Как отправить документ Word на цифровую подпись (Расширенное руководство от eSignGlobal)

Содержание

• 1) Когда использовать эти функции
• 2) Подготовка Word-документа к отправке (рекомендации DOCX → PDF)
• 3) Массовая отправка (один шаблон × много получателей)
• 4) Отложенная отправка (между часовыми поясами и единовременная рассылка)
• 5) Порядок подписания (последовательный/параллельный/смешанный)
• 6) Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• 7) Контрольный список (Checklist)

1) Когда использовать эти функции

• Необходимо отправить Word-документ для цифровой подписи нескольким лицам.
• Желательно, чтобы документ был доставлен в рабочее время получателя, чтобы повысить вероятность открытия и завершения.
• Необходимо соблюдать строгий порядок утверждения/подписания.

2) Подготовка Word-документа к отправке (рекомендации DOCX → PDF)

• Непосредственно DOCX: старайтесь использовать универсальные шрифты или встраивать шрифты; избегайте макросов; для изображений используйте "встроенный в текст" тип обтекания.
• Рекомендуемый подход (более надежный): в Word "Сохранить как PDF", это лучше для сохранения макета, разбивки на страницы и целостности содержимого.

3) Массовая отправка (один шаблон × много получателей)

Цель: отправить один и тот же Word-договор нескольким лицам, с подстановкой различных переменных для каждого.

Шаги

1. Включите Массовую отправку конвертов в центре плагинов.
2. В выпадающем списке справа на странице отправки выберите Массовая отправка конвертов.
3. Скачайте пример CSV, заполните построчно получателей/копии, тему, примечания и столбцы переменных (например, {{company}}, {{amount}}).
4. Загрузите CSV → проверьте соответствие названий столбцов и заполнителей шаблона.
5. Предварительно просмотрите рендеринг переменных и размещение полей на примере.
6. Отправьте немедленно; отслеживайте прогресс и экспортируйте статус отправки в Массовых файлах.

Рекомендации

• Сначала протестируйте на 5–10 строках;
• Сохраняйте название столбца = переменной шаблона;
• Для сумм/соответствия требованиям включите OTP/SMS и пакет доказательств.

4) Отложенная отправка (между часовыми поясами и единовременная рассылка)

Сценарий: разные часовые пояса, централизованная рассылка, согласование с графиком HR/финансов/маркетинга.

Шаги

1. Включите плагин Отложенная отправка.
2. Страница инициации: в выпадающем списке рядом с «Отправить напрямую» выберите «Отправить позже» (укажите дату/время/часовой пояс).
3. Страница полей: в выпадающем списке рядом с «Отправить немедленно» выберите «Отправить позже», разместите поля, а затем запланируйте отправку.
4. Используйте в сочетании с автоматическими напоминаниями и сроком подписания.

Рекомендации

• Выберите утро по местному времени получателя;
• Для больших объемов задач разделите отправку на части, чтобы снизить вероятность ограничения скорости и возврата писем.

5) Порядок подписания (последовательный/параллельный/смешанный)

Сценарий: Word-договор требует строгого маршрута, например, "Рассмотрение → Утверждение → Юридический отдел → Клиент".

Шаги

1. Добавьте всех получателей (подписантов/копии).
2. Укажите порядковый номер: одинаковый номер = параллельно, разные номера = последовательно.
3. В Add Fields разместите поля с точки зрения получателя, чтобы избежать перекрытия.
4. Предварительно просмотрите и отправьте; система последовательно активирует в соответствии с настройками.

6) Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Q1: Что лучше использовать: DOCX или PDF? DOCX можно отправлять напрямую, но PDF лучше для фиксации макета и повышения устойчивости к изменениям.

Q2: Можно ли персонализировать Word-договор при массовой отправке? Да. Переменные шаблона соответствуют столбцам CSV, и при отправке происходит построчный рендеринг.

Q3: Будет ли отложенная отправка доставлена с учетом часового пояса? Рекомендуется явно выбрать целевой часовой пояс; в противном случае используется часовой пояс учетной записи по умолчанию.

Q4: Как напомнить о незавершенном подписании? В списке "Ожидает подписи других" используйте Повторную отправку для целевого конверта.

7) Контрольный список (Checklist)

• Уровень шаблона: унифицированное именование переменных; предварительная настройка полей ролей; подготовка примера таблицы данных.
• Уровень данных: тестовый запуск на 5–10 строках; запись и исправление ошибочных строк.
• Уровень отправки: массовая × отложенная × последовательная + срок/автоматическое напоминание.
• Уровень контроля рисков: включение пароля доступа/OTP/документа/распознавания лица; архивирование временной метки/хеша/логов/пакета доказательств.
• Автоматизация: триггер/обратная запись API; мониторинг коэффициента открытия/коэффициента завершения/времени подписания на панели управления.