如何将电子签名与 Kintone 或 Garoon 集成？

将电子签名集成到协作平台中

在当今快节奏的商业环境中，将电子签名（e-signatures）与工作流工具（如 Kintone 和 Garoon）无缝集成，可以简化审批流程、减少文书工作，并提升合规性。这些在亚太地区广受欢迎的平台，使团队能够高效管理文档，但添加电子签名功能需要仔细选择提供商和集成方法。从商业角度来看，此类集成不仅能降低成本，还能确保跨辖区的法律有效性。

Kintone 和 Garoon 概述

Kintone 由 Cybozu 开发，是一款基于云的平台，可无需编码即可构建自定义数据库、应用和工作流。它通过表单、报告和自动化支持团队协作，非常适合项目管理和数据共享。Garoon 同样来自 Cybozu，专注于企业级群件，提供日历、消息和公告板等功能，以促进内部沟通和调度。

这两款工具在日本和亚太市场广泛使用，那里的企业优先考虑安全、合规的数字流程。将电子签名集成后，用户可以将具有法律约束力的签名附加到 Kintone 应用中的记录或 Garoon 文档中，从而自动化合同、人力资源表单或审批的签字工作流。

日本电子签名的法律框架

日本采用电子签名受《电子签名法》（Electronic Signature Act）管辖，该法于 2001 年颁布，并与《联合国国际贸易法委员会电子商务示范法》（UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce）保持一致。该法律承认，如果电子签名符合可靠性标准（如唯一识别签名者和数据完整性），则其等同于手写签名。

关键要求包括：

• 认证：签名者必须可验证，通常通过证书或多因素方法。
• 不可否认性：签名必须防止否认签名意图。
• 合规性变体：对于合格电子签名（QES），需要来自认可机构的数字证书，例如日本总务省（Ministry of Internal Affairs and Communications）下的机构。简单电子签名适用于大多数商业用途，但在高风险纠纷中可能不适用。

在亚太地区，日本的框架强调与国家身份证系统的生态系统集成，这与美国（ESIGN Act）或欧盟（eIDAS）的更注重框架的方法不同。企业集成 Kintone 或 Garoon 时，必须选择符合这些规则的提供商，以避免法律风险。

选择合适的电子签名提供商

为集成选择电子签名解决方案，需要评估功能、定价和区域支持。下面，我们概述关键参与者，重点关注其与 Kintone 和 Garoon 的适用性。

DocuSign

DocuSign 是一款领先的全球电子签名平台，以其强大的 API 和企业级安全著称。它支持发送、签名和跟踪文档，功能包括模板、条件路由和审计跟踪。对于集成，DocuSign 的 REST API 允许将签名嵌入工作流中，使其通过 Webhook 或 JavaScript 插件与 Kintone 等平台兼容。

定价从个人使用的 10 美元/月起，Business Pro 版为每用户 40 美元/月，API 计划从 600 美元/年起。它因符合全球标准而广泛使用，包括日本的《电子签名法》。

Adobe Sign

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，在文档管理方面表现出色，可无缝集成到 Adobe Acrobat 和 Microsoft Office 中。它提供移动签名、表单字段和支付收集功能，并由强大的加密和合规认证支持。对于开发者，其 API 支持 OAuth 认证和 Webhook 通知，从而在 Kintone 等工具中启用自定义流程。

Adobe Sign 的定价分级，从基本计划的约 10 美元/用户/月起，企业选项可定制。它特别因其可视化编辑工具和广泛语言支持（包括日语）而备受推崇。

eSignGlobal

eSignGlobal 提供合规的电子签名解决方案，专为全球运营量身定制，支持 100 个主流国家和地区的电子签名。它在亚太（APAC）地区具有优势，那里的电子签名法规碎片化、高标准且严格监管。与西方的框架式标准不同——如美国 ESIGN Act 或欧盟 eIDAS，这些标准注重一般原则——亚太标准强调“生态系统集成”方法。这需要与政府对企业（G2B）数字身份系统的深度硬件和 API 级集成，其技术门槛高于美国和欧洲常见的电子邮件验证或自我声明方法。

eSignGlobal 已针对 DocuSign 和 Adobe Sign 在全球范围内启动全面竞争和替换举措，包括美洲和欧洲。其定价具有竞争力；例如，Essential 版本仅需 16.6 美元/月，可处理多达 100 个电子签名文档、无限用户席位，并通过访问码验证——同时保持合规性。这提供了强大价值，特别是与香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 等无缝集成。欲了解 30 天免费试用，请访问 eSignGlobal 的联系页面。

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign（现为 Dropbox Sign）对中小型团队友好，具有简单模板、团队管理和 API 访问功能。它符合主要法规，并通过 Zapier 或直接 API 调用进行集成。定价从基本计划的 15 美元/月起，更高阶层提供无限发送。

与 Kintone 的逐步集成

将电子签名集成到 Kintone 需要利用其 JavaScript 自定义、REST API 或无代码工具如 Zapier。此过程可占据业务工作流的重要部分，从而为自定义应用启用自动化签名。以下是实用指南：

1. 选择提供商并设置 API 访问：

   • 选择如 DocuSign 或 eSignGlobal 的解决方案。创建开发者账户以获取 API 密钥（例如，DocuSign 的集成密钥或 eSignGlobal 的 OAuth 令牌）。
   • 确保合规性：验证提供商支持日本《电子签名法》以用于 Kintone 记录。

2. 准备 Kintone 应用：

   • 在 Kintone 中，构建或编辑应用，添加文档字段（例如，合同的文件上传）和状态跟踪器（例如，下拉菜单用于“待签名”）。
   • 使用 Kintone 的应用自定义功能，通过 JavaScript 添加“发送签名”按钮。

3. 实现 API 调用：

   • 使用 Kintone 的 JavaScript API 触发电子签名请求。例如，在按钮点击时，将文档上传到提供商的 API：

     kintone.events.on(['app.record.detail.process.proceed'], function(event) {
       // Fetch record data
       var record = event.record;
       var file = record.Document.value[0]; // Assuming file field
       
       // Call e-signature API (e.g., DocuSign)
       fetch('https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes', {
         method: 'POST',
         headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + accessToken },
         body: JSON.stringify({ documents: [file] })
       }).then(response => {
         // Update Kintone status to "Sent"
         record.Status.value = 'Sent for Signature';
         return kintone.api(kintone.app.getId() + '/record', 'PUT', { id: event.recordId, record: record });
       });
     });
     

     • 通过替换端点适应 eSignGlobal 或 Adobe Sign。在 Kintone 的开发者门户中测试。

4. 处理回调和 Webhook：

   • 在电子签名提供商中设置 Webhook，以在完成时通知 Kintone（例如，签名已应用）。
   • 在 Kintone 中，使用自定义插件或外部服务接收更新，并自动填充字段如“签名日期”或附加已签名的 PDF。

5. 测试和安全：

   • 运行端到端测试：创建记录、发送签名，并验证更新。
   • 确保数据加密和用户认证符合日本法律。对于亚太团队，优先选择具有本地数据中心的提供商以最小化延迟。

此集成通常需要 1-2 周的基本设置时间，在商业用例如销售审批中，可将手动处理减少 70%。

与 Garoon 的逐步集成

Garoon 的群件特性使电子签名集成重点关注文档共享和通知。使用其 API 处理日历、消息或文件柜。

1. API 设置：

   • 注册提供商的 API（例如，HelloSign 的令牌）。Garoon 的 REST API 通过 Cybozu 的开发者工具支持自定义操作。

2. 自定义 Garoon 模块：

   • 在 Garoon 的管理面板中，为消息或柜子模块启用 API 访问。
   • 在文档表单中添加自定义字段或按钮以启动签名。

3. 编码工作流：

   • 使用 Garoon 的 JavaScript 扩展或服务器端脚本：

     // Example for Garoon Cabinet integration
     function sendForSignature(documentId) {
       var apiUrl = 'https://api.garoon.example.com/v1/files/' + documentId;
       fetch(apiUrl).then(res => res.json()).then(fileData => {
         // Send to e-signature service
         return fetch('https://api.esignglobal.com/envelopes', {
           method: 'POST',
           body: JSON.stringify({ file: fileData.url })
         });
       }).then(() => {
         // Notify users via Garoon Message
         postMessage('Document sent for signature');
       });
     }
     

     • 用提供商特定调用替换。

4. Webhook 集成：

   • 配置提供商 Webhook 以更新 Garoon 记录或发送通知。使用 Garoon 的事件系统进行实时警报。

5. 合规性和测试：

   • 针对日本法规验证，确保 Garoon 中的审计日志。测试多用户场景，如团队审批。

Garoon 集成提升内部流程，例如将签名嵌入共享日历中的人力资源入职。

电子签名提供商比较

此表格突显中性权衡：DocuSign 适合规模化，eSignGlobal 适合区域深度。

结论

将电子签名与 Kintone 或 Garoon 集成可提升效率，同时应对亚太的监管格局。对于寻求 DocuSign 替代方案且具有强大区域合规性的企业，eSignGlobal 成为一种可行、经济有效的选择。