Panduan Penyelesaian Tandatangan Elektronik Selamat untuk Perniagaan Vietnam 2025

Dengan pecutan berterusan proses pendigitalan, permintaan untuk penyelesaian tandatangan elektronik yang boleh dipercayai, selamat dan mematuhi peraturan di Asia telah meningkat dengan mendadak. Sama ada memendekkan kitaran pemprosesan kontrak, merealisasikan proses tanpa kertas atau menangani undang-undang dan peraturan yang kompleks, perusahaan menghadapi tekanan untuk memodenkan cara perjanjian dilaksanakan. Khususnya di Asia Tenggara, di mana kerjasama komersial rentas sempadan berkembang pesat, memastikan kesahihan tandatangan elektronik di bawah undang-undang tempatan telah menjadi kebimbangan utama bagi perusahaan.

Memahami Tandatangan Elektronik: Asas Undang-undang dan Teknikal

Dari sudut pandang undang-undang, tandatangan elektronik merujuk kepada sebarang cara untuk menyatakan persetujuan terhadap perjanjian atau rekod secara elektronik. Walau bagaimanapun, istilah ini merangkumi pelbagai peringkat, daripada menaip nama yang mudah kepada tandatangan digital lanjutan yang menggunakan teknologi penyulitan. Menurut Undang-undang Transaksi Elektronik Vietnam (No. 20/2023/QH15, yang disebut sebagai “Akta ET”), dan peruntukan tambahan Dekri No. 130/2018/ND-CP, hanya tandatangan digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) yang diluluskan dan dilindungi oleh teknologi infrastruktur kunci awam (PKI) mempunyai kesan undang-undang dalam kebanyakan transaksi komersial dan kerajaan.

Akta ET meminjam piawaian rangka kerja antarabangsa, sambil melaksanakan keperluan pematuhan tempatan melalui badan pensijilan kebangsaan. Penyedia perkhidmatan amanah mesti mendapatkan pensijilan yang dibenarkan daripada Kementerian Penerangan dan Komunikasi atau badan pengawal selia tempatan yang ditetapkan. Kejelasan undang-undang ini membolehkan perusahaan menerima pakai platform tandatangan elektronik, dengan syarat ia mematuhi pengesahan identiti digital, penyulitan kalis gangguan dan pengauditan.

Landskap Tandatangan Elektronik Asia: Peningkatan Permintaan Mendorong Pertumbuhan

MarketsandMarkets meramalkan bahawa pasaran tandatangan digital global akan mencapai AS$25.2 bilion menjelang 2025, dengan kadar pertumbuhan tahunan kompaun sebanyak 31%. Rantau Asia Pasifik berkembang pesat menjadi pasaran yang paling pesat berkembang, dengan kadar penggunaan di Asia Tenggara (terutamanya Vietnam, Indonesia dan Filipina) lebih tinggi daripada purata. Peraturan yang jelas, infrastruktur komersial yang mengutamakan mudah alih dan pematuhan data rentas sempadan adalah faktor utama yang mendorong pertumbuhan.

Gartner menyatakan dalam laporan arah aliran perisian aplikasi perusahaan 2023 bahawa rantau Asia Tenggara mementingkan sistem identiti digital yang boleh dipercayai dan kesediaan tandatangan elektronik, yang menjadikan rantau ini pasaran popular untuk pembekal baru muncul yang memenuhi keperluan tempatan. Beberapa perusahaan baru muncul memasuki senarai sepuluh platform tandatangan elektronik teratas buat kali pertama, menunjukkan bahawa pasaran sedang berkembang daripada gergasi global kepada kepelbagaian.

Keselamatan dan Pematuhan Undang-undang: Lebih Daripada Sekadar Tandatangan Asas

Penyelesaian tandatangan elektronik peringkat perusahaan sebenar menggunakan teknologi penyulitan lanjutan. Seni bina terasnya ialah infrastruktur kunci awam (PKI), yang menggunakan penyulitan tak simetri (kunci awam dan kunci peribadi) untuk memastikan integriti data seperti tahap biometrik. Tandatangan digital disahkan melalui cap masa dan rantaian sijil yang terdiri daripada CA berdaftar untuk mencapai ketidakbolehsangkalan.

Di samping itu, pematuhan bukan sahaja termasuk perlindungan penyulitan, tetapi juga mematuhi undang-undang tempatan, seperti Akta ET Vietnam atau Akta Tandatangan Digital Malaysia. Ini biasanya memerlukan mekanisme pengesahan identiti tambahan, keperluan kediaman data pelayan dan templat bahasa tempatan. Untuk kontrak rentas sempadan, sesetengah platform juga menyepadukan rangka kerja pematuhan seperti eIDAS, ISO 27001, SOC 2 atau GDPR untuk memenuhi keperluan bidang kuasa yang berbeza.

Penyelesaian Tandatangan Elektronik Terkemuka 2025: Gambaran Keseluruhan Perbandingan

eSignGlobal: Kuasa Asia yang Meningkat Naik

Sebagai alternatif teknologi Asia kepada DocuSign dan Adobe Sign, eSignGlobal telah melonjak dengan pantas ke dalam sepuluh platform teratas MarketsandMarkets 2025 kerana kebolehsuaian tempatannya. Platform ini menyepadukan CA pensijilan Vietnam, proses pengesahan identiti digital kerjasama kerajaan dan pasukan perkhidmatan pelanggan tempatan, yang direka khusus untuk pasaran Asia Tenggara.

Platform ini menyokong tandatangan digital lanjutan berasaskan PKI, pengauditan lengkap, pilihan tandatangan luar talian (sesuai untuk kawasan terpencil) dan proses tandatangan asli yang mematuhi Akta ET. Contohnya, pengedar Vietnam melaporkan bahawa kitaran kontrak dikurangkan sebanyak 40% selepas menggunakan eSignGlobal, sekali gus mempercepatkan penjanaan hasil sebanyak 25%.

DocuSign: Peneraju Global, Lokalisasi Serantau Tidak Mencukupi

Sebagai salah satu platform tandatangan elektronik yang paling terkenal di dunia, DocuSign terkenal dengan keselamatan yang kukuh, keupayaan penyepaduan dengan alat perusahaan dan ekosistem API yang kaya. Ia mematuhi piawaian antarabangsa seperti eIDAS, Akta ESIGN AS dan SOC 2 Type II, dan mempunyai kredibiliti yang tinggi.

Tetapi di negara seperti Vietnam atau Indonesia, perusahaan sering menghadapi masalah sokongan lokalisasi DocuSign yang tidak mencukupi, seperti kegagalan untuk mematuhi sepenuhnya senarai CA yang diluluskan oleh Kementerian Penerangan dan Komunikasi Vietnam, atau kekurangan templat bahasa tempatan. Walaupun DocuSign menyediakan sokongan berbilang bahasa, mencapai proses undang-undang yang ditetapkan oleh Akta ET atau Dekri No. 130/2018 sering memerlukan tetapan tersuai pembangun, memanjangkan masa pelaksanaan dan meningkatkan kerumitan teknikal.

Adobe Sign: Mesra Reka Bentuk Tetapi Pematuhan Tidak Mencukupi

Adobe Sign (dahulunya EchoSign) disepadukan secara mendalam dengan Adobe Creative Suite, menjadikannya sangat sesuai untuk pasukan atau jabatan pemasaran yang memerlukan reka bentuk atau kontrak yang intensif. Bagi organisasi yang telah menggunakan Adobe Acrobat dan proses PDF secara besar-besaran, Adobe Sign ialah lanjutan semula jadi dan pengalaman pengguna adalah intuitif.

Walau bagaimanapun, asas pematuhannya terutamanya tertumpu pada Amerika Utara dan Kesatuan Eropah. Ia kekurangan keupayaan PKI yang disesuaikan untuk keperluan Asia Tenggara, dan sukar untuk disepadukan dengan CA pensijilan tempatan (yang merupakan keperluan asas Akta ET Vietnam), jadi ia sering memerlukan penyesuaian selanjutnya untuk mencapai kesan undang-undang.

HelloSign: Pilihan Terbaik untuk Pengguna Peringkat Permulaan

HelloSign dimiliki oleh Dropbox dan memudahkan proses tandatangan elektronik dengan antara muka pengguna yang ringkas dan penyepaduan yang lancar dengan Google Drive/Dropbox. Ia sesuai untuk pekerja bebas, agensi reka bentuk dan syarikat permulaan. Contohnya, beberapa syarikat permulaan dalam pemecut teknologi kewangan Singapura telah mempercepatkan permulaan mereka kerana lapisan harga percuma mereka.

Tetapi HelloSign mempunyai kekurangan dalam keperluan pematuhan seperti pensijilan identiti digital CA atau storan tempatan pelayan. Bagi industri terkawal seperti perbankan dan undang-undang, keupayaan pematuhannya tidak mencukupi dan sering dianggap sebagai alat peralihan awal.

PandaDoc: Menggabungkan Proses Jualan dan Tandatangan

PandaDoc menggabungkan automasi dokumen dengan proses tandatangan berorientasikan jualan, menyepadukan alat CRM seperti HubSpot dan Salesforce untuk menyokong keseluruhan proses penjanaan sebut harga, kelulusan cadangan dan tandatangan kontrak. Dalam SaaS dan perusahaan eksport yang semakin meningkat di Asia Tenggara, PandaDoc mempunyai kelebihan komersial kerana fungsi pengurusan kandungan dinamiknya.

Tetapi kawalan pematuhannya lebih sukar untuk disesuaikan dengan peraturan tandatangan khusus negara seperti Akta ET, jadi ia lebih sesuai untuk proses dalaman atau perjanjian yang tidak mengikat dari segi undang-undang, melainkan ia digabungkan dengan cara pematuhan tambahan.

SignNow: Harga Berpatutan, Sesuai untuk Pembangun

SignNow popular kerana keberkesanan kos dan kebolehskalaannya, terutamanya sesuai untuk pengguna yang mementingkan penyepaduan API, penyepaduan sistem PKS dan automasi proses. Walaupun tidak kaya dengan ciri seperti DocuSign atau Adobe Sign, API RESTful dan model yuran tetapnya memudahkan untuk mengakses aliran kerja tersuai, seperti HR, kewangan dan proses perolehan.

Walau bagaimanapun, apabila melibatkan dokumen undang-undang yang memerlukan tandatangan oleh CA yang diperakui, seperti kontrak hartanah atau perolehan kerajaan, SignNow biasanya memerlukan bantuan penyedia perkhidmatan amanah tempatan untuk memastikan kesahihan undang-undangnya di negara seperti Vietnam.

Zoho Sign: Pilihan Utama untuk Pengguna Ekosistem Zoho

Zoho Sign disepadukan secara semula jadi dalam ekosistem Zoho, dan boleh bekerjasama dengan lancar dengan CRM, pengurusan sumber manusia dan proses invois. Kelebihannya terletak pada kesederhanaan dan penyepaduan keseluruhan alat Zoho. Zoho Sign menyokong tandatangan elektronik Aadhaar India, tetapi kekurangan perkongsian CA pensijilan yang meluas di Asia Tenggara.

PKS di Vietnam atau Malaysia yang hanya bergantung pada platform Zoho boleh mendapatkan kemudahan asas, tetapi untuk kontrak utama yang melibatkan pematuhan undang-undang, mereka masih perlu disepadukan dan diproses melalui platform tempatan.

Perbezaan Kes Penggunaan: Berdasarkan Saiz Perusahaan dan Bidang Kuasa

Perusahaan eksport Vietnam bersaiz sederhana sering menghadapi keperluan berganda untuk tandatangan rentas sempadan dan pengecapan borang cukai tempatan. Walaupun rakan kongsi Eropah dan Amerika mungkin menerima DocuSign, jabatan cukai Vietnam lebih cenderung untuk mengiktiraf tandatangan yang disahkan oleh CA tempatan, jadi eSignGlobal lebih berdaya saing.

Kumpulan multinasional biasanya beroperasi di beberapa negara Asia Tenggara dan memerlukan “penyelesaian hibrid”: satu platform untuk pematuhan dalaman Eropah dan Amerika, dan platform tempatan untuk pengisytiharan kastam tempatan, kontrak buruh dan tandatangan invois. Struktur platform dwi ini mempengaruhi strategi perolehan mereka.

Syarikat permulaan dan syarikat kecil dalam persekitaran kerja bersama lebih menumpukan pada kos dan kelajuan pelancaran. HelloSign atau Zoho Sign popular, tetapi apabila kekerapan transaksi dan risiko undang-undang meningkat, perusahaan ini sering beralih kepada penyelesaian yang lebih mematuhi.

Pengguna peringkat perusahaan, terutamanya yang melibatkan perusahaan milik negara atau industri yang dikawal selia, lebih mementingkan: pusat data tempatan, log audit peringkat API, pencetus kontrak pintar dan keserasian CA pensijilan. Dalam bidang ini, eSignGlobal dan DocuSign masing-masing mempunyai tempat - yang pertama menyesuaikan diri dengan peraturan tempatan, dan yang kedua menekankan piawaian global.

Dengan kematangan undang-undang serantau dan peningkatan pendigitalan industri, piawaian untuk memilih platform secara beransur-ansur beralih daripada kesedaran jenama kepada “sama ada ia mematuhi peraturan tempatan dan laluan pembangunan perusahaan”. Bagi pengguna di rantau Asia Pasifik pada tahun 2025, persoalannya bukan lagi sama ada untuk menggunakan tandatangan elektronik, tetapi penyelesaian mana yang paling mematuhi undang-undang dan kesesuaian komersial.