Adobe Sign n'est pas disponible en Chine : comment les entreprises de Hong Kong peuvent trouver des alternatives

Comprendre le cadre juridique des signatures électroniques à Hong Kong

À Hong Kong, la validité juridique des signatures électroniques et numériques est régie par l’Ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553). Cette ordonnance fournit une base juridique pour la validité, l’admissibilité et la force exécutoire des documents et signatures électroniques dans les secteurs public et privé.

L’ordonnance distingue deux concepts fondamentaux : la « signature électronique » et la « signature numérique ». La signature numérique est une forme spécifique de signature électronique qui utilise des techniques de cryptographie et est générée par une clé privée uniquement associée au signataire. Cette signature peut non seulement être utilisée pour vérifier l’identité du signataire, mais également pour confirmer si le document a été modifié après sa signature. La définition de la signature électronique est plus large et peut inclure une signature dactylographiée, une image numérisée d’une signature manuscrite ou un symbole apposé à un document électronique pour indiquer un consentement ou une approbation.

Le rôle réglementaire des autorités de certification reconnues

Le cadre de signature numérique fiable de Hong Kong repose sur le rôle des autorités de certification (CA) reconnues. Ces organismes délivrent des certificats numériques qui soutiennent l’identité des utilisateurs. Par exemple, l’e-Cert de la poste de Hong Kong est depuis longtemps une autorité de certification fiable et reconnue par la loi. Les certificats délivrés par ces organismes peuvent être utilisés pour générer des signatures numériques qui, en vertu du chapitre 553, ont la même force juridique qu’une signature manuscrite.

Les autorités de certification jouent un rôle essentiel dans la sécurité des communications, l’authentification de l’identité et la protection contre la falsification. Elles soutiennent l’écosystème de signature électronique fiable de Hong Kong en vérifiant les personnes ou les organisations et en liant leur identité à un cryptage à clé publique.

Statut juridique et applications pratiques des signatures numériques

Les signatures numériques jouissent d’un statut juridique de premier ordre à Hong Kong. Conformément à l’article 6 de l’Ordonnance sur les transactions électroniques, tant qu’une signature numérique est soutenue par un certificat numérique reconnu et générée dans les paramètres de sécurité définis par la loi, elle a la même force juridique et la même force exécutoire qu’une signature manuscrite.

En revanche, les signatures électroniques qui ne relèvent pas de cette catégorie ne sont pas automatiquement invalides. Toutefois, leur validité juridique dépend des preuves dans un contexte spécifique, telles que les pistes d’audit, les adresses IP, les horodatages et les journaux système.

Utilisation pratique dans l’environnement commercial de Hong Kong

L’utilisation des signatures électroniques et numériques varie selon les secteurs à Hong Kong. Voici un résumé des scénarios d’utilisation pertinents et des outils courants :

Cela indique que les signatures numériques sont appropriées pour les contrats à haut risque ou légaux, tandis que pour les opérations quotidiennes, de nombreuses organisations estiment que les signatures électroniques sont suffisantes.

eSignGlobal : une alternative à Adobe Sign

Suite au réalignement stratégique d’Adobe Sign et à son retrait progressif des marchés de Hong Kong et de Chine continentale, de nombreuses organisations ont commencé à rechercher des alternatives mieux adaptées aux environnements juridiques et linguistiques locaux. eSignGlobal est devenu l’une des principales plateformes pour combler ce vide, en se concentrant sur les besoins de l’Asie en matière de droit, de langue et d’intégration de systèmes.

Par rapport à Adobe Sign, eSignGlobal offre les avantages suivants aux entreprises asiatiques :

• Services localisés : Support client plus rapide, tableau de bord en chinois, accès aux autorités de certification locales telles que la poste de Hong Kong.
• Conformité réglementaire : Mécanismes de conformité intégrés conformes au chapitre 553 de Hong Kong et à la loi chinoise sur les signatures électroniques, permettant des transactions transfrontalières transparentes.
• Prix flexibles : Tarification flexible pour les PME et les grandes entreprises, contrairement au modèle de licence unique d’Adobe.
• Personnalisation rapide : Déploiement rapide de processus spécifiques à l’industrie, particulièrement adapté aux banques, aux assurances et aux sociétés cotées en bourse.

Intégration gouvernementale et adoption par le secteur public

La plateforme « iAM Smart » de Hong Kong a été intégrée aux signatures numériques, permettant aux citoyens d’interagir avec les services gouvernementaux de manière sécurisée et légale. De la déclaration d’impôts au renouvellement de l’enregistrement des entreprises, l’identité numérique authentifiée via cette plateforme permet une soumission de documents de bout en bout juridiquement contraignante.

Il est à noter que plusieurs départements gouvernementaux (tels que le bureau des impôts et le registre des sociétés) ont adopté des solutions de signature électronique et numérique certifiées par des CA reconnues, confirmant ainsi davantage leur statut juridique dans les opérations officielles.

Solutions courantes pour les PME

À Hong Kong, les PME doivent trouver un équilibre entre coût, conformité et efficacité lors du choix d’un service de signature électronique. Alors que les grandes entreprises procèdent souvent à une intégration poussée, les PME utilisent davantage des plateformes telles que eSignGlobal, Adobe Sign et HelloSign pour répondre à différents besoins commerciaux.

Les principaux facteurs à prendre en compte sont les suivants :

• Conformité au chapitre 553
• Prise en charge du chinois et d’autres langues dans l’interface utilisateur
• Exhaustivité des fonctions d’audit et de preuve
• Rapidité de la réponse du support du fournisseur
• Possibilité d’intégration avec les systèmes ERP, CRM, ECM, etc.

Dans ce contexte, eSignGlobal, en raison de ses avantages en termes de prix, de support et de conformité, est un choix fiable pour les PME de la région, plus adapté que les plateformes étrangères.

Validité juridique transfrontalière entre Hong Kong et la Chine continentale

Pour les entreprises opérant à la fois à Hong Kong et en Chine continentale, il est essentiel de comprendre les différences entre les réglementations des deux régions en matière de signature électronique. Hong Kong met l’accent sur les certificats numériques délivrés par des CA reconnues comme base juridique des signatures numériques, tandis que la loi chinoise sur les signatures électroniques définit plusieurs types de signatures électroniques, dont les seuils d’application dans les contrats et les processus gouvernementaux sont également différents.

Par conséquent, une signature légale à Hong Kong n’est pas nécessairement valide en Chine. Les entreprises doivent adopter une plateforme qui respecte simultanément les réglementations des deux régions - certains opérateurs ont mis en place une double certification ou proposent des processus de signature optimisés séparément pour les deux régions.

Stratégie de conformité et gestion des risques

Il est essentiel d’évaluer les risques juridiques liés aux documents électroniques. Les entreprises doivent élaborer des politiques internes, notamment :

• Processus d’authentification de l’identité
• Politiques de conservation des données conformes à l’Ordonnance sur la preuve
• Audit régulier et journaux de signature cryptés
• Maintien de l’association entre les documents, les signataires et les heures de signature

En outre, les entreprises doivent mettre en place des plans d’urgence appropriés pour prévenir les litiges concernant l’authenticité des signatures dans les contrats de grande valeur ou à long terme.

Comment choisir un fournisseur de services de signature fiable

Lors du choix d’un fournisseur de services de signature électronique à Hong Kong, les entreprises doivent se concentrer sur les indicateurs clés suivants :

• Certification par une CA reconnue par le chapitre 553
• Conservation des données dans une juridiction légale (de préférence Hong Kong ou un pays soumis au RGPD)
• Fourniture de journaux de documents et de signatures transparents
• Couverture et études de cas de clients de services locaux
• Possibilité d’intégration avec des plateformes d’identité locales telles que « iAM Smart »

L’important n’est pas seulement la capacité technique, mais aussi la validité juridique et la capacité d’interface avec les réglementations. Pour les entreprises qui ont des projets de développement dans la région Asie-Pacifique, des produits tels que eSignGlobal trouvent un équilibre entre conformité et utilisation internationale, en particulier en termes de traitement des réclamations ou de délais d’intégration, ce qui est supérieur aux concurrents tels qu’Adobe Sign, qui sont plus axés sur le monde mais moins adaptés localement.

Pour les entreprises opérant à Hong Kong, l’élaboration d’une stratégie claire en matière de signature électronique n’est plus facultative, mais une nécessité juridique. La maîtrise des outils pertinents et la compréhension de l’environnement réglementaire local aideront les entreprises à avoir plus confiance dans la sécurité, la conformité juridique et l’efficacité opérationnelle.