Como integrar assinaturas eletrônicas com Kintone ou Garoon?

Integrando Assinaturas Eletrônicas em Plataformas de Colaboração

No ambiente de negócios acelerado de hoje, a integração perfeita de assinaturas eletrônicas (e-signatures) com ferramentas de fluxo de trabalho como Kintone e Garoon simplifica os processos de aprovação, reduz o trabalho burocrático e aumenta a conformidade. Essas plataformas, populares na região da Ásia-Pacífico, permitem que as equipes gerenciem documentos de forma eficiente, mas adicionar funcionalidade de assinatura eletrônica requer uma seleção cuidadosa de provedores e métodos de integração. De uma perspectiva de negócios, essa integração não apenas reduz custos, mas também garante a validade legal em todas as jurisdições.

Visão Geral do Kintone e Garoon

Kintone, desenvolvido pela Cybozu, é uma plataforma baseada em nuvem que permite a criação de bancos de dados, aplicativos e fluxos de trabalho personalizados sem a necessidade de codificação. Ele suporta a colaboração da equipe por meio de formulários, relatórios e automação, tornando-o ideal para gerenciamento de projetos e compartilhamento de dados. Garoon, também da Cybozu, concentra-se em groupware de nível empresarial, oferecendo recursos como calendários, mensagens e quadros de avisos para facilitar a comunicação interna e o agendamento.

Ambas as ferramentas são amplamente utilizadas no Japão e nos mercados da Ásia-Pacífico, onde as empresas priorizam processos digitais seguros e compatíveis. Ao integrar assinaturas eletrônicas, os usuários podem anexar assinaturas legalmente vinculativas a registros em aplicativos Kintone ou documentos Garoon, automatizando fluxos de trabalho de assinatura para contratos, formulários de RH ou aprovações.

Estrutura Legal para Assinaturas Eletrônicas no Japão

A adoção de assinaturas eletrônicas no Japão é regida pela Lei de Assinaturas Eletrônicas, promulgada em 2001 e alinhada com a Lei Modelo da UNCITRAL sobre Comércio Eletrônico. Esta lei reconhece que as assinaturas eletrônicas são equivalentes às assinaturas manuscritas se atenderem aos padrões de confiabilidade, como identificar exclusivamente o signatário e garantir a integridade dos dados.

Os principais requisitos incluem:

• Autenticação: O signatário deve ser verificável, geralmente por meio de certificados ou métodos multifatoriais.
• Não repúdio: A assinatura deve impedir a negação da intenção de assinar.
• Variações de conformidade: Assinaturas eletrônicas qualificadas (QES) exigem um certificado digital de um órgão credenciado, como aqueles sob o Ministério de Assuntos Internos e Comunicações do Japão. Assinaturas eletrônicas simples são adequadas para a maioria dos usos comerciais, mas podem não ser suficientes em disputas de alto risco.

Na região da Ásia-Pacífico, a estrutura do Japão enfatiza a integração do ecossistema com os sistemas nacionais de identificação, o que difere das abordagens mais baseadas em estrutura dos EUA (ESIGN Act) ou da UE (eIDAS). As empresas devem selecionar provedores que atendam a essas regras ao integrar Kintone ou Garoon para evitar riscos legais.

Escolhendo o Provedor de Assinatura Eletrônica Certo

A seleção de uma solução de assinatura eletrônica para integração requer a avaliação de recursos, preços e suporte regional. Abaixo, delineamos os principais players, com foco em sua adequação para Kintone e Garoon.

DocuSign

DocuSign é uma plataforma global líder de assinatura eletrônica conhecida por sua API robusta e segurança de nível empresarial. Ele suporta o envio, assinatura e rastreamento de documentos, com recursos como modelos, roteamento condicional e trilhas de auditoria. Para integração, a API REST do DocuSign permite que as assinaturas sejam incorporadas em fluxos de trabalho, tornando-o compatível com plataformas como Kintone por meio de Webhooks ou plugins JavaScript.

Os preços começam em US$ 10/mês para uso pessoal, US$ 40/usuário/mês para Business Pro e planos de API a partir de US$ 600/ano. É amplamente utilizado devido à sua conformidade com os padrões globais, incluindo a Lei de Assinaturas Eletrônicas do Japão.

Adobe Sign

Adobe Sign, parte do Adobe Document Cloud, se destaca no gerenciamento de documentos, integrando-se perfeitamente ao Adobe Acrobat e ao Microsoft Office. Ele oferece assinaturas móveis, campos de formulário e recursos de coleta de pagamentos, apoiados por forte criptografia e certificações de conformidade. Para desenvolvedores, sua API suporta autenticação OAuth e notificações Webhook, permitindo processos personalizados em ferramentas como Kintone.

Os preços do Adobe Sign são escalonados, começando em cerca de US$ 10/usuário/mês para planos básicos, com opções corporativas personalizáveis. É particularmente elogiado por suas ferramentas de edição visual e amplo suporte a idiomas, incluindo japonês.

eSignGlobal

eSignGlobal oferece soluções de assinatura eletrônica compatíveis, adaptadas para operações globais, suportando assinaturas eletrônicas em 100 países e territórios convencionais. Ele tem uma vantagem na região da Ásia-Pacífico (APAC), onde os regulamentos de assinatura eletrônica são fragmentados, de alto padrão e fortemente regulamentados. Ao contrário dos padrões baseados em estrutura no Ocidente - como o ESIGN Act dos EUA ou o eIDAS da UE, que se concentram em princípios gerais - os padrões da APAC enfatizam uma abordagem de “integração de ecossistema”. Isso requer integração profunda de hardware e nível de API com sistemas de identidade digital governo-para-empresa (G2B), que têm barreiras técnicas mais altas do que os métodos de verificação de e-mail ou autodeclaração comumente vistos nos EUA e na Europa.

A eSignGlobal lançou iniciativas abrangentes de competição e substituição em todo o mundo contra DocuSign e Adobe Sign, incluindo nas Américas e na Europa. Seus preços são competitivos; por exemplo, a versão Essential custa apenas US$ 16,6/mês para lidar com até 100 documentos de assinatura eletrônica, assentos de usuário ilimitados e verificação de código de acesso - mantendo a conformidade. Isso oferece um forte valor, especialmente com integração perfeita com iAM Smart em Hong Kong e Singpass em Cingapura. Para um teste gratuito de 30 dias, visite a página de contato da eSignGlobal.

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign (agora Dropbox Sign) é amigável para pequenas e médias equipes, com modelos simples, gerenciamento de equipe e acesso à API. Ele está em conformidade com os principais regulamentos e se integra por meio do Zapier ou chamadas diretas à API. Os preços começam em US$ 15/mês para um plano básico, com níveis mais altos oferecendo envios ilimitados.

Integração Passo a Passo com Kintone

A integração de assinaturas eletrônicas no Kintone envolve o uso de sua personalização JavaScript, API REST ou ferramentas sem código como o Zapier. Este processo pode ocupar uma parte significativa dos fluxos de trabalho de negócios, permitindo assinaturas automatizadas para aplicativos personalizados. Aqui está um guia prático:

1. Escolha um Provedor e Configure o Acesso à API:

   • Selecione uma solução como DocuSign ou eSignGlobal. Crie uma conta de desenvolvedor para obter chaves de API (por exemplo, chave de integração do DocuSign ou token OAuth do eSignGlobal).
   • Garanta a conformidade: verifique se o provedor suporta a Lei de Assinaturas Eletrônicas do Japão para uso com registros Kintone.

2. Prepare o Aplicativo Kintone:

   • No Kintone, crie ou edite um aplicativo para adicionar campos de documento (por exemplo, um upload de arquivo para contratos) e rastreadores de status (por exemplo, um menu suspenso para “Pendente de Assinatura”).
   • Use os recursos de personalização de aplicativos do Kintone para adicionar um botão “Enviar para Assinatura” por meio de JavaScript.

3. Implemente Chamadas de API:

   • Use a API JavaScript do Kintone para acionar solicitações de assinatura eletrônica. Por exemplo, no clique do botão, carregue o documento para a API do provedor:

     kintone.events.on(['app.record.detail.process.proceed'], function(event) {
       // Fetch record data
       var record = event.record;
       var file = record.Document.value[0]; // Assuming file field
       
       // Call e-signature API (e.g., DocuSign)
       fetch('https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes', {
         method: 'POST',
         headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + accessToken },
         body: JSON.stringify({ documents: [file] })
       }).then(response => {
         // Update Kintone status to "Sent"
         record.Status.value = 'Sent for Signature';
         return kintone.api(kintone.app.getId() + '/record', 'PUT', { id: event.recordId, record: record });
       });
     });
     

     • Adapte para eSignGlobal ou Adobe Sign substituindo os endpoints. Teste no portal do desenvolvedor do Kintone.

4. Lidar com Callbacks e Webhooks:

   • Configure Webhooks no provedor de assinatura eletrônica para notificar o Kintone quando estiver concluído (por exemplo, a assinatura foi aplicada).
   • No Kintone, use um plugin personalizado ou serviço externo para receber atualizações e preencher automaticamente campos como “Data da Assinatura” ou anexar o PDF assinado.

5. Teste e Segurança:

   • Execute testes de ponta a ponta: crie um registro, envie para assinatura e verifique as atualizações.
   • Garanta que a criptografia de dados e a autenticação do usuário estejam em conformidade com as leis japonesas. Para equipes na Ásia-Pacífico, priorize provedores com data centers locais para minimizar a latência.

Esta integração normalmente leva de 1 a 2 semanas para a configuração básica e pode reduzir o manuseio manual em 70% em casos de uso de negócios, como aprovações de vendas.

Integração Passo a Passo com Garoon

A natureza de groupware do Garoon torna a integração de assinatura eletrônica focada no compartilhamento de documentos e notificações. Use sua API para lidar com calendários, mensagens ou armários de arquivos.

1. Configuração da API:

   • Registre-se para a API de um provedor (por exemplo, token do HelloSign). A API REST do Garoon suporta operações personalizadas por meio das ferramentas de desenvolvedor da Cybozu.

2. Personalize os Módulos do Garoon:

   • No painel de administração do Garoon, habilite o acesso à API para módulos de mensagens ou armários.
   • Adicione campos ou botões personalizados em formulários de documentos para iniciar assinaturas.

3. Codifique o Fluxo de Trabalho:

   • Use extensões JavaScript do Garoon ou scripts do lado do servidor:

     // Example for Garoon Cabinet integration
     function sendForSignature(documentId) {
       var apiUrl = 'https://api.garoon.example.com/v1/files/' + documentId;
       fetch(apiUrl).then(res => res.json()).then(fileData => {
         // Send to e-signature service
         return fetch('https://api.esignglobal.com/envelopes', {
           method: 'POST',
           body: JSON.stringify({ file: fileData.url })
         });
       }).then(() => {
         // Notify users via Garoon Message
         postMessage('Document sent for signature');
       });
     }
     

     • Substitua por chamadas específicas do provedor.

4. Integração de Webhook:

   • Configure Webhooks do provedor para atualizar registros do Garoon ou enviar notificações. Use o sistema de eventos do Garoon para alertas em tempo real.

5. Conformidade e Teste:

   • Valide em relação aos regulamentos japoneses, garantindo logs de auditoria no Garoon. Teste cenários multiusuário, como aprovações de equipe.

A integração do Garoon aprimora processos internos, como a incorporação de assinaturas em calendários compartilhados para integração de RH.

Comparação de Provedores de Assinatura Eletrônica

Esta tabela destaca compensações neutras: DocuSign é adequado para escala, eSignGlobal para profundidade regional.

Conclusão

A integração de assinaturas eletrônicas com Kintone ou Garoon aumenta a eficiência ao mesmo tempo em que aborda o cenário regulatório na Ásia-Pacífico. Para empresas que buscam uma alternativa ao DocuSign com forte conformidade regional, o eSignGlobal surge como uma opção viável e econômica.