จะผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ Kintone หรือ Garoon ได้อย่างไร

การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) เข้ากับเครื่องมือเวิร์กโฟลว์อย่างราบรื่น เช่น Kintone และ Garoon สามารถปรับปรุงกระบวนการอนุมัติ ลดงานเอกสาร และเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนด แพลตฟอร์มเหล่านี้ซึ่งเป็นที่นิยมในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ช่วยให้ทีมสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่การเพิ่มฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการเลือกผู้ให้บริการและวิธีการผสานรวมอย่างรอบคอบ จากมุมมองทางธุรกิจ การผสานรวมดังกล่าวไม่เพียงแต่ลดต้นทุนเท่านั้น แต่ยังรับประกันความถูกต้องตามกฎหมายในเขตอำนาจศาลต่างๆ อีกด้วย

ภาพรวมของ Kintone และ Garoon

Kintone พัฒนาโดย Cybozu เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ช่วยให้สามารถสร้างฐานข้อมูล แอปพลิเคชัน และเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด รองรับการทำงานร่วมกันของทีมผ่านแบบฟอร์ม รายงาน และระบบอัตโนมัติ ทำให้เหมาะสำหรับการจัดการโครงการและการแบ่งปันข้อมูล Garoon ซึ่งมาจาก Cybozu เช่นกัน มุ่งเน้นไปที่ groupware ระดับองค์กร โดยมีฟังก์ชันต่างๆ เช่น ปฏิทิน ข้อความ และกระดานข่าว เพื่อส่งเสริมการสื่อสารภายในและการจัดตารางเวลา

เครื่องมือทั้งสองนี้มีการใช้งานอย่างแพร่หลายในตลาดญี่ปุ่นและเอเชียแปซิฟิก ซึ่งบริษัทต่างๆ ให้ความสำคัญกับกระบวนการดิจิทัลที่ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแนบลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายกับบันทึกในแอปพลิเคชัน Kintone หรือเอกสาร Garoon ซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์การลงนามในสัญญา แบบฟอร์มทรัพยากรบุคคล หรือการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ

กรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในญี่ปุ่น

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในญี่ปุ่นอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature Act) ซึ่งประกาศใช้ในปี 2001 และสอดคล้องกับกฎหมายแม่แบบว่าด้วยพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ของคณะกรรมาธิการกฎหมายการค้าระหว่างประเทศแห่งสหประชาชาติ (UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce) กฎหมายนี้ยอมรับว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เทียบเท่ากับลายมือชื่อ หากเป็นไปตามมาตรฐานความน่าเชื่อถือ เช่น การระบุตัวผู้ลงนามและความสมบูรณ์ของข้อมูล

ข้อกำหนดที่สำคัญ ได้แก่:

• การรับรองความถูกต้อง: ผู้ลงนามต้องสามารถตรวจสอบได้ โดยปกติผ่านใบรับรองหรือวิธีการหลายปัจจัย
• การปฏิเสธไม่ได้: ลายเซ็นต้องป้องกันการปฏิเสธเจตนาในการลงนาม
• รูปแบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด: สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) จำเป็นต้องมีใบรับรองดิจิทัลจากหน่วยงานที่ได้รับการรับรอง เช่น หน่วยงานภายใต้กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารของญี่ปุ่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายเหมาะสำหรับการใช้งานเชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่ แต่อาจไม่สามารถใช้ได้ในข้อพิพาทที่มีความเสี่ยงสูง

ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก กรอบการทำงานของญี่ปุ่นเน้นการผสานรวมระบบนิเวศกับระบบบัตรประจำตัวประชาชนแห่งชาติ ซึ่งแตกต่างจากวิธีการที่เน้นกรอบการทำงานมากกว่าของสหรัฐอเมริกา (ESIGN Act) หรือสหภาพยุโรป (eIDAS) เมื่อบริษัทต่างๆ ผสานรวม Kintone หรือ Garoon จะต้องเลือกผู้ให้บริการที่สอดคล้องกับกฎเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมาย

การเลือกผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

การเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการผสานรวมต้องมีการประเมินคุณสมบัติ ราคา และการสนับสนุนในภูมิภาค ด้านล่างนี้ เราจะสรุปผู้เล่นหลัก โดยเน้นที่ความเหมาะสมกับ Kintone และ Garoon

DocuSign

DocuSign เป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำระดับโลก ซึ่งเป็นที่รู้จักในด้าน API ที่แข็งแกร่งและความปลอดภัยระดับองค์กร รองรับการส่ง การลงนาม และการติดตามเอกสาร โดยมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น เทมเพลต การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข และการติดตามการตรวจสอบ สำหรับการผสานรวม REST API ของ DocuSign ช่วยให้สามารถฝังลายเซ็นลงในเวิร์กโฟลว์ ทำให้เข้ากันได้กับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Kintone ผ่าน Webhook หรือปลั๊กอิน JavaScript

ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว และ 40 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือนต่อผู้ใช้สำหรับ Business Pro แผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ปี มีการใช้งานอย่างแพร่หลายเนื่องจากเป็นไปตามมาตรฐานสากล รวมถึงกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของญี่ปุ่น

Adobe Sign

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการจัดการเอกสาร โดยผสานรวมเข้ากับ Adobe Acrobat และ Microsoft Office ได้อย่างราบรื่น มีคุณสมบัติการลงนามบนมือถือ ช่องแบบฟอร์ม และการเก็บรวบรวมการชำระเงิน และได้รับการสนับสนุนโดยการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งและการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด สำหรับนักพัฒนา API รองรับการรับรองความถูกต้อง OAuth และการแจ้งเตือน Webhook ซึ่งช่วยให้สามารถเปิดใช้งานกระบวนการที่กำหนดเองในเครื่องมือต่างๆ เช่น Kintone

ราคาของ Adobe Sign มีหลายระดับ โดยเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ/ผู้ใช้/เดือนสำหรับแผนพื้นฐาน และมีตัวเลือกสำหรับองค์กรที่สามารถปรับแต่งได้ ได้รับการยกย่องเป็นพิเศษสำหรับเครื่องมือแก้ไขภาพและการสนับสนุนภาษาที่หลากหลาย รวมถึงภาษาญี่ปุ่น

eSignGlobal

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด ซึ่งปรับให้เหมาะกับการดำเนินงานทั่วโลก โดยรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก มีความแข็งแกร่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความซับซ้อน มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐานแบบกรอบของตะวันตก เช่น ESIGN Act ของสหรัฐอเมริกา หรือ eIDAS ของสหภาพยุโรป ซึ่งเน้นหลักการทั่วไป มาตรฐาน APAC เน้นวิธีการ "การผสานรวมระบบนิเวศ" ซึ่งต้องมีการผสานรวมฮาร์ดแวร์และ API ระดับลึกกับระบบระบุตัวตนดิจิทัลของรัฐบาลสำหรับธุรกิจ (G2B) ซึ่งมีเกณฑ์ทางเทคนิคสูงกว่าวิธีการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในสหรัฐอเมริกาและยุโรป

eSignGlobal ได้เปิดตัวการแข่งขันและการเปลี่ยนทดแทนอย่างเต็มรูปแบบสำหรับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลก รวมถึงในอเมริกาและยุโรป ราคาของบริษัทมีการแข่งขันสูง ตัวอย่างเช่น รุ่น Essential มีราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือน สามารถจัดการเอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้มากถึง 100 ฉบับ มีที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และมีการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง พร้อมทั้งรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งให้ความคุ้มค่าอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการผสานรวมอย่างราบรื่นกับ iAM Smart ของฮ่องกง และ Singpass ของสิงคโปร์ หากต้องการทดลองใช้ฟรี 30 วัน โปรดไปที่ หน้าติดต่อของ eSignGlobal

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) เป็นมิตรกับทีมขนาดเล็กและขนาดกลาง โดยมีเทมเพลตที่เรียบง่าย การจัดการทีม และการเข้าถึง API เป็นไปตามข้อกำหนดหลักและผสานรวมผ่าน Zapier หรือการเรียก API โดยตรง ราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์สหรัฐฯ/เดือนสำหรับแผนพื้นฐาน โดยมีจำนวนการส่งไม่จำกัดในระดับที่สูงขึ้น

การผสานรวมกับ Kintone ทีละขั้นตอน

การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับ Kintone ต้องใช้ประโยชน์จากการปรับแต่ง JavaScript, REST API หรือเครื่องมือที่ไม่ต้องเขียนโค้ด เช่น Zapier กระบวนการนี้สามารถครอบครองส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ ซึ่งจะเปิดใช้งานลายเซ็นอัตโนมัติสำหรับแอปพลิเคชันที่กำหนดเอง นี่คือคู่มือที่เป็นประโยชน์:

1. เลือกผู้ให้บริการและตั้งค่าการเข้าถึง API:

   • เลือกโซลูชัน เช่น DocuSign หรือ eSignGlobal สร้างบัญชีนักพัฒนาเพื่อรับคีย์ API (เช่น คีย์การผสานรวมของ DocuSign หรือโทเค็น OAuth ของ eSignGlobal)
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการรองรับกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของญี่ปุ่นสำหรับบันทึก Kintone

2. เตรียมแอปพลิเคชัน Kintone:

   • ใน Kintone สร้างหรือแก้ไขแอปพลิเคชัน โดยเพิ่มช่องเอกสาร (เช่น การอัปโหลดไฟล์สำหรับสัญญา) และตัวติดตามสถานะ (เช่น เมนูแบบเลื่อนลงสำหรับ "รอการลงนาม")
   • ใช้คุณสมบัติการปรับแต่งแอปพลิเคชันของ Kintone เพื่อเพิ่มปุ่ม "ส่งเพื่อลงนาม" ผ่าน JavaScript

3. ดำเนินการเรียก API:

   • ใช้ Kintone JavaScript API เพื่อทริกเกอร์คำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น เมื่อคลิกปุ่ม ให้อัปโหลดเอกสารไปยัง API ของผู้ให้บริการ:

     kintone.events.on(['app.record.detail.process.proceed'], function(event) {
       // Fetch record data
       var record = event.record;
       var file = record.Document.value[0]; // Assuming file field
       
       // Call e-signature API (e.g., DocuSign)
       fetch('https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes', {
         method: 'POST',
         headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + accessToken },
         body: JSON.stringify({ documents: [file] })
       }).then(response => {
         // Update Kintone status to "Sent"
         record.Status.value = 'Sent for Signature';
         return kintone.api(kintone.app.getId() + '/record', 'PUT', { id: event.recordId, record: record });
       });
     });
     

     • ปรับให้เข้ากับ eSignGlobal หรือ Adobe Sign โดยการแทนที่ปลายทาง ทดสอบในพอร์ทัลนักพัฒนาของ Kintone

4. จัดการการเรียกกลับและ Webhook:

   • ตั้งค่า Webhook ในผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแจ้ง Kintone เมื่อเสร็จสิ้น (เช่น มีการใช้ลายเซ็น)
   • ใน Kintone ใช้ปลั๊กอินที่กำหนดเองหรือบริการภายนอกเพื่อรับการอัปเดตและเติมช่องโดยอัตโนมัติ เช่น "วันที่ลงนาม" หรือแนบ PDF ที่ลงนามแล้ว

5. การทดสอบและความปลอดภัย:

   • เรียกใช้การทดสอบแบบ end-to-end: สร้างบันทึก ส่งลายเซ็น และตรวจสอบการอัปเดต
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้ารหัสข้อมูลและการรับรองความถูกต้องของผู้ใช้เป็นไปตามกฎหมายญี่ปุ่น สำหรับทีมในเอเชียแปซิฟิก ให้จัดลำดับความสำคัญของผู้ให้บริการที่มีศูนย์ข้อมูลในพื้นที่เพื่อลดความหน่วง

การผสานรวมนี้มักใช้เวลาในการตั้งค่าพื้นฐาน 1-2 สัปดาห์ และสามารถลดการจัดการด้วยตนเองได้ถึง 70% ในกรณีการใช้งานทางธุรกิจ เช่น การอนุมัติการขาย

การผสานรวมกับ Garoon ทีละขั้นตอน

ลักษณะ groupware ของ Garoon ทำให้การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันเอกสารและการแจ้งเตือน ใช้ API เพื่อจัดการปฏิทิน ข้อความ หรือตู้เก็บเอกสาร

1. การตั้งค่า API:

   • ลงทะเบียน API ของผู้ให้บริการ (เช่น โทเค็นของ HelloSign) REST API ของ Garoon รองรับการดำเนินการที่กำหนดเองผ่านเครื่องมือนักพัฒนาของ Cybozu

2. โมดูล Garoon ที่กำหนดเอง:

   • ในแผงการดูแลระบบของ Garoon เปิดใช้งานการเข้าถึง API สำหรับโมดูลข้อความหรือตู้
   • เพิ่มช่องหรือปุ่มที่กำหนดเองในแบบฟอร์มเอกสารเพื่อเริ่มการลงนาม

3. การเขียนโค้ดเวิร์กโฟลว์:

   • ใช้ส่วนขยาย JavaScript ของ Garoon หรือสคริปต์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์:

     // Example for Garoon Cabinet integration
     function sendForSignature(documentId) {
       var apiUrl = 'https://api.garoon.example.com/v1/files/' + documentId;
       fetch(apiUrl).then(res => res.json()).then(fileData => {
         // Send to e-signature service
         return fetch('https://api.esignglobal.com/envelopes', {
           method: 'POST',
           body: JSON.stringify({ file: fileData.url })
         });
       }).then(() => {
         // Notify users via Garoon Message
         postMessage('Document sent for signature');
       });
     }
     

     • แทนที่ด้วยการเรียกเฉพาะของผู้ให้บริการ

4. การผสานรวม Webhook:

   • กำหนดค่า Webhook ของผู้ให้บริการเพื่ออัปเดตบันทึก Garoon หรือส่งการแจ้งเตือน ใช้ระบบเหตุการณ์ของ Garoon สำหรับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

5. การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการทดสอบ:

   • ตรวจสอบความถูกต้องตามกฎระเบียบของญี่ปุ่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีบันทึกการตรวจสอบใน Garoon ทดสอบสถานการณ์ผู้ใช้หลายคน เช่น การอนุมัติของทีม

การผสานรวม Garoon ช่วยปรับปรุงกระบวนการภายใน เช่น การฝังลายเซ็นในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ในปฏิทินที่แชร์

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: DocuSign เหมาะสำหรับการปรับขนาด eSignGlobal เหมาะสำหรับความลึกในภูมิภาค

สรุป

การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ Kintone หรือ Garoon สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ พร้อมทั้งจัดการกับภูมิทัศน์ด้านกฎระเบียบของเอเชียแปซิฟิก สำหรับบริษัทที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign และมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาคที่แข็งแกร่ง eSignGlobal กลายเป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงและคุ้มค่า