Cara Menghantar Dokumen Word untuk Tandatangan Digital (Panduan Lanjutan eSignGlobal)

Kandungan

• 1) Bila hendak menggunakan fungsi ini
• 2) Persediaan sebelum menghantar dokumen Word (Cadangan DOCX → PDF)
• 3) Penghantaran pukal (Templat yang sama × Berbilang penerima)
• 4) Penghantaran berjadual (Merentas zon waktu dan penyiaran seragam)
• 5) Susunan tandatangan (Bersiri/Selari/Hibrid)
• 6) Soalan Lazim (FAQ)
• 7) Senarai semak pelaksanaan (Checklist)

1) Bila hendak menggunakan fungsi ini

• Perlu menghantar dokumen Word untuk tandatangan digital kepada ramai orang.
• Berharap untuk menghantar semasa waktu kerja pihak lain untuk meningkatkan kadar pembukaan dan penyelesaian.
• Mesti mematuhi susunan kelulusan/tandatangan yang ketat.

2) Persediaan sebelum menghantar dokumen Word (Cadangan DOCX → PDF)

• Gunakan DOCX secara terus: Cuba gunakan fon universal atau benamkan fon; elakkan makro; gunakan tataletak “jenis terbenam” untuk imej.
• Amalan yang disyorkan (lebih selamat): “Simpan sebagai PDF” dalam Word, yang lebih baik untuk tataletak, pemecahan halaman dan integriti kandungan.

3) Penghantaran pukal (Templat yang sama × Berbilang penerima)

Matlamat: Hantar kontrak Word yang sama kepada ramai orang dan jadikan pemboleh ubah yang berbeza untuk setiap orang.

Langkah

1. Dayakan Sampul surat penghantaran pukal dalam pusat pemalam.
2. Pilih Sampul surat penghantaran pukal dalam juntai bawah di sebelah kanan halaman penghantaran.
3. Muat turun contoh CSV, isi penerima/salinan, subjek, nota dan lajur pemboleh ubah baris demi baris (seperti {{company}}, {{amount}}).
4. Muat naik CSV → sahkan pemetaan nama lajur dan ruang letak templat.
5. Pratonton pensampelan pemaparan pemboleh ubah dan penempatan medan.
6. Hantar serta-merta; semak kemajuan dalam Fail pukal dan eksport Status penghantaran.

Cadangan

• Jalankan ujian 5–10 baris dahulu;
• Kekalkan Nama lajur = Pemboleh ubah templat;
• Dayakan OTP/SMS dan Pakej bukti untuk senario jumlah/pematuhan.

4) Penghantaran berjadual (Merentas zon waktu dan penyiaran seragam)

Senario: Merentas zon waktu, penyiaran berpusat, bekerjasama dengan rentak HR/kewangan/pemasaran.

Langkah

1. Dayakan pemalam Penghantaran berjadual.
2. Halaman permulaan: Pilih “Hantar kemudian” (tetapkan tarikh/masa/zon waktu) dalam juntai bawah di sebelah “Hantar terus”.
3. Halaman medan: Pilih “Hantar kemudian” dalam juntai bawah di sebelah “Hantar serta-merta”, jadualkan selepas medan diletakkan.
4. Bekerjasama dengan Peringatan automatik dan Tarikh akhir tandatangan.

Cadangan

• Pilih pagi tempatan penerima;
• Pecahkan dan anjakkan tugas volum besar untuk mengurangkan pembatasan kadar dan lantunan.

5) Susunan tandatangan (Bersiri/Selari/Hibrid)

Senario: Kontrak Word memerlukan laluan yang ketat seperti “Semakan → Kelulusan → Undang-undang → Pelanggan”.

Langkah

1. Tambah semua penerima (tandatangan/salinan).
2. Tentukan Nombor urutan: Nombor yang sama = Selari, nombor yang berbeza = Bersiri.
3. Letakkan medan dalam Tambah Medan dari perspektif penerima untuk mengelakkan pertindihan.
4. Hantar selepas pratonton; sistem mencetuskan secara berurutan mengikut tetapan.

6) Soalan Lazim (FAQ)

S1: DOCX atau PDF mana yang lebih baik? DOCX boleh dihantar terus, tetapi PDF lebih baik untuk membaiki format dan meningkatkan keupayaan anti-gangguan.

S2: Bolehkah kontrak Word diperibadikan secara pukal? Boleh. Pemboleh ubah templat sepadan dengan lajur CSV satu demi satu, dan dipaparkan baris demi baris apabila menghantar.

S3: Adakah penghantaran berjadual akan dihantar tepat pada masanya mengikut zon waktu? Adalah disyorkan untuk memilih zon waktu sasaran secara jelas; jika tidak, gunakan zon waktu lalai akaun.

S4: Bagaimana untuk menggesa penandatanganan yang belum selesai? Gunakan Hantar Semula pada sampul surat sasaran dalam senarai “Menunggu Tandatangan Orang Lain”.

7) Senarai Semak Pelaksanaan

• Lapisan Templat: Menyeragamkan penamaan pemboleh ubah; medan peranan pratetap; sediakan jadual data contoh.
• Lapisan Data: 5–10 larian percubaan; rekod dan baiki baris yang salah.
• Lapisan Penghantaran: Pukal × Berjadual × Berurutan + Tarikh Akhir/Peringatan Automatik.
• Lapisan Kawalan Risiko: Dayakan Kata Laluan Akses/OTP/Dokumen/Muka; arkibkan Cap Waktu/Hash/Log/Pakej Bukti.
• Automasi: Pencetus/Tulis Balik API; papan pemuka memantau Kadar Buka/Kadar Siap/Tempoh Tandatangan.