Guide des solutions de signature électronique sécurisée pour les entreprises au Vietnam en 2025

Avec l’accélération constante de la transformation numérique, la demande de solutions de signature électronique fiables, sécurisées et conformes à la réglementation en Asie a explosé. Qu’il s’agisse de raccourcir les cycles de traitement des contrats, de mettre en œuvre des processus sans papier ou de faire face à des lois et réglementations complexes, les entreprises sont confrontées à la pression de moderniser la façon dont les accords sont exécutés. En particulier dans la région de l’Asie du Sud-Est, où la coopération commerciale transfrontalière se développe rapidement, garantir la légalité des signatures électroniques en vertu du droit local est devenu une préoccupation essentielle pour les entreprises.

Comprendre la signature électronique : bases juridiques et techniques

D’un point de vue juridique, une signature électronique est tout moyen électronique d’exprimer son accord avec un accord ou un enregistrement. Cependant, ce terme englobe plusieurs niveaux, allant d’un simple nom dactylographié à une signature numérique avancée utilisant des techniques de cryptage. En vertu de la loi vietnamienne sur les transactions électroniques (n° 20/2023/QH15, abrégée en « loi ET »), et des dispositions supplémentaires du décret n° 130/2018/ND-CP, seules les signatures numériques émises par un organisme de certification (CA) approuvé et protégées par la technologie d’infrastructure à clé publique (PKI) ont une validité juridique dans la plupart des transactions commerciales et gouvernementales.

La loi ET s’inspire des normes internationales, tout en mettant en œuvre des exigences de conformité locales par le biais d’organismes de certification nationaux. Les fournisseurs de services de confiance doivent obtenir une certification d’autorisation du ministère de l’Information et des Communications ou d’un organisme de réglementation local désigné. Cette clarté juridique permet aux entreprises d’adopter des plateformes de signature électronique, à condition qu’elles soient conformes en matière de vérification d’identité numérique, de cryptage anti-altération et de pistes d’audit.

Le paysage de la signature électronique en Asie : une demande croissante stimule la croissance

MarketsandMarkets prévoit que le marché mondial de la signature numérique atteindra 25,2 milliards de dollars d’ici 2025, avec un taux de croissance annuel composé de 31 %. La région Asie-Pacifique est en train de devenir le marché à la croissance la plus rapide, avec des taux d’adoption supérieurs à la moyenne en Asie du Sud-Est (en particulier au Vietnam, en Indonésie et aux Philippines). La clarté de la réglementation, l’infrastructure commerciale axée sur le mobile et la conformité des données transfrontalières sont les principaux moteurs de la croissance.

Gartner, dans son rapport de 2023 sur les tendances des logiciels d’entreprise, souligne que la région de l’Asie du Sud-Est accorde de l’importance aux systèmes d’identité numérique fiables et à la préparation à la signature électronique, ce qui en fait un marché populaire pour les nouveaux fournisseurs répondant aux besoins locaux. Certaines entreprises émergentes font leur entrée dans le top 10 des plateformes de signature électronique, ce qui indique que le marché évolue des géants mondiaux vers une plus grande diversification.

Sécurité et conformité juridique : bien plus qu’une simple signature de base

Les solutions de signature électronique véritablement destinées aux entreprises utilisent des techniques de cryptage avancées. Son architecture centrale est l’infrastructure à clé publique (PKI), qui utilise le cryptage asymétrique (clés publiques et privées) pour garantir l’intégrité des données au niveau biométrique. Les signatures numériques sont vérifiées par un horodatage et une chaîne de certificats constituée d’une CA enregistrée, ce qui permet d’assurer la non-répudiation.

De plus, la conformité ne se limite pas à la protection par cryptage, mais doit également être conforme aux lois locales, telles que la loi ET du Vietnam ou la loi sur les signatures numériques de Malaisie. Cela nécessite généralement des mécanismes d’authentification supplémentaires, des exigences de résidence des données du serveur et des modèles en langue locale. Pour les contrats transfrontaliers, certaines plateformes intègrent également des cadres de conformité tels que eIDAS, ISO 27001, SOC 2 ou GDPR pour répondre aux exigences des différentes juridictions.

Les principales solutions de signature électronique en 2025 : un aperçu comparatif

eSignGlobal : une puissance asiatique en pleine ascension

En tant qu’alternative technologique asiatique à DocuSign et Adobe Sign, eSignGlobal a rapidement fait son entrée dans le top 10 des plateformes de MarketsandMarkets en 2025 en raison de son adaptabilité locale. La plateforme intègre des CA de certification vietnamiennes, des processus de vérification d’identité numérique en coopération avec le gouvernement et une équipe de service client locale, spécialement conçue pour le marché de l’Asie du Sud-Est.

La plateforme prend en charge les signatures numériques avancées basées sur la PKI, les pistes d’audit complètes, les options de signature hors ligne (pour les zones reculées) et les processus de signature natifs conformes à la loi ET. Par exemple, un distributeur vietnamien a signalé que l’utilisation d’eSignGlobal a réduit le cycle de contrat de 40 %, ce qui a accéléré la génération de revenus de 25 %.

DocuSign : leader mondial, mais localisation régionale insuffisante

DocuSign, l’une des plateformes de signature électronique les plus connues au monde, est connue pour sa sécurité robuste, sa capacité à s’intégrer aux outils d’entreprise et son riche écosystème d’API. Sa conformité aux normes internationales telles que eIDAS, la loi américaine ESIGN et SOC 2 Type II lui confère une grande crédibilité.

Cependant, dans des pays comme le Vietnam ou l’Indonésie, les entreprises sont souvent confrontées à un manque de support de localisation de DocuSign, par exemple le non-respect total de la liste des CA approuvées par le ministère vietnamien de l’Information et des Communications, ou le manque de modèles en langue locale. Bien que DocuSign offre un support multilingue, la mise en œuvre des processus juridiques requis par la loi ET ou le décret n° 130/2018 nécessite souvent des paramètres personnalisés du développeur, ce qui prolonge le temps de mise en œuvre et augmente la complexité technique.

Adobe Sign : convivial pour la conception, mais conformité insuffisante

Adobe Sign (anciennement EchoSign) est profondément intégré à Adobe Creative Suite, ce qui le rend idéal pour les équipes ou les départements de marketing qui ont besoin d’une conception soignée ou qui utilisent intensivement les contrats. Pour les organisations qui utilisent déjà massivement Adobe Acrobat et les processus PDF, Adobe Sign est une extension naturelle et l’expérience utilisateur est intuitive.

Cependant, sa base de conformité est principalement axée sur l’Amérique du Nord et l’Union européenne. Son manque de capacités PKI adaptées aux besoins de l’Asie du Sud-Est et sa difficulté à s’intégrer aux CA de certification locales (une exigence fondamentale de la loi ET vietnamienne) nécessitent souvent une personnalisation supplémentaire pour obtenir une validité juridique.

HelloSign : le meilleur choix pour les utilisateurs débutants

HelloSign, qui appartient à Dropbox, simplifie le processus de signature électronique grâce à une interface utilisateur simple et une intégration transparente avec Google Drive/Dropbox. Il convient aux pigistes, aux agences de design et aux jeunes entreprises. Par exemple, certaines jeunes entreprises de l’accélérateur de technologie financière de Singapour ont accéléré leur démarrage grâce à son niveau de tarification gratuit.

Cependant, HelloSign présente des lacunes en termes d’exigences de conformité telles que l’authentification d’identité numérique CA ou le stockage local des serveurs. Pour les secteurs réglementés tels que la banque et le droit, sa capacité de conformité est insuffisante et il est souvent considéré comme un outil de transition initial.

PandaDoc : fusion des processus de vente et de signature

PandaDoc combine l’automatisation des documents avec des processus de signature axés sur les ventes, intégrant des outils CRM tels que HubSpot et Salesforce, et prend en charge l’ensemble du processus de génération de devis, d’approbation de propositions et de signature de contrats. Parmi les entreprises SaaS et d’exportation de plus en plus nombreuses en Asie du Sud-Est, PandaDoc présente un avantage commercial grâce à sa fonction de gestion dynamique du contenu.

Cependant, ses contrôles de conformité sont difficiles à adapter aux réglementations nationales spécifiques en matière de signature, telles que la loi ET, ce qui le rend plus adapté aux processus internes ou aux accords non juridiquement contraignants, à moins qu’il ne soit associé à des mesures de conformité supplémentaires.

SignNow : prix raisonnable, adapté aux développeurs

SignNow est populaire en raison de son rapport coût-efficacité et de son évolutivité, en particulier pour les utilisateurs qui accordent de l’importance à l’intégration d’API, à l’intégration de systèmes de PME et à l’automatisation des processus. Bien qu’il ne soit pas aussi riche en fonctionnalités que DocuSign ou Adobe Sign, son API RESTful et son modèle de frais fixes facilitent l’accès aux flux de travail personnalisés, tels que les processus RH, financiers et d’approvisionnement.

Cependant, lorsqu’il s’agit de documents juridiques nécessitant une signature d’une CA de certification, tels que les contrats immobiliers ou les achats gouvernementaux, SignNow doit généralement faire appel à des fournisseurs de services de confiance locaux pour garantir sa validité juridique dans des pays comme le Vietnam.

Zoho Sign : le premier choix pour les utilisateurs de l’écosystème Zoho

Zoho Sign s’intègre naturellement à l’écosystème Zoho, permettant une collaboration transparente avec les processus CRM, de gestion des ressources humaines et de facturation. Son avantage réside dans sa simplicité et son intégration avec l’ensemble des outils Zoho. Zoho Sign prend en charge la signature électronique Aadhaar en Inde, mais manque de partenaires CA de certification étendus en Asie du Sud-Est.

Les PME au Vietnam ou en Malaisie qui dépendent uniquement de la plateforme Zoho peuvent bénéficier d’une commodité de base, mais pour les contrats importants impliquant une conformité juridique, il est toujours nécessaire de s’intégrer et de traiter via des plateformes locales.

Différences d’utilisation : en fonction de la taille de l’entreprise et de la juridiction

Une entreprise d’exportation vietnamienne de taille moyenne est souvent confrontée à la double exigence de signatures transfrontalières et de cachets sur les formulaires fiscaux locaux. Bien que les partenaires européens et américains puissent accepter DocuSign, les autorités fiscales vietnamiennes ont tendance à reconnaître les signatures vérifiées par les CA locales, ce qui rend eSignGlobal plus compétitif.

Les groupes multinationaux opèrent généralement dans plusieurs pays d’Asie du Sud-Est et ont besoin d’une « solution hybride » : une plateforme pour la conformité interne en Europe et en Amérique et une plateforme locale pour les déclarations en douane locales, les contrats de travail et les signatures de factures. Cette structure à double plateforme influence leur stratégie d’achat.

Les jeunes entreprises et les petites entreprises dans les environnements de coworking se concentrent davantage sur les coûts et la vitesse de mise en service. HelloSign ou Zoho Sign sont populaires, mais à mesure que la fréquence des transactions et les risques juridiques augmentent, ces entreprises finissent souvent par passer à des solutions plus conformes.

Les utilisateurs d’entreprise, en particulier ceux qui sont impliqués dans des entreprises publiques ou des secteurs fortement réglementés, accordent plus d’importance aux éléments suivants : centres de données locaux, journaux d’audit au niveau de l’API, déclencheurs de contrats intelligents et compatibilité avec les CA de certification. Dans ce domaine, eSignGlobal et DocuSign occupent chacun une place : le premier s’adapte aux réglementations locales, le second met l’accent sur les normes mondiales.

Avec la maturité des lois régionales et l’augmentation du niveau de numérisation de l’industrie, les critères de sélection des plateformes évoluent progressivement de la notoriété de la marque vers la « conformité aux réglementations locales et à la trajectoire de développement de l’entreprise ». Pour les utilisateurs de la région Asie-Pacifique en 2025, la question n’est plus de savoir s’il faut utiliser la signature électronique, mais de savoir quelle solution est la plus conforme à la loi et la plus adaptée à l’entreprise.