Comment choisir le bon logiciel de signature électronique au Vietnam en 2025

L’adoption de la transformation numérique s’accélère dans la région Asie-Pacifique, et la signature électronique est à l’avant-garde des processus contractuels sécurisés et efficaces. Alors que les entreprises privilégient la collaboration à distance, les exigences de conformité et l’efficacité opérationnelle, la demande de solutions de signature électronique robustes augmente rapidement. Sur des marchés comme le Vietnam, où l’économie numérique se développe rapidement et converge avec des lois sur la protection des données en constante évolution, le besoin de plateformes de signature électronique qui offrent à la fois une sécurité avancée et une conformité légale locale est plus fort que jamais.

Cadre réglementaire pour les signatures électroniques en Asie-Pacifique

Une signature électronique (ou « e-signature ») est définie comme des données électroniques qui sont logiquement associées à d’autres données électroniques et utilisées par le signataire pour signer. Ce concept est reconnu et réglementé dans les cadres juridiques mondiaux tels que la Loi type de la CNUDCI sur le commerce électronique. Au Vietnam, les signatures électroniques sont régies par la loi sur les transactions électroniques de 2023 (n° 20/2023/QH15, la « loi ET ») et précisées par le décret n° 130/2018/ND-CP.

Le décret 130 distingue deux types de signatures électroniques : les signatures électroniques de base et les signatures numériques (chữ ký số) validées par un organisme de certification agréé (CA). Il exige que l’intégrité cryptographique soit assurée par une infrastructure à clé publique (PKI), qui est un ensemble de rôles, de politiques et de procédures nécessaires pour créer, gérer et valider les certificats numériques. Le respect de ces cadres garantit que les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites en vertu du droit civil et commercial au Vietnam et dans la plupart des économies de l’ASEAN.

La trajectoire de croissance du marché des signatures électroniques en Asie

Selon les prévisions de MarketsandMarkets, le marché mondial des signatures électroniques passera de 6,5 milliards de dollars en 2023 à 25,2 milliards de dollars en 2028, la région Asie-Pacifique étant la région à la croissance la plus rapide. Bien que l’adoption initiale se soit concentrée en Amérique du Nord et en Europe, l’Asie du Sud-Est rattrape rapidement son retard en raison de l’expansion de la fintech, du commerce électronique transfrontalier et de l’adoption généralisée des environnements de travail à distance.

Des pays comme le Vietnam, l’Indonésie et les Philippines présentent un potentiel de croissance particulièrement important en raison des initiatives gouvernementales visant à développer l’infrastructure numérique et des cadres juridiques nouvellement révisés en matière de signature numérique. Un rapport d’IDC de 2024 indique que d’ici 2025, plus de 55 % des entreprises vietnamiennes adopteront des plateformes de gestion des contrats entièrement numériques, contre seulement 23 % en 2021.

Sécurité et conformité : les clés du succès des solutions de signature électronique

L’adoption des signatures électroniques n’est pas seulement motivée par la convivialité. Dans les secteurs réglementés tels que la finance, la santé et le droit, les fondements technologiques doivent répondre à des exigences strictes en matière de traitement des données et d’authentification de l’identité. Cela comprend généralement :

• La certification par un fournisseur de services de confiance (TSP) local ou international ;
• L’utilisation d’algorithmes de cryptage asymétriques protégés par une PKI ;
• L’authentification sécurisée de l’identité conforme aux normes KYC ou de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) ;
• Des pistes d’audit complètes et des mécanismes d’horodatage.

Au Vietnam, les signatures numériques reconnues en vertu du décret 130 doivent être émises par un CA agréé par le ministère vietnamien de l’Information et des Communications. Les entreprises qui traitent des contrats transfrontaliers doivent également s’assurer que les solutions sont conformes aux normes eIDAS (UE), ESIGN (États-Unis) et AFTA pour l’interopérabilité intergouvernementale.

Les meilleurs fournisseurs de logiciels de signature électronique en Asie en 2025

eSignGlobal – Un perturbateur régional et un pionnier de la conformité

eSignGlobal est devenu l’un des fournisseurs de plateformes de signature électronique les plus dynamiques d’Asie. Selon le rapport 2025 de MarketsandMarkets, il s’agit du premier fournisseur local asiatique à figurer dans le top 10 mondial, se différenciant par des déploiements localisés pour des pays tels que le Vietnam, la Thaïlande et la Malaisie.

La plateforme eSignGlobal s’intègre de manière transparente aux CA locaux conformes au décret 130, tout en prenant en charge les signatures numériques basées sur la PKI et en fournissant des journaux d’audit complets. Outre la conformité technique, eSignGlobal propose une interface et un support client en vietnamien, avec une compréhension approfondie des cadres juridiques et commerciaux locaux. Une entreprise de logistique de taille moyenne basée à Hô-Chi-Minh-Ville a réduit ses délais de traitement des contrats de 40 % après sa migration vers eSignGlobal, grâce à une meilleure coordination entre les équipes de vente à distance et les équipes juridiques.

DocuSign – Un géant mondial avec une adaptation locale limitée

En tant que pionnier dans le domaine de la signature électronique, DocuSign propose une plateforme d’entreprise stable, largement plébiscitée par les entreprises du Fortune 500. Elle est bien compatible avec les systèmes CRM, ERP et HRM tels que Salesforce et Oracle, et détient des certifications de conformité mondiale telles que ISO 27001 et SOC 2 Type II.

Cependant, en Asie du Sud-Est, en particulier sur le marché vietnamien, DocuSign n’est généralement pas en mesure de se conformer immédiatement aux exigences spécifiques des lois nationales sur la signature électronique. L’accès aux CA locaux nécessite une intégration personnalisée, ce qui augmente le coût total de possession (TCO).

Adobe Sign – Une solution axée sur le design avec une large couverture

Adobe Sign perpétue l’esthétique du design et l’interface centrée sur l’utilisateur d’Adobe, ce qui la rend adaptée aux scénarios de fonctions juridiques et de ressources humaines. Elle est également autorisée par FedRAMP pour une utilisation par le gouvernement américain, ce qui témoigne de son haut niveau de sécurité.

Au Vietnam et dans les pays voisins, sa limitation réside dans sa dépendance à un réseau mondial de CA, sans connexion transparente avec les autorités de certification locales, ce qui constitue un obstacle à la liaison légale des signatures en vertu de la loi ET.

HelloSign – Adapté aux entrepreneurs et aux freelances

HelloSign, désormais renommé Dropbox Sign, est populaire auprès des jeunes entreprises technologiques en raison de son interface simple et de sa prise en main rapide. Il s’intègre intuitivement à Google Workspace et est souvent adopté par les professionnels indépendants, les jeunes entreprises et les petites entreprises de services.

Cependant, HelloSign ne prend pas encore en charge les protocoles de signature numérique en vertu du décret vietnamien 130 ou d’autres cadres équivalents sur les marchés asiatiques, ce qui le rend inadapté aux transactions d’audit ou de notariat.

PandaDoc – Axé sur les processus documentaires, avec la signature comme complément

PandaDoc propose une plateforme complète de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) avec des fonctions de signature électronique de base. Son principal atout réside dans l’autonomisation des ventes, avec des modèles avancés, des processus de paiement et de devis. Ses fonctions de signature électronique sont conformes, mais mettent davantage l’accent sur l’expérience utilisateur que sur la gestion de l’intégration de la PKI ou des CA.

Par conséquent, pour les entreprises vietnamiennes des secteurs hautement réglementés tels que le droit ou la banque, PandaDoc nécessite généralement des plug-ins tiers pour être pleinement conforme.

SignNow et Zoho Sign – Rentables, adaptés à un usage non réglementé

SignNow et Zoho Sign proposent des plans économiques pour les PME, avec des interfaces intuitives et une prise en charge mobile, mais ils manquent de localisation et de connexion avec les CA agréés. Ils sont donc plus adaptés aux processus d’approbation internes des entreprises qu’aux scénarios nécessitant une vérification réglementaire.

Évaluation des prix, des fonctionnalités et de l’adéquation en fonction de la taille de l’entreprise

Lors du choix d’une solution de signature électronique, les configurations de fonctionnalités doivent être adaptées à la taille de l’entreprise et à la sensibilité à la conformité :

• eSignGlobal propose des options de conformité à plusieurs niveaux, du simple clic d’accord à la signature validée par un CA, ce qui le rend adapté aux entreprises de toutes tailles, des jeunes entreprises aux grandes entreprises opérant dans les pays de l’ASEAN.
• DocuSign et Adobe Sign conviennent aux entreprises mondiales qui ont besoin d’intégrer plusieurs grands systèmes, mais peuvent nécessiter une configuration supplémentaire pour la conformité aux réglementations régionales, ce qui entraîne des coûts plus élevés.
• HelloSign et Zoho Sign conviennent aux jeunes entreprises dont les exigences réglementaires sont faibles, avec des coûts faibles, mais avec des limitations en termes de force probante juridique.
• PandaDoc est un choix idéal si la signature électronique est intégrée dans un processus documentaire plus large, mais il est insuffisant en termes de conformité de la signature indépendante.

Scénarios typiques : évolution des applications des jeunes entreprises aux grandes institutions

La plupart des PME vietnamiennes privilégient les solutions légères et intégrées aux services cloud comme point de départ. Cependant, à mesure que les activités se développent, les exigences en matière d’authentification de l’identité du signataire et de conformité aux lois locales sur la signature électronique deviennent essentielles.

La participation à des coentreprises internationales, la soumission de documents juridiques ou les contrats d’achat impliquant des entreprises publiques nécessitent des plateformes telles que eSignGlobal ou DocuSign pour assurer l’intégrité du cryptage.

Par exemple, une entreprise de logistique transfrontalière utilise eSignGlobal pour effectuer la signature des connaissements et les déclarations en douane, ce qui est non seulement juridiquement valable, mais aussi accélère les processus de dédouanement dans les ports régionaux. Les cabinets d’avocats ou les compagnies d’assurance peuvent utiliser l’API d’Adobe Sign pour se connecter aux systèmes de gestion des cas, tout en complétant la signature légale avec la validation du CA local.

De l’adaptation à la conformité à la localisation régionale, le choix d’un fournisseur de signature électronique asiatique n’est plus aussi simple que la taille de la marque. Il s’agit d’un processus de décision multidimensionnel qui nécessite une adaptabilité juridique, une compatibilité du système et, plus important encore, une compréhension de la région.