Cómo enviar documentos de Word para firma digital (Guía avanzada de eSignGlobal)

Índice

• 1) Cuándo usar estas funciones
• 2) Preparación antes de enviar documentos de Word (Sugerencia DOCX → PDF)
• 3) Envío masivo (misma plantilla × múltiples destinatarios)
• 4) Envío programado (entre zonas horarias y entrega unificada)
• 5) Orden de firma (serial/paralelo/mixto)
• 6) Preguntas frecuentes (FAQ)
• 7) Lista de verificación de implementación (Checklist)

1) Cuándo usar estas funciones

• Necesita enviar un documento de Word para firma digital a varias personas.
• Desea que se entregue durante el horario laboral del destinatario para aumentar las tasas de apertura y finalización.
• Debe seguir un orden estricto de aprobación/firma.

2) Preparación antes de enviar documentos de Word (Sugerencia DOCX → PDF)

• Usar DOCX directamente: Intente usar fuentes comunes o incrustar fuentes; evite macros; use el diseño “incrustado” para las imágenes.
• Práctica recomendada (más segura): En Word, “Guardar como PDF”, es más propicio para el diseño, la paginación y la integridad del contenido.

3) Envío masivo (misma plantilla × múltiples destinatarios)

Objetivo: Enviar el mismo contrato de Word a varias personas y renderizar diferentes variables para cada persona.

Pasos

1. Habilite Envío masivo de sobres en el centro de plugins.
2. En la página de envío, seleccione Envío masivo de sobres en el menú desplegable de la derecha.
3. Descargue el CSV de ejemplo, complete cada fila con el destinatario/CC, el asunto, las notas y las columnas de variables (como {{company}}, {{amount}}).
4. Cargue el CSV → Verifique la asignación de nombres de columna y marcadores de posición de plantilla.
5. Obtenga una vista previa de muestra de la renderización de variables y la ubicación de los campos.
6. Enviar ahora; verifique el progreso en Archivos masivos y exporte el Estado de envío.

Sugerencias

• Primero ejecute una prueba con 5–10 registros;
• Mantenga Nombre de columna = Variable de plantilla;
• Habilite OTP/SMS y Paquete de evidencia para escenarios de monto/cumplimiento.

4) Envío programado (entre zonas horarias y entrega unificada)

Escenario: Entre zonas horarias, entrega centralizada, coordinación con el ritmo de RR. HH./finanzas/marketing.

Pasos

1. Habilite el plugin Envío programado.
2. Página de inicio: Seleccione “Enviar más tarde” en el menú desplegable junto a “Enviar directamente” (establezca la fecha/hora/zona horaria).
3. Página de campos: Seleccione “Enviar más tarde” en el menú desplegable junto a “Enviar ahora”, programe después de colocar los campos.
4. Combine con Recordatorios automáticos y Fecha límite de firma.

Sugerencias

• Elija la mañana local del destinatario;
• Escalone los lotes para tareas de gran volumen para reducir la limitación de velocidad y los rebotes.

5) Orden de firma (serial/paralelo/mixto)

Escenario: El contrato de Word requiere un enrutamiento estricto como “Revisión → Aprobación → Legal → Cliente”.

Pasos

1. Agregue todos los destinatarios (firma/CC).
2. Especifique el Número de orden: mismo número = paralelo, diferente número = serial.
3. Coloque los campos en Agregar campos desde la perspectiva del destinatario para evitar la superposición.
4. Envíe después de la vista previa; el sistema se activará secuencialmente según la configuración.

6) Preguntas frecuentes (FAQ)

P1: ¿Es mejor usar DOCX o PDF? DOCX se puede enviar directamente, pero PDF es mejor para fijar el formato y mejorar la capacidad anti-manipulación.

P2: ¿Se pueden personalizar los contratos de Word por lotes? Sí. Las variables de plantilla se corresponden una a una con las columnas CSV y se renderizan línea por línea al enviar.

P3: ¿El envío programado se entregará según la zona horaria? Se recomienda seleccionar explícitamente la zona horaria de destino; de lo contrario, se utilizará la zona horaria predeterminada de la cuenta.

P4: ¿Cómo recordar a alguien que no ha terminado de firmar? Utilice Reenviar en el sobre de destino en la lista “Pendiente de firma de otros”.

7) Lista de verificación de implementación

• Capa de plantilla: Nombrar las variables de forma unificada; preestablecer los campos de rol; preparar una tabla de datos de ejemplo.
• Capa de datos: Ejecutar una prueba con 5–10 líneas; registrar y corregir las líneas de error.
• Capa de envío: Lote × Programado × Secuencia + Fecha límite/Recordatorio automático.
• Capa de control de riesgos: Habilitar Contraseña de acceso/OTP/Documento de identidad/Reconocimiento facial; archivar Marca de tiempo/Hash/Registro/Paquete de evidencia.
• Automatización: Activación/reescritura de API; supervisión del panel de control de la Tasa de apertura/Tasa de finalización/Duración de la firma.