Come inviare un documento Word per la firma digitale (Guida avanzata di eSignGlobal)

Indice

• 1) Quando utilizzare queste funzionalità
• 2) Preparazione del documento Word prima dell'invio (consigli DOCX → PDF)
• 3) Invio massivo (stesso modello × destinatari multipli)
• 4) Invio programmato (fuso orario multiplo e invio unificato)
• 5) Ordine di firma (seriale/parallelo/misto)
• 6) Domande frequenti (FAQ)
• 7) Lista di controllo (Checklist)

1) Quando utilizzare queste funzionalità

• Quando è necessario inviare un documento Word per la firma digitale a più persone.
• Quando si desidera che venga consegnato durante l'orario di lavoro del destinatario, aumentando il tasso di apertura e completamento.
• Quando è necessario seguire un rigoroso ordine di approvazione/firma.

2) Preparazione del documento Word prima dell'invio (consigli DOCX → PDF)

• Utilizzo diretto di DOCX: cercare di utilizzare font comuni o incorporare i font; evitare le macro; utilizzare la formattazione "incorporata" per le immagini.
• Pratica consigliata (più sicura): in Word, "Salva come PDF", per una migliore formattazione, impaginazione e integrità del contenuto.

3) Invio massivo (stesso modello × destinatari multipli)

Obiettivo: inviare lo stesso contratto Word a più persone, rendendo variabili diversi elementi per ciascuna persona.

Passaggi

1. Abilitare Invio massivo di buste nel centro plugin.
2. Nel menu a tendina a destra della pagina di invio, selezionare Invio massivo di buste.
3. Scaricare il CSV di esempio, compilando riga per riga i campi destinatario/copia conoscenza, oggetto, note e colonne variabili (come {{company}}, {{amount}}).
4. Caricare il CSV → verificare la mappatura dei nomi delle colonne e dei segnaposto del modello.
5. Visualizzare in anteprima a campione il rendering delle variabili e il posizionamento dei campi.
6. Inviare immediatamente; visualizzare l'avanzamento in File massivi ed esportare lo stato di invio.

Consigli

• Eseguire prima un test con 5-10 righe;
• Mantenere nome colonna = variabile del modello;
• Per scenari di importo/conformità, abilitare OTP/SMS e pacchetto di prove.

4) Invio programmato (fuso orario multiplo e invio unificato)

Scenario: fusi orari multipli, invio centralizzato, coordinamento con i ritmi di HR/finanza/marketing.

Passaggi

1. Abilitare il plugin Invio programmato.
2. Pagina di avvio: nel menu a tendina accanto a "Invia direttamente", selezionare "Invia più tardi" (impostare data/ora/fuso orario).
3. Pagina dei campi: nel menu a tendina accanto a "Invia immediatamente", selezionare "Invia più tardi", posizionare i campi e quindi programmare.
4. Abbinare promemoria automatici e scadenza per la firma.

Consigli

• Scegliere la mattina locale del destinatario;
• Per attività di grandi dimensioni, scaglionare gli invii per ridurre la limitazione della velocità e i messaggi di errore.

5) Ordine di firma (seriale/parallelo/misto)

Scenario: il contratto Word richiede un routing rigoroso come "revisione → approvazione → legale → cliente".

Passaggi

1. Aggiungere tutti i destinatari (firma/copia conoscenza).
2. Specificare il numero d'ordine: stesso numero = parallelo, numero diverso = seriale.
3. In Add Fields, posizionare i campi in base alla prospettiva del destinatario, evitando sovrapposizioni.
4. Visualizzare l'anteprima e inviare; il sistema attiva in sequenza secondo le impostazioni.

6) Domande frequenti (FAQ)

Q1: È meglio usare DOCX o PDF? DOCX può essere inviato direttamente, ma il PDF è più adatto per fissare il layout e migliorare la capacità anti-manomissione.

Q2: L'invio massivo può personalizzare il contratto Word? Sì. Le variabili del modello corrispondono una per una alle colonne del CSV, e vengono renderizzate riga per riga durante l'invio.

Q3: L'invio programmato verrà consegnato in base al fuso orario? Si consiglia di selezionare esplicitamente il fuso orario di destinazione; altrimenti, viene utilizzato il fuso orario predefinito dell'account.

Q4: Come sollecitare le firme non completate? Nell'elenco "In attesa di firma altrui", utilizzare Reinvia per la busta di destinazione.

7) Lista di controllo (Checklist)

• Livello modello: uniformare la denominazione delle variabili; preimpostare i campi ruolo; preparare una tabella di dati di esempio.
• Livello dati: eseguire un test con 5-10 righe; registrare e correggere le righe errate.
• Livello invio: massivo × programmato × ordine + scadenza/promemoria automatico.
• Livello controllo del rischio: abilitare password di accesso/OTP/documento/riconoscimento facciale; archiviare timestamp/hash/log/pacchetto di prove.
• Automazione: trigger/riscrittura API; monitoraggio del pannello di controllo tasso di apertura/tasso di completamento/durata della firma.