Wie integriert man elektronische Signaturen in Kintone oder Garoon?

Integration von elektronischen Signaturen in Kollaborationsplattformen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt kann die nahtlose Integration von elektronischen Signaturen (E-Signaturen) mit Workflow-Tools wie Kintone und Garoon Genehmigungsprozesse rationalisieren, den Papieraufwand reduzieren und die Compliance verbessern. Diese in der Region Asien-Pazifik weit verbreiteten Plattformen ermöglichen es Teams, Dokumente effizient zu verwalten, aber das Hinzufügen von E-Signatur-Funktionen erfordert eine sorgfältige Auswahl des Anbieters und der Integrationsmethoden. Aus geschäftlicher Sicht senkt eine solche Integration nicht nur die Kosten, sondern gewährleistet auch die rechtliche Gültigkeit über verschiedene Gerichtsbarkeiten hinweg.

Überblick über Kintone und Garoon

Kintone, entwickelt von Cybozu, ist eine cloudbasierte Plattform, mit der sich benutzerdefinierte Datenbanken, Anwendungen und Workflows ohne Programmierung erstellen lassen. Es unterstützt die Teamzusammenarbeit durch Formulare, Berichte und Automatisierung und eignet sich ideal für Projektmanagement und Datenaustausch. Garoon, ebenfalls von Cybozu, konzentriert sich auf Enterprise-Groupware und bietet Funktionen wie Kalender, Messaging und Bulletin Boards, um die interne Kommunikation und Planung zu fördern.

Beide Tools sind in Japan und auf dem asiatisch-pazifischen Markt weit verbreitet, wo Unternehmen sichere und konforme digitale Prozesse priorisieren. Durch die Integration von E-Signaturen können Benutzer rechtsverbindliche Unterschriften an Datensätze in Kintone-Anwendungen oder Garoon-Dokumente anhängen und so die Signatur-Workflows für Verträge, Personalformulare oder Genehmigungen automatisieren.

Der rechtliche Rahmen für elektronische Signaturen in Japan

Die Verwendung elektronischer Signaturen in Japan wird durch das Gesetz über elektronische Signaturen (Electronic Signature Act) geregelt, das im Jahr 2001 erlassen wurde und mit dem UNCITRAL-Mustergesetz über den elektronischen Geschäftsverkehr (UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce) übereinstimmt. Das Gesetz erkennt an, dass eine elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig ist, wenn sie Zuverlässigkeitsstandards erfüllt, wie z. B. die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und die Datenintegrität.

Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• Authentifizierung: Der Unterzeichner muss verifizierbar sein, in der Regel durch Zertifikate oder Multi-Faktor-Methoden.
• Unbestreitbarkeit: Die Signatur muss die Leugnung der Signaturabsicht verhindern.
• Compliance-Varianten: Für qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind digitale Zertifikate von akkreditierten Stellen erforderlich, z. B. von Stellen, die dem japanischen Ministerium für Innere Angelegenheiten und Kommunikation (Ministry of Internal Affairs and Communications) unterstehen. Einfache elektronische Signaturen sind für die meisten kommerziellen Zwecke geeignet, aber möglicherweise nicht in hochriskanten Streitigkeiten.

Im asiatisch-pazifischen Raum betont der japanische Rahmen die Ökosystemintegration mit nationalen Personalausweissystemen, was sich von den eher rahmenorientierten Ansätzen in den Vereinigten Staaten (ESIGN Act) oder der Europäischen Union (eIDAS) unterscheidet. Unternehmen müssen bei der Integration von Kintone oder Garoon Anbieter auswählen, die diese Regeln einhalten, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Auswahl des richtigen Anbieters für elektronische Signaturen

Die Auswahl einer E-Signatur-Lösung für die Integration erfordert die Bewertung von Funktionen, Preisen und regionalem Support. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Akteure und konzentrieren uns dabei auf ihre Eignung für Kintone und Garoon.

DocuSign

DocuSign ist eine führende globale E-Signatur-Plattform, die für ihre robuste API und Sicherheit auf Unternehmensebene bekannt ist. Sie unterstützt das Senden, Signieren und Verfolgen von Dokumenten und bietet Funktionen wie Vorlagen, bedingtes Routing und Audit Trails. Für die Integration ermöglicht die REST-API von DocuSign die Einbettung von Signaturen in Workflows, wodurch sie mit Plattformen wie Kintone über Webhooks oder JavaScript-Plugins kompatibel ist.

Die Preise beginnen bei 10 US-Dollar/Monat für den persönlichen Gebrauch und 40 US-Dollar/Monat pro Benutzer für Business Pro, während API-Pläne ab 600 US-Dollar/Jahr erhältlich sind. Es ist aufgrund seiner Einhaltung globaler Standards, einschließlich des japanischen Gesetzes über elektronische Signaturen, weit verbreitet.

Adobe Sign

Adobe Sign, ein Teil der Adobe Document Cloud, zeichnet sich durch Dokumentenmanagement aus und lässt sich nahtlos in Adobe Acrobat und Microsoft Office integrieren. Es bietet mobile Signaturen, Formularfelder und Zahlungserfassung, unterstützt durch robuste Verschlüsselung und Compliance-Zertifizierungen. Für Entwickler unterstützt die API die OAuth-Authentifizierung und Webhook-Benachrichtigungen, wodurch benutzerdefinierte Prozesse in Tools wie Kintone ermöglicht werden.

Die Preise für Adobe Sign sind gestaffelt und beginnen bei etwa 10 US-Dollar/Benutzer/Monat für Basispläne, wobei Unternehmensoptionen anpassbar sind. Es wird besonders für seine visuellen Bearbeitungswerkzeuge und die breite Sprachunterstützung, einschließlich Japanisch, geschätzt.

eSignGlobal

eSignGlobal bietet konforme E-Signatur-Lösungen, die auf globale Abläufe zugeschnitten sind und E-Signaturen in 100 wichtigen Ländern und Regionen unterstützen. Es hat eine starke Präsenz im asiatisch-pazifischen Raum (APAC), wo die E-Signatur-Gesetze fragmentiert, hochstandardisiert und streng reguliert sind. Im Gegensatz zu den rahmenorientierten Standards im Westen – wie dem US ESIGN Act oder der EU eIDAS, die sich auf allgemeine Prinzipien konzentrieren – betonen die APAC-Standards einen Ansatz der "Ökosystemintegration". Dies erfordert eine tiefe Hardware- und API-Integration mit digitalen Identitätssystemen von Regierungen für Unternehmen (G2B), deren technische Hürden höher sind als die in den USA und Europa üblichen E-Mail-Verifizierungs- oder Selbsterklärungsmethoden.

eSignGlobal hat umfassende Wettbewerbs- und Ersetzungsinitiativen für DocuSign und Adobe Sign weltweit gestartet, einschließlich Amerika und Europa. Die Preise sind wettbewerbsfähig; die Essential-Version kostet beispielsweise nur 16,6 US-Dollar/Monat und ermöglicht die Bearbeitung von bis zu 100 E-Signatur-Dokumenten, unbegrenzte Benutzerlizenzen und die Verifizierung per Zugangscode – bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften. Dies bietet einen hohen Mehrwert, insbesondere bei nahtlosen Integrationen mit iAM Smart in Hongkong und Singpass in Singapur. Für eine 30-tägige kostenlose Testversion besuchen Sie die Kontaktseite von eSignGlobal.

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign (jetzt Dropbox Sign) ist benutzerfreundlich für kleine bis mittlere Teams und bietet einfache Vorlagen, Teammanagement und API-Zugriff. Es entspricht den wichtigsten Vorschriften und lässt sich über Zapier oder direkte API-Aufrufe integrieren. Die Preise beginnen bei 15 US-Dollar/Monat für Basispläne, wobei höhere Stufen unbegrenzte Sendungen ermöglichen.

Schrittweise Integration mit Kintone

Die Integration von E-Signaturen in Kintone erfordert die Nutzung der JavaScript-Anpassung, der REST-API oder No-Code-Tools wie Zapier. Dieser Prozess kann einen wichtigen Teil der Geschäftsworkflows einnehmen und so automatisierte Signaturen für benutzerdefinierte Anwendungen ermöglichen. Hier ist eine praktische Anleitung:

1. Anbieter auswählen und API-Zugriff einrichten:

   • Wählen Sie eine Lösung wie DocuSign oder eSignGlobal. Erstellen Sie ein Entwicklerkonto, um API-Schlüssel zu erhalten (z. B. den Integrationsschlüssel von DocuSign oder das OAuth-Token von eSignGlobal).
   • Stellen Sie die Compliance sicher: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter das japanische Gesetz über elektronische Signaturen für Kintone-Datensätze unterstützt.

2. Kintone-Anwendung vorbereiten:

   • Erstellen oder bearbeiten Sie in Kintone eine Anwendung und fügen Sie Dokumentfelder (z. B. einen Dateiupload für Verträge) und Status-Tracker (z. B. ein Dropdown-Menü für "Ausstehende Signatur") hinzu.
   • Verwenden Sie die Anwendungsanpassungsfunktionen von Kintone, um über JavaScript eine Schaltfläche "Zur Signatur senden" hinzuzufügen.

3. API-Aufrufe implementieren:

   • Verwenden Sie die JavaScript-API von Kintone, um E-Signatur-Anfragen auszulösen. Laden Sie beispielsweise beim Klicken auf eine Schaltfläche das Dokument in die API des Anbieters hoch:

     kintone.events.on(['app.record.detail.process.proceed'], function(event) {
       // Fetch record data
       var record = event.record;
       var file = record.Document.value[0]; // Assuming file field
       
       // Call e-signature API (e.g., DocuSign)
       fetch('https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes', {
         method: 'POST',
         headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + accessToken },
         body: JSON.stringify({ documents: [file] })
       }).then(response => {
         // Update Kintone status to "Sent"
         record.Status.value = 'Sent for Signature';
         return kintone.api(kintone.app.getId() + '/record', 'PUT', { id: event.recordId, record: record });
       });
     });
     

     • Passen Sie die Endpunkte an eSignGlobal oder Adobe Sign an. Testen Sie im Entwicklerportal von Kintone.

4. Callbacks und Webhooks verarbeiten:

   • Richten Sie in Ihrem E-Signatur-Anbieter Webhooks ein, um Kintone zu benachrichtigen, wenn die Signatur abgeschlossen ist (z. B. wenn die Signatur angewendet wurde).
   • Verwenden Sie in Kintone benutzerdefinierte Plugins oder externe Dienste, um Aktualisierungen zu empfangen und Felder wie "Signaturdatum" automatisch auszufüllen oder signierte PDFs anzuhängen.

5. Testen und Sicherheit:

   • Führen Sie End-to-End-Tests durch: Erstellen Sie Datensätze, senden Sie Signaturen und überprüfen Sie die Aktualisierungen.
   • Stellen Sie sicher, dass die Datenverschlüsselung und die Benutzerauthentifizierung den japanischen Gesetzen entsprechen. Priorisieren Sie für APAC-Teams Anbieter mit lokalen Rechenzentren, um die Latenz zu minimieren.

Diese Integration erfordert in der Regel eine grundlegende Einrichtungszeit von 1-2 Wochen und kann die manuelle Bearbeitung in kommerziellen Anwendungsfällen wie z. B. Vertriebsgenehmigungen um 70 % reduzieren.

Schrittweise Integration mit Garoon

Die Groupware-Funktionen von Garoon machen die E-Signatur-Integration zu einem Schwerpunkt für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Benachrichtigungen. Verwenden Sie die API, um Kalender, Nachrichten oder Aktenschränke zu bearbeiten.

1. API-Einrichtung:

   • Registrieren Sie sich für die API des Anbieters (z. B. das Token von HelloSign). Die REST-API von Garoon unterstützt benutzerdefinierte Aktionen über die Entwicklertools von Cybozu.

2. Garoon-Module anpassen:

   • Aktivieren Sie im Administrationsbereich von Garoon den API-Zugriff für Nachrichten- oder Aktenschrankmodule.
   • Fügen Sie in Dokumentformularen benutzerdefinierte Felder oder Schaltflächen hinzu, um Signaturen zu initiieren.

3. Workflow codieren:

   • Verwenden Sie die JavaScript-Erweiterungen oder serverseitigen Skripte von Garoon:

     // Example for Garoon Cabinet integration
     function sendForSignature(documentId) {
       var apiUrl = 'https://api.garoon.example.com/v1/files/' + documentId;
       fetch(apiUrl).then(res => res.json()).then(fileData => {
         // Send to e-signature service
         return fetch('https://api.esignglobal.com/envelopes', {
           method: 'POST',
           body: JSON.stringify({ file: fileData.url })
         });
       }).then(() => {
         // Notify users via Garoon Message
         postMessage('Document sent for signature');
       });
     }
     

     • Ersetzen Sie durch anbieterspezifische Aufrufe.

4. Webhook-Integration:

   • Konfigurieren Sie Anbieter-Webhooks, um Garoon-Datensätze zu aktualisieren oder Benachrichtigungen zu senden. Verwenden Sie das Ereignissystem von Garoon für Echtzeitwarnungen.

5. Compliance und Tests:

   • Überprüfen Sie die Einhaltung der japanischen Vorschriften und stellen Sie sicher, dass die Audit-Protokolle in Garoon vorhanden sind. Testen Sie Szenarien mit mehreren Benutzern, z. B. Teamgenehmigungen.

Die Garoon-Integration verbessert interne Prozesse, z. B. das Einbetten von Signaturen in HR-Onboarding in freigegebenen Kalendern.

Vergleich von Anbietern von elektronischen Signaturen

Diese Tabelle verdeutlicht neutrale Kompromisse: DocuSign ist für die Skalierung geeignet, eSignGlobal für die regionale Tiefe.

Schlussfolgerung

Die Integration von E-Signaturen mit Kintone oder Garoon kann die Effizienz steigern und gleichzeitig die regulatorische Landschaft im asiatisch-pazifischen Raum bewältigen. Für Unternehmen, die eine DocuSign-Alternative mit starker regionaler Compliance suchen, ist eSignGlobal eine praktikable und kostengünstige Option.