Adobe Sign tidak tersedia di China: Bagaimana syarikat Hong Kong mencari vendor alternatif

Memahami Rangka Kerja Undang-Undang Tandatangan Elektronik Hong Kong

Di Hong Kong, kesan undang-undang tandatangan elektronik dan tandatangan digital dikawal oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553). Ordinan ini menyediakan asas undang-undang untuk kesahan, kebolehterimaan dan kebolehkuatkuasaan rekod dan tandatangan elektronik dalam sektor awam dan swasta.

Ordinan ini membezakan antara dua konsep teras: “tandatangan elektronik” dan “tandatangan digital”. Tandatangan digital ialah bentuk tandatangan elektronik tertentu yang menggunakan teknologi penyulitan untuk menjana, yang dijana oleh kunci peribadi yang dikaitkan secara unik dengan penandatangan. Tandatangan ini bukan sahaja boleh digunakan untuk mengesahkan identiti penandatangan, tetapi juga mengesahkan sama ada dokumen itu telah diubah suai selepas ditandatangani. Definisi tandatangan elektronik adalah lebih luas, dan boleh termasuk tandatangan yang ditaip, imej imbasan tandatangan tulisan tangan atau simbol yang dilampirkan pada rekod elektronik untuk menunjukkan persetujuan atau kelulusan.

Peranan Kawal Selia Badan Pensijilan Bertauliah

Asas rangka kerja tandatangan digital yang boleh dipercayai di Hong Kong terletak pada peranan badan pensijilan bertauliah (CA). Institusi ini mengeluarkan sijil digital yang menyokong identiti pengguna. Contohnya, e-Cert Pejabat Pos Hong Kong telah lama menjadi badan pensijilan yang boleh dipercayai dan diiktiraf dari segi undang-undang. Sijil yang dikeluarkan oleh institusi sedemikian boleh digunakan untuk menjana tandatangan digital, yang mempunyai kesan undang-undang tertinggi yang sama seperti tandatangan tulisan tangan di bawah Bab 553.

Badan pensijilan memainkan peranan penting dalam memastikan keselamatan komunikasi, pengesahan identiti dan pencegahan gangguan. Mereka menyokong ekosistem tandatangan elektronik yang boleh dipercayai di Hong Kong dengan mengaudit individu atau organisasi dan mengikat identiti mereka kepada penyulitan kunci awam.

Status Undang-undang dan Aplikasi Praktikal Tandatangan Digital

Tandatangan digital mempunyai status undang-undang peringkat pertama di Hong Kong. Menurut Seksyen 6 Ordinan Transaksi Elektronik, selagi tandatangan digital disokong oleh sijil digital yang diiktiraf dan dijana di bawah parameter keselamatan yang ditakrifkan secara sah, tandatangan itu mempunyai kesan undang-undang dan kebolehkuatkuasaan yang sama seperti tandatangan tulisan tangan.

Sebaliknya, tandatangan elektronik yang tidak termasuk dalam skop ini tidak secara automatik tidak sah. Walau bagaimanapun, kesan undang-undangnya bergantung pada bukti dalam konteks tertentu, seperti rekod audit, alamat IP, cap masa dan log sistem.

Penggunaan Sebenar dalam Persekitaran Perniagaan Hong Kong

Penggunaan tandatangan elektronik dan tandatangan digital berbeza-beza dalam pelbagai industri di Hong Kong. Berikut ialah ringkasan senario penggunaan dan alatan biasa yang berkaitan:

Ini menunjukkan bahawa tandatangan digital sesuai untuk kontrak berisiko tinggi atau berkanun, manakala dalam operasi harian, banyak organisasi percaya bahawa tandatangan elektronik sudah memadai.

eSignGlobal: Alternatif kepada Adobe Sign

Dengan pelarasan strategik Adobe Sign dan penarikan beransur-ansur daripada pasaran tanah besar Hong Kong dan China, banyak organisasi telah mula mencari alternatif yang lebih sesuai dengan undang-undang dan persekitaran bahasa tempatan. eSignGlobal telah menjadi salah satu platform utama untuk mengisi kekosongan ini, memfokuskan pada undang-undang, bahasa dan keperluan integrasi sistem Asia.

Berbanding dengan Adobe Sign, eSignGlobal menawarkan kelebihan berikut kepada perusahaan Asia:

• Perkhidmatan Setempat: Sokongan pelanggan yang lebih pantas, papan pemuka Cina, akses kepada badan pensijilan tempatan seperti Pejabat Pos Hong Kong.
• Keserasian Peraturan: Mekanisme pematuhan terbina dalam yang mematuhi Bab 553 Hong Kong dan Undang-undang Tandatangan Elektronik China untuk mencapai transaksi rentas sempadan yang lancar.
• Harga Fleksibel: Harga fleksibel untuk PKS dan perusahaan besar, berbeza dengan model pelesenan sekali gus Adobe.
• Penyesuaian Pantas: Proses khusus industri boleh digunakan dengan cepat, terutamanya sesuai untuk bank, syarikat insurans dan syarikat tersenarai.

Integrasi Kerajaan dan Penerimaan Sektor Awam

Platform “智方便 (iAM Smart)” Hong Kong telah disepadukan dengan tandatangan digital, membolehkan orang ramai berinteraksi dengan perkhidmatan kerajaan dengan selamat dan sah. Daripada pemfailan cukai kepada pembaharuan pendaftaran perniagaan, penyerahan dokumen hujung ke hujung yang mengikat dari segi undang-undang dicapai melalui identiti digital yang disahkan oleh platform.

Perlu diingatkan bahawa pelbagai jabatan kerajaan (seperti Jabatan Hasil Dalam Negeri dan Pejabat Pendaftaran Syarikat) telah menerima pakai tandatangan elektronik dan penyelesaian tandatangan digital yang diperakui oleh CA yang diiktiraf, yang seterusnya mengesahkan status undang-undang mereka dalam perniagaan rasmi.

Penyelesaian Biasa untuk PKS

Di Hong Kong, PKS perlu mengimbangi kos, pematuhan dan kecekapan apabila memilih perkhidmatan tandatangan elektronik. Walaupun perusahaan besar sering menjalankan integrasi yang tinggi, PKS lebih cenderung untuk menggunakan platform seperti eSignGlobal, Adobe Sign dan HelloSign untuk memenuhi keperluan perniagaan yang berbeza.

Pertimbangan utama termasuk:

• Sama ada ia serasi dengan Bab 553
• Sama ada antara muka pengguna menyokong berbilang bahasa seperti bahasa Cina
• Kesempurnaan audit dan fungsi bukti
• Kelajuan tindak balas sokongan pengeluar
• Sama ada ia boleh disepadukan dengan sistem ERP, CRM, ECM, dsb.

Dalam konteks ini, eSignGlobal telah menjadi pilihan yang boleh dipercayai untuk PKS serantau berbanding platform asing kerana harga, sokongan dan kelebihan pematuhannya.

Kesan Undang-undang Rentas Sempadan Hong Kong dan China

Bagi perusahaan yang menjalankan perniagaan di Hong Kong dan tanah besar China, adalah penting untuk memahami perbezaan dalam peraturan tandatangan elektronik di kedua-dua tempat. Hong Kong menekankan sijil digital yang dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf sebagai asas undang-undang untuk tandatangan digital, manakala Undang-undang Tandatangan Elektronik China mentakrifkan pelbagai jenis tandatangan elektronik, dan ambang untuk penggunaannya dalam kontrak dan proses kerajaan adalah berbeza.

Oleh itu, tandatangan yang sah di Hong Kong tidak semestinya sah di China. Perusahaan harus menggunakan platform yang mematuhi peraturan di kedua-dua tempat pada masa yang sama - sesetengah pengendali telah mencapai pensijilan dua hala atau menyediakan proses tandatangan yang dioptimumkan secara berasingan di kedua-dua tempat.

Strategi Pematuhan dan Pengurusan Risiko

Adalah penting untuk menilai risiko undang-undang yang berkaitan dengan dokumen elektronik. Perusahaan harus membangunkan dasar dalaman, termasuk:

• Proses pengesahan identiti
• Dasar pengekalan data yang mematuhi Ordinan Keterangan
• Audit berkala dan log tandatangan yang disulitkan
• Mengekalkan perkaitan antara dokumen, penandatangan dan masa tandatangan

Di samping itu, perusahaan harus mewujudkan pelan luar jangka yang sesuai untuk mengelakkan pertikaian mengenai ketulenan tandatangan dalam kontrak bernilai tinggi atau jangka panjang.

Cara Memilih Pembekal Perkhidmatan Tandatangan yang Boleh Dipercayai

Apabila memilih pembekal perkhidmatan tandatangan elektronik di Hong Kong, perusahaan harus memberi perhatian kepada petunjuk utama berikut:

• Sama ada ia diperakui oleh CA yang diiktiraf oleh Bab 553
• Sama ada data disimpan dalam bidang kuasa undang-undang yang sah (sebaik-baiknya Hong Kong atau negara yang tertakluk kepada GDPR)
• Sama ada ia menyediakan dokumentasi dan log tandatangan yang telus
• Sama ada ia mempunyai liputan dan kajian kes pelanggan perkhidmatan tempatan
• Sama ada ia boleh disepadukan dengan platform identiti tempatan seperti “智方便”

Yang penting bukan sahaja keupayaan teknikal, tetapi juga kesan undang-undang dan keupayaan untuk berhubung dengan peraturan. Bagi syarikat yang mempunyai rancangan pembangunan di rantau Asia-Pasifik, produk seperti eSignGlobal mencapai keseimbangan antara pematuhan dan penggunaan antarabangsa, terutamanya dari segi pengendalian tuntutan atau ketepatan masa penyepaduan, yang lebih baik daripada pesaing seperti Adobe Sign yang memfokuskan pada global tetapi mempunyai penyesuaian tempatan yang sedikit lebih lemah.

Bagi perusahaan yang beroperasi di Hong Kong, membangunkan strategi tandatangan elektronik yang jelas bukan lagi pilihan, tetapi keperluan undang-undang. Menguasai alatan yang berkaitan dan memahami persekitaran peraturan tempatan akan membantu perusahaan menjadi lebih yakin dalam memastikan keselamatan, pematuhan undang-undang dan kecekapan operasi.