Wie man Word-Dokumente zur digitalen Signatur versendet (eSignGlobal Erweiterte Anleitung)

Inhaltsverzeichnis

• 1) Wann diese Funktionen verwenden
• 2) Vorbereitung vor dem Senden von Word-Dokumenten (DOCX → PDF Empfehlung)
• 3) Massenversand (dieselbe Vorlage × mehrere Empfänger)
• 4) Zeitgesteuerter Versand (Zeitzonenübergreifend und einheitliche Auslieferung)
• 5) Unterschriftsreihenfolge (seriell/parallel/gemischt)
• 6) Häufig gestellte Fragen (FAQ)
• 7) Implementierungs-Checkliste

1) Wann diese Funktionen verwenden

• Wenn Sie Word-Dokumente zur digitalen Signatur an mehrere Personen senden müssen.
• Wenn Sie die Zustellung während der Arbeitszeiten des Empfängers wünschen, um die Öffnungs- und Abschlussrate zu erhöhen.
• Wenn eine strikte Genehmigungs-/Unterschriftsreihenfolge eingehalten werden muss.

2) Vorbereitung vor dem Senden von Word-Dokumenten (DOCX → PDF Empfehlung)

• Direkt mit DOCX: Verwenden Sie möglichst gängige Schriftarten oder betten Sie Schriftarten ein; vermeiden Sie Makros; verwenden Sie für Bilder die Layoutoption "Mit Text in Zeile".
• Empfohlene Vorgehensweise (sicherer): "Speichern Sie als PDF" in Word, um Layout, Seitenumbrüche und Inhaltsintegrität besser zu gewährleisten.

3) Massenversand (dieselbe Vorlage × mehrere Empfänger)

Ziel: Dieselbe Word-Vertragsvorlage an mehrere Personen senden und für jede Person unterschiedliche Variablen rendern.

Schritte

1. Aktivieren Sie Massenversand von Umschlägen im Plugin-Center.
2. Wählen Sie auf der Sendeseite rechts im Dropdown-Menü Massenversand von Umschlägen aus.
3. Laden Sie die CSV-Beispieldatei herunter und füllen Sie zeilenweise Empfänger/CC, Betreff, Notizen und Variablenspalten aus (z. B. {{company}}, {{amount}}).
4. Laden Sie die CSV-Datei hoch → Überprüfen Sie die Zuordnung von Spaltennamen und Platzhaltern in der Vorlage.
5. Zeigen Sie eine Stichprobenvorschau der Variablenrendering und Feldpositionierung an.
6. Sofort senden; Überprüfen Sie den Fortschritt unter Massendateien und exportieren Sie den Sendestatus.

Empfehlungen

• Führen Sie zuerst einen Testlauf mit 5–10 Zeilen durch;
• Behalten Sie Spaltenname = Vorlagenvariable bei;
• Aktivieren Sie OTP/SMS und Beweispaket für Betrags-/Compliance-Szenarien.

4) Zeitgesteuerter Versand (Zeitzonenübergreifend und einheitliche Auslieferung)

Szenario: Zeitzonenübergreifend, zentralisierte Auslieferung, abgestimmt auf HR-/Finanz-/Marketing-Rhythmus.

Schritte

1. Aktivieren Sie das Plugin Zeitgesteuerter Versand.
2. Startseite: Wählen Sie im Dropdown-Menü neben "Direkt senden" die Option "Später senden" (Datum/Uhrzeit/Zeitzone festlegen).
3. Feldseite: Wählen Sie im Dropdown-Menü neben "Sofort senden" die Option "Später senden", platzieren Sie die Felder und planen Sie sie dann.
4. Verwenden Sie automatische Erinnerungen und Unterschriftsfristen.

Empfehlungen

• Wählen Sie den Vormittag des Empfängers;
• Verteilen Sie große Mengen von Aufgaben gestaffelt, um Drosselung und Unzustellbarkeit zu reduzieren.

5) Unterschriftsreihenfolge (seriell/parallel/gemischt)

Szenario: Word-Verträge erfordern eine strenge Weiterleitung wie "Überprüfung → Genehmigung → Rechtsabteilung → Kunde".

Schritte

1. Fügen Sie alle Empfänger hinzu (Unterschrift/CC).
2. Geben Sie die Reihenfolgenummer an: gleiche Nummer = parallel, unterschiedliche Nummer = seriell.
3. Platzieren Sie Felder in Add Fields aus der Perspektive des Empfängers, um Überschneidungen zu vermeiden.
4. Senden Sie nach der Vorschau; das System löst nacheinander gemäß den Einstellungen aus.

6) Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F1: Ist DOCX oder PDF besser? DOCX kann direkt gesendet werden, aber PDF ist besser geeignet, um das Layout zu fixieren und die Manipulationssicherheit zu erhöhen.

F2: Kann der Massenversand Word-Verträge personalisieren? Ja. Vorlagenvariablen entsprechen eins zu eins den CSV-Spalten und werden beim Senden zeilenweise gerendert.

F3: Wird der zeitgesteuerte Versand pünktlich in der Zeitzone zugestellt? Es wird empfohlen, die Zielzeitzone explizit auszuwählen; andernfalls wird die Standardzeitzone des Kontos verwendet.

F4: Wie kann ich unvollständige Unterschriften nachverfolgen? Verwenden Sie Erneut senden für den Zielumschlag in der Liste "Wartet auf Unterschrift anderer".

7) Implementierungs-Checkliste

• Vorlagenebene: Einheitliche Variablennamen; vordefinierte Rollenfelder; Beispiel-Datentabelle vorbereiten.
• Datenebene: 5–10 Testläufe; Fehlerhafte Zeilen protokollieren und beheben.
• Versandebene: Massen × Zeitgesteuert × Reihenfolge + Frist/Automatische Erinnerung.
• Risikomanagementebene: Aktivieren Sie Zugangspasswort/OTP/Dokument/Gesichtserkennung; Archivieren Sie Zeitstempel/Hash/Protokolle/Beweispaket.
• Automatisierung: API-Auslösung/Rückschreiben; Dashboard-Überwachung von Öffnungsrate/Abschlussrate/Unterschriftsdauer.