วิธีการส่งเอกสาร Word เพื่อลงนามดิจิทัล (คู่มือขั้นสูงจาก eSignGlobal)

สารบัญ

• 1) เมื่อใดควรใช้ฟังก์ชันเหล่านี้
• 2) การเตรียมเอกสาร Word ก่อนส่ง (คำแนะนำ DOCX → PDF)
• 3) การส่งแบบกลุ่ม (เทมเพลตเดียวกัน × ผู้รับหลายคน)
• 4) การส่งตามกำหนดเวลา (ข้ามเขตเวลาและการส่งแบบรวมศูนย์)
• 5) ลำดับการลงนาม (อนุกรม/ขนาน/ผสม)
• 6) คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
• 7) รายการตรวจสอบการดำเนินการ (Checklist)

1) เมื่อใดควรใช้ฟังก์ชันเหล่านี้

• ต้องการส่งเอกสาร Word เพื่อลงนามดิจิทัลให้หลายคน
• ต้องการให้ส่งถึงช่วงเวลาทำงานของอีกฝ่าย เพื่อเพิ่มอัตราการเปิดและทำให้เสร็จ
• ต้องปฏิบัติตามลำดับการอนุมัติ/ลงนามที่เข้มงวด

2) การเตรียมเอกสาร Word ก่อนส่ง (คำแนะนำ DOCX → PDF)

• ใช้ DOCX โดยตรง: พยายามใช้ฟอนต์ทั่วไปหรือฝังฟอนต์ หลีกเลี่ยงมาโคร ใช้การจัดวางรูปภาพแบบ "ฝังในข้อความ"
• คำแนะนำ (ปลอดภัยกว่า): ใน Word "บันทึกเป็น PDF" จะดีกว่าสำหรับรูปแบบ การแบ่งหน้า และความสมบูรณ์ของเนื้อหา

3) การส่งแบบกลุ่ม (เทมเพลตเดียวกัน × ผู้รับหลายคน)

เป้าหมาย: ส่งสัญญา Word ฉบับเดียวกันให้หลายคน และแสดงผลตัวแปรที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละคน

ขั้นตอน

1. เปิดใช้งาน ส่งซองจดหมายแบบกลุ่ม ในศูนย์ปลั๊กอิน
2. ในหน้าส่ง เลือก ส่งซองจดหมายแบบกลุ่ม จากเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวา
3. ดาวน์โหลด CSV ตัวอย่าง กรอกผู้รับ/สำเนา หัวเรื่อง บันทึก และคอลัมน์ตัวแปรทีละแถว (เช่น {{company}}, {{amount}})
4. อัปโหลด CSV → ตรวจสอบชื่อคอลัมน์และการจับคู่ตัวยึดตำแหน่งเทมเพลต
5. แสดงตัวอย่างการแสดงผลตัวแปรและการวางตำแหน่งฟิลด์โดยการสุ่มตัวอย่าง
6. ส่งทันที ตรวจสอบความคืบหน้าและส่งออก สถานะการส่ง ใน ไฟล์แบบกลุ่ม

คำแนะนำ

• ทดลองรัน 5–10 แถว ก่อน
• รักษา ชื่อคอลัมน์ = ตัวแปรเทมเพลต
• เปิดใช้งาน OTP/SMS และ ชุดหลักฐาน สำหรับสถานการณ์จำนวนเงิน/การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

4) การส่งตามกำหนดเวลา (ข้ามเขตเวลาและการส่งแบบรวมศูนย์)

สถานการณ์: ข้ามเขตเวลา การส่งแบบรวมศูนย์ การประสานงานกับจังหวะ HR/การเงิน/การตลาด

ขั้นตอน

1. เปิดใช้งานปลั๊กอิน ส่งตามกำหนดเวลา
2. หน้าเริ่มต้น: เลือก "ส่งภายหลัง" จากเมนูแบบเลื่อนลงข้าง "ส่งทันที" (ตั้งวันที่/เวลา/เขตเวลา)
3. หน้าฟิลด์: เลือก "ส่งภายหลัง" จากเมนูแบบเลื่อนลงข้าง "ส่งทันที" จัดตารางเวลาหลังจากวางฟิลด์
4. ใช้ร่วมกับ การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และ วันครบกำหนดการลงนาม

คำแนะนำ

• เลือก ช่วงเช้าตามเวลาท้องถิ่นของผู้รับ
• งานจำนวนมาก แบ่งเป็นชุดและเหลื่อมเวลา เพื่อลดการจำกัดอัตราและการตีกลับ

5) ลำดับการลงนาม (อนุกรม/ขนาน/ผสม)

สถานการณ์: สัญญา Word ต้องการเส้นทางที่เข้มงวด เช่น "ตรวจสอบ → อนุมัติ → ฝ่ายกฎหมาย → ลูกค้า"

ขั้นตอน

1. เพิ่มผู้รับทั้งหมด (ลงนาม/สำเนา)
2. กำหนด หมายเลขลำดับ: หมายเลขเดียวกัน = ขนาน หมายเลขต่างกัน = อนุกรม
3. วางฟิลด์ตามมุมมองของผู้รับใน Add Fields เพื่อหลีกเลี่ยงการทับซ้อน
4. ส่งหลังจากแสดงตัวอย่าง ระบบจะ เรียกใช้ตามลำดับ ตามการตั้งค่า

6) คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: ควรใช้ DOCX หรือ PDF ดีกว่ากัน
DOCX สามารถส่งได้โดยตรง แต่ PDF ดีกว่าสำหรับการแก้ไขรูปแบบที่แน่นอนและเพิ่มความสามารถในการป้องกันการแก้ไข

Q2: การส่งแบบกลุ่มสามารถปรับแต่งสัญญา Word ได้หรือไม่
ได้ ตัวแปรเทมเพลตสอดคล้องกับคอลัมน์ CSV ทีละรายการ และแสดงผลทีละแถวเมื่อส่ง

Q3: การส่งตามกำหนดเวลาจะส่งตามเขตเวลาหรือไม่
แนะนำให้เลือกเขตเวลาเป้าหมายอย่างชัดเจน มิฉะนั้นจะใช้เขตเวลาเริ่มต้นของบัญชี

Q4: จะเร่งรัดการลงนามที่ไม่สมบูรณ์ได้อย่างไร
ใช้ ส่งอีกครั้ง กับซองจดหมายเป้าหมายในรายการ "รอการลงนามจากผู้อื่น"

7) รายการตรวจสอบการดำเนินการ (Checklist)

• เลเยอร์เทมเพลต: ตั้งชื่อตัวแปรให้เหมือนกัน กำหนดฟิลด์บทบาทล่วงหน้า เตรียมตารางข้อมูลตัวอย่าง
• เลเยอร์ข้อมูล: ทดลองรัน 5–10 แถว บันทึกและแก้ไขแถวที่ผิดพลาด
• เลเยอร์การส่ง: กลุ่ม × กำหนดเวลา × ลำดับ + วันครบกำหนด/การแจ้งเตือนอัตโนมัติ
• เลเยอร์การควบคุมความเสี่ยง: เปิดใช้งาน รหัสผ่านการเข้าถึง/OTP/เอกสาร/ใบหน้า เก็บถาวร การประทับเวลา/แฮช/บันทึก/ชุดหลักฐาน
• ระบบอัตโนมัติ: การทริกเกอร์/การเขียนกลับ API การตรวจสอบแดชบอร์ด อัตราการเปิด/อัตราการทำให้เสร็จ/ระยะเวลาการลงนาม