증거 패키지를 활성화하십시오.

4) 예약 발송 (다양한 시간대 및 일괄 배포)

시나리오: 다양한 시간대, 집중 배포, HR/재무/마케팅 일정에 맞춤.

단계

1. 예약 발송 플러그인을 활성화합니다.
2. 시작 페이지: “바로 보내기” 옆의 드롭다운에서 **“나중에 보내기”**를 선택합니다 (날짜/시간/시간대 설정).
3. 필드 페이지: “지금 보내기” 옆의 드롭다운에서 **“나중에 보내기”**를 선택하고 필드를 배치한 후 일정을 예약합니다.
4. 자동 알림 및 서명 마감일과 함께 사용합니다.

제안

• 수신인의 현지 시간 오전을 선택하십시오.
• 대량 작업은 분할하여 시간차를 두고 실행하여 속도 제한 및 반송을 줄이십시오.

5) 서명 순서 (직렬/병렬/혼합)

시나리오: Word 계약서에 "검토 → 승인 → 법무 → 고객"과 같은 엄격한 라우팅이 필요한 경우.

단계

1. 모든 수신인 (서명/참조)을 추가합니다.
2. 순서 번호를 지정합니다. 동일한 번호 = 병렬, 다른 번호 = 직렬.
3. Add Fields에서 수신인 관점에서 필드를 배치하여 겹치지 않도록 합니다.
4. 미리보기 후 발송합니다. 시스템은 설정에 따라 순차적으로 트리거합니다.

6) 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1: DOCX 또는 PDF 중 어느 것이 더 좋습니까? DOCX는 직접 보낼 수 있지만 PDF는 레이아웃을 고정하고 변조 방지 기능을 향상시키는 데 더 좋습니다.

Q2: 대량 발송으로 Word 계약서를 개인화할 수 있습니까? 예, 가능합니다. 템플릿 변수는 CSV 열과 일대일로 대응하며 발송 시 행별로 렌더링됩니다.

Q3: 예약 발송은 시간대에 맞춰 배달됩니까? 목표 시간대를 명시적으로 선택하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 계정 기본 시간대가 사용됩니다.

Q4: 완료되지 않은 서명을 어떻게 재촉합니까? “다른 사람의 서명 대기 중” 목록에서 대상 봉투에 대해 다시 보내기를 사용합니다.

7) 실행 체크리스트 (Checklist)

• 템플릿 레이어: 변수 이름 통일; 역할 필드 사전 설정; 샘플 데이터 테이블 준비.
• 데이터 레이어: 5–10개 시험 실행; 오류 행 기록 및 수정.
• 발송 레이어: 대량 × 예약 × 순서 + 마감일/자동 알림.
• 위험 관리 레이어: 액세스 암호/OTP/신분증/얼굴 활성화; 타임스탬프/해시/로그/증거 패키지 보관.
• 자동화: API 트리거/콜백; 열람률/완료율/서명 시간 대시보드 모니터링.