Cara Mengirim Dokumen Word untuk Tanda Tangan Digital (Panduan Tingkat Lanjut eSignGlobal)

Daftar Isi

• 1) Kapan Menggunakan Fitur-Fitur Ini
• 2) Persiapan Sebelum Mengirim Dokumen Word (Saran DOCX → PDF)
• 3) Pengiriman Massal (Satu Templat × Banyak Penerima)
• 4) Pengiriman Terjadwal (Lintas Zona Waktu dan Penayangan Terpadu)
• 5) Urutan Penandatanganan (Serial/Paralel/Campuran)
• 6) Pertanyaan Umum (FAQ)
• 7) Daftar Periksa Implementasi (Checklist)

1) Kapan Menggunakan Fitur-Fitur Ini

• Perlu mengirim dokumen Word untuk tanda tangan digital ke banyak orang.
• Ingin mengirim pada jam kerja penerima untuk meningkatkan tingkat pembukaan dan penyelesaian.
• Harus mengikuti urutan persetujuan/penandatanganan yang ketat.

2) Persiapan Sebelum Mengirim Dokumen Word (Saran DOCX → PDF)

• Langsung menggunakan DOCX: Usahakan menggunakan font umum atau menyematkan font; hindari makro; gunakan tata letak gambar "inline with text".
• Praktik yang Direkomendasikan (Lebih Aman): Di Word, "Simpan Sebagai PDF", lebih baik untuk tata letak, pemisahan halaman, dan integritas konten.

3) Pengiriman Massal (Satu Templat × Banyak Penerima)

Tujuan: Mengirimkan satu perjanjian Word yang sama ke banyak orang, dan merender variabel yang berbeda untuk setiap orang.

Langkah-langkah

1. Aktifkan Pengiriman Amplop Massal di pusat plugin.
2. Di halaman pengiriman, pilih Pengiriman Amplop Massal dari menu tarik-turun di sebelah kanan.
3. Unduh contoh CSV, isi setiap baris dengan penerima/CC, subjek, catatan, dan kolom variabel (seperti {{company}}, {{amount}}).
4. Unggah CSV → verifikasi pemetaan nama kolom dan placeholder templat.
5. Pratinjau sampel rendering variabel dan penempatan bidang.
6. Kirim Sekarang; periksa kemajuan di File Massal dan ekspor Status Pengiriman.

Saran

• Uji coba terlebih dahulu 5–10 baris;
• Pertahankan Nama Kolom = Variabel Templat;
• Aktifkan OTP/SMS dan Paket Bukti untuk skenario jumlah/kepatuhan.

4) Pengiriman Terjadwal (Lintas Zona Waktu dan Penayangan Terpadu)

Skenario: Lintas zona waktu, penayangan terpusat, koordinasi dengan ritme HR/keuangan/pemasaran.

Langkah-langkah

1. Aktifkan plugin Pengiriman Terjadwal.
2. Halaman Inisiasi: Pilih "Kirim Nanti" dari menu tarik-turun di sebelah "Kirim Langsung" (atur tanggal/waktu/zona waktu).
3. Halaman Bidang: Pilih "Kirim Nanti" dari menu tarik-turun di sebelah "Kirim Sekarang", jadwalkan setelah menempatkan bidang.
4. Gabungkan dengan Pengingat Otomatis dan Batas Waktu Penandatanganan.

Saran

• Pilih pagi hari waktu setempat penerima;
• Pecah tugas massal untuk mengurangi pembatasan dan pantulan.

5) Urutan Penandatanganan (Serial/Paralel/Campuran)

Skenario: Perjanjian Word membutuhkan rute yang ketat seperti "Tinjauan → Persetujuan → Hukum → Klien".

Langkah-langkah

1. Tambahkan semua penerima (penandatanganan/CC).
2. Tentukan Nomor Urut: Nomor yang sama = Paralel, Nomor yang berbeda = Serial.
3. Tempatkan bidang dalam Tambahkan Bidang dari sudut pandang penerima untuk menghindari tumpang tindih.
4. Kirim setelah pratinjau; sistem akan memicu secara berurutan sesuai pengaturan.

6) Pertanyaan Umum (FAQ)

Q1: Lebih baik menggunakan DOCX atau PDF? DOCX dapat dikirim langsung, tetapi PDF lebih baik untuk memperbaiki tata letak dan meningkatkan kemampuan anti-perubahan.

Q2: Bisakah pengiriman massal mempersonalisasi perjanjian Word? Bisa. Variabel templat sesuai dengan kolom CSV satu per satu, dan dirender baris demi baris saat mengirim.

Q3: Apakah pengiriman terjadwal akan dikirim sesuai zona waktu? Disarankan untuk secara eksplisit memilih zona waktu target; jika tidak, gunakan zona waktu default akun.

Q4: Bagaimana cara menindaklanjuti penandatanganan yang belum selesai? Gunakan Kirim Ulang pada amplop target di daftar "Menunggu Penandatanganan Orang Lain".

7) Daftar Periksa Implementasi (Checklist)

• Lapisan Templat: Penamaan variabel yang seragam; bidang peran yang telah ditentukan sebelumnya; siapkan tabel data contoh.
• Lapisan Data: Uji coba 5–10 baris; catat dan perbaiki baris yang salah.
• Lapisan Pengiriman: Massal × Terjadwal × Urutan + Batas Waktu/Pengingat Otomatis.
• Lapisan Kontrol Risiko: Aktifkan Kata Sandi Akses/OTP/Dokumen/Wajah; arsipkan Stempel Waktu/Hash/Log/Paket Bukti.
• Otomatisasi: Pemicu/penulisan balik API; pantau Tingkat Pembukaan/Tingkat Penyelesaian/Durasi Penandatanganan di papan dasbor.